Definieren des internen Einstellungsprozesses

Objective

After completing this lesson, you will be able to beschreiben Sie den internen Einstellungsprozess.

Interner Einstellungsprozess

Der interne Einstellungsprozess erleichtert den Übergang eines Mitarbeiters zu einer neuen Rolle innerhalb der Organisation. Der Onboarding-Prozess für einen internen Mitarbeiter beginnt mit dem Einleiten des Onboardings und endet mit dem Wechsel des internen Mitarbeiters in eine neue Stellenrolle innerhalb derselben Organisation.

Wenn ein interner Mitarbeiter in eine neue Rolle innerhalb der Organisation wechselt, kann es aufgrund von Änderungen an seiner Stellenrolle, seinem Vergütungsplan oder seinem Management erforderlich sein, das Onboarding des Mitarbeiters durchzuführen. Das Einrichten eines internen Einstellungsprozesses in SAP SuccessFactors Onboarding kann dazu beitragen, diesen Übergang zu optimieren.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein interner Einstellungsprozess im Onboarding eingeleitet werden kann:

  • Initiiert durch ein Übertragungsereignis, das in SAP SuccessFactors Employee Central ausgelöst wird
  • Initiiert von einem internen Einstellungskandidaten in SAP SuccessFactors Recruiting
  • Initiiert von einem internen Einstellungskandidaten in einem externen Applicant Tracking System (ATS)

Notiz

Im Onboarding wird der interne Einstellungsprozess auch als Crossboarding bezeichnet. Diese beiden Terminologien werden austauschbar verwendet, je nachdem, welche Konfigurationseinstellungen Sie in der SAP SuccessFactors HCM Suite betrachten.

Voraussetzungen für das Initiieren des internen Einstellungsprozesses aus SAP SuccessFactors Employee Central

Wenn ein Mitarbeiter intern eine Stelle wechselt, muss sein Mitarbeiterprofil in SAP SuccessFactors Employee Central aktualisiert werden, um seine neuen Stellen- oder Vergütungsinformationen einzuschließen. Die Aktualisierung ihres Profils löst ein Übertragungsereignis aus, das den internen Einstellungsprozess in SAP SuccessFactors Onboarding initiiert.

Bevor das Übertragungsereignis in Employee Central ausgelöst werden kann, müssen jedoch die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

  • Ereignis zur Mitarbeiterversetzung konfigurieren
  • Konfigurieren Sie eine Geschäftsregel, um zu bewerten, ob das Übertragungsereignis den internen Einstellungsprozess auslösen soll.

Notiz

Transferevents werden nur für Änderungen erstellt, die an den Stellen- oder Vergütungsinformationen des Mitarbeiters vorgenommen wurden.

Den internen Einstellungsprozess aus SAP SuccessFactors Employee Central initiieren

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie ein Versetzungsereignis initiieren, indem Sie die Stelleninformationen eines Mitarbeiters aktualisieren.

Die folgenden Schritte bieten einen Überblick über die Aufgabe, die im Video „Initiieren des internen Einstellungsprozesses aus SAP SuccessFactors Employee Central" gezeigt wird.

Schritte

  1. Geben Sie im Feld Nach Aktionen oder Personen suchen (oder in der Leiste Aktionssuche) die ID oder den Namen des Mitarbeiters ein, dessen Stelleninformationen Sie aktualisieren möchten. Um das Profil des Mitarbeiters zu öffnen, wählen Sie den Namen des Mitarbeiters aus dem Suchergebnis aus.

  2. Wählen Sie Aktionen, und wählen Sie Stellen- und Vergütungsinformationen ändern.

  3. Unter Was möchten Sie ändern?Wenn Sie die Stelle des Mitarbeiters ändern möchten, wählen Sie Stelleninformationen . Wenn Sie die Vergütungsinformationen des Mitarbeiters ändern möchten, wählen Sie Vergütungsinformationen.

  4. Unter Wann sollen Ihre Änderungen wirksam werden?, wählen Sie ein Datum in der Zukunft.

  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ereignis die Option Übertragen.

  6. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ereignisgrund einen Ereignisgrund aus, der das Onboarding der internen Einstellung auslöst.

  7. Aktualisieren Sie das Mitarbeiterprofil mit Informationen zur neuen Stelle oder zur neuen Vergütung.

  8. Wählen Sie Sichern.

Ergebnis

Der interne Einstellungsprozess wurde aus SAP SuccessFactors Employee Central initiiert.

Voraussetzungen für die Einleitung des internen Einstellungsprozesses aus SAP SuccessFactors Recruiting

Sie können den internen Einstellungsprozess auch über SAP SuccessFactors Recruiting initiieren. Bevor Sie dies tun können, müssen Sie jedoch zunächst die folgenden Aktionen ausführen:

  • Ordnen Sie erforderliche Felder zwischen SAP SuccessFactors Onboarding und Recruiting zu.
  • Identifizieren Sie ein Feld, das eine interne Einstellung in Recruiting identifiziert. Wir empfehlen, dafür einen Ereignisgrund zu verwenden.
  • Konfigurieren Sie eine Geschäftsregel, um die Bedingungen für die Einleitung des internen Einstellungsprozesses auszuwerten.

Sobald der interne Einstellungsprozess initiiert wurde, verwendet das System die vorhandene Benutzerkennung der internen Einstellung. Basierend auf der vorhandenen Benutzer-ID werden Mitarbeiterdaten aus Recruiting abgerufen und mit den Mitarbeiterdaten in SAP SuccessFactors Employee Central abgeglichen.

Weitere Informationen zu den Details dieser spezifischen Integration finden Sie im Implementierungsleitfaden: Initiating Internal Hire Process from SAP SuccessFactors Recruiting.

Einleiten des internen Einstellungsprozesses aus dem Recruiting

Das Initiieren des internen Einstellungsprozesses aus Recruiting entspricht dem Einleiten eines Onboarding-Prozesses für einen neuen Mitarbeiter. Der einzige Unterschied ist die Art des Kandidaten. In dieser Situation handelt es sich um einen vorhandenen Mitarbeiter und nicht um eine externe Einstellung.

Die Option „Onboarding einleiten“ für interne Kandidaten wird hervorgehoben.

Im Rahmen des internen Einstellungsprozesses können Sie Funktionen wie Workflow, entitätsübergreifende Regeln und Planstellenaktualisierungen nutzen, um den Onboarding-Prozess für interne Einstellungen zu optimieren, die über SAP SuccessFactors Recruiting initiiert wurden.

Um diese Funktionen verwenden zu können, aktivieren Sie den Schalter Zusätzliche Aktivitäten für interne Einstellungen aktivieren über Onboarding Allgemeine Einstellungen→Erweiterten internen Einstellungsprozess aktivieren.

Sobald das Onboarding eingeleitet wurde, wird der konfigurierte Workflow verarbeitet und ggf. ausgelöst.

Aktivitätsbild für interne Einstellung mit Workflow

Beschäftigungsprofilauswahl

Mit der Funktion „Beschäftigungsprofilauswahl" in Onboarding kann jeder Onboarding-Teilnehmer, z. B. ein Recruiter oder ein Koordinator für die Wiedereinstellung, interne Einstellungen separat auf der Startseite auf der Karte Datenprüfung anzeigen. Diese Funktion erleichtert die Navigation durch neue Mitarbeiter, interne Einstellungen und Wiedereinstellungen über eine Startseitenkarte. Auf der Seite Auswahl des Beschäftigungsprofils können Sie interne Benutzer oder Wiedereinstellungen prüfen und integrieren, entweder mit einem neuen Beschäftigungsverhältnis (für Benutzer, die einer Versetzung einer juristischen Einheit unterzogen werden) oder einem übereinstimmenden Beschäftigungsverhältnis (für Benutzer, die sich einer internen Einstellung unterziehen).

Die Funktion zur Auswahl des Beschäftigungsprofils wird hervorgehoben. Einzelheiten hierzu finden Sie im obigen Absatz.

Um die Option Mitarbeiterprofilauswahl zu aktivieren, müssen Sie Folgendes tun:

  • Konfigurieren Sie das Regelszenario Beschäftigungsprofilauswahl für interne Einstellungen auslösen, und stellen Sie sicher, dass die Regel als wahr ausgewertet wird.
  • Legen Sie diese Regel als Wert des Felds Regel für Beschäftigungsprofil im Objekt Onboarding-Konfiguration in Daten verwalten fest.
  • Stellen Sie sicher, dass das Onboarding von SAP SuccessFactors Recruiting initiiert wird.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden im SAP Help Portal unter Beschäftigungsprofilauswahl durchführen.

Onboarding für Mehrfachbeschäftigung

Onboarding für paralleles Beschäftigungsverhältnis auslösen

Sie können das Onboarding für Mitarbeiter mit Mehrfachbeschäftigung in SAP SuccessFactors Employee Central auslösen.

Dazu müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Die im Entscheidungsregelszenario Regel zum Einleiten des Onboardings für Mehrfachbeschäftigung definierte Bedingung stimmt überein.
  • Das Beginndatum des Beschäftigungsverhältnisses wird auf ein Datum in der Zukunft gesetzt.
  • Das Feld „Vorgesetzter" wird beim Hinzufügen des Beschäftigungsverhältnisses im Personenprofil aktualisiert.

Sobald das parallele Beschäftigungsverhältnis in Employee Central initiiert und ein konfigurierter Workflow abgeschlossen ist, wird das Onboarding automatisch mit Mehrfachbeschäftigung als Einstellungstyp und Eingestellt als Einstellungsstatus ausgelöst.

Notiz

Wenn das parallele Beschäftigungsverhältnis in Employee Central angelegt wird, wird ein inaktiver in der Zukunft datierter Benutzer (f) generiert. Wenn die Entscheidungsregel Onboarding für paralleles Beschäftigungsverhältnis einleiten erfüllt ist, wird der Benutzer (f) in einen externen Benutzer (e) konvertiert. Infolgedessen funktionieren alle Integrationen, die auf dem (f) Benutzerstatus basieren, möglicherweise nicht ordnungsgemäß. Um sicherzustellen, dass die Integration funktioniert, schließen Sie auch den (e) Benutzerstatus ein.

Konfigurationsanforderungen zum Einleiten des Onboardings für paralleles Beschäftigungsverhältnis

Um Onboarding für Mehrfachbeschäftigung zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Konfigurieren Sie eine Geschäftsregel mit dem Szenario Onboarding für Mehrfachbeschäftigung auslösen, und stellen Sie sicher, dass die Regel als wahr ausgewertet wird.
  • Wählen Sie die Instanz der Regel für Regel zum Einleiten des Onboardings für Mehrfachbeschäftigung in Daten verwalten→Onboarding-Konfiguration→DEFAULT_ONB2_CONFIG (DEFAULT_ONB2_CONFIG) aus.
  • Konfigurieren und aktivieren Sie die Begrüßungs-E-Mail-Benachrichtigung an Mitarbeiter mit Mehrfachbeschäftigung, indem Sie die E-Mail-Vorlage (ONB) Begrüßungsnachricht für Benutzer mit parallelen Beschäftigungsverhältnissen aus E-Mail-Services auslösen aktivieren.

Onboarding für Auslandseinsatz

Onboarding für Auslandseinsatz auslösen

Sie können das Onboarding für einen Mitarbeiter auslösen, der einen Auslandseinsatz erhalten hat, für den ein Onboarding-Prozess abgeschlossen werden muss.

Die folgenden Bedingungen sollten erfüllt sein:

  • Die im Entscheidungsregelszenario „Regel zum Einleiten des Onboardings für den Auslandseinsatz" definierte Bedingung stimmt überein.
  • Das Startdatum der Gastlandzuordnung wird auf ein Datum in der Zukunft gesetzt.
  • Das Feld „Vorgesetzter" für den Einsatz im Gastland wird beim Hinzufügen eines Auslandseinsatzes im Personenprofil aktualisiert.

Mit dem Kontextschalter kann der Mitarbeiter von seiner aktiven Standardzuweisung (Heimat) zu seinem inaktiven (Gastgeber-)Beschäftigungsprofil wechseln, um alle Aufgaben für neue Mitarbeiter anzuzeigen und abzuschließen.

Konfigurationsanforderungen für die Einleitung des Onboardings für den Auslandseinsatz

Um Onboarding für Auslandseinsatz zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Konfigurieren Sie das Geschäftsregelszenario Onboarding-Auslandseinsatz auslösen, und stellen Sie sicher, dass die Regel als wahr ausgewertet wird.
  • Wählen Sie die Instanz der Regel für Regel zum Einleiten des Onboarding für Auslandseinsatz unter Daten verwalten > Onboarding-Konfiguration > DEFAULT_ONB2_CONFIG (DEFAULT_ONB2_CONFIG) aus.
  • Konfigurieren und aktivieren Sie die E-Mail-Vorlage (ONB) „Begrüßungsnachricht für Auslandseinsatzbenutzer" aus den E-Mail-Services, um die Begrüßungs-E-Mail-Benachrichtigung an Mitarbeiter im Auslandseinsatz zu senden.

Mehrere Onboarding-Prozesse zur Wiedereinstellung kurz nach Beendigung eines neuen Mitarbeiters

SAP SuccessFactors Onboarding unterstützt mehrere Onboarding-Prozesse gleichzeitig.

In einer Situation, in der ein Kandidat kurz nach der Einstellung gekündigt und dann schnell mit einer alten Beschäftigung wiedereingestellt wird, gibt es zwei Onboarding-Prozesse: einen für den gekündigten neuen Mitarbeiter und einen weiteren für die Wiedereinstellung.

Um dies zu beheben, wird der initiale Onboarding-Prozess für den gekündigten neuen Mitarbeiter automatisch nach dem Austrittsdatum des Mitarbeiters abgeschlossen. Dies ist der Tag, der unmittelbar auf den letzten Arbeitstag folgt. Dadurch wird verhindert, dass mehrere offene Onboarding-Prozesse vorhanden sind, wenn ein Mitarbeiter kurz nach dem Austritt wiedereingestellt wird.

Zusammenfassung

  • Der interne Einstellungsprozess (Crossboarding) optimiert den Übergang eines Mitarbeiters zu einer neuen Rolle.
  • Sie können den Prozess aus Employee Central initiieren, indem Sie die Stelleninformationen eines Mitarbeiters aktualisieren, oder aus SAP SuccessFactors Recruiting, wenn ein interner Kandidat für eine neue Planstelle ausgewählt wird.
  • Es müssen bestimmte Geschäftsregeln konfiguriert werden, um das Onboarding für interne Versetzungen sowie für Sonderfälle wie paralleles Beschäftigungsverhältnis und Auslandseinsätze auszulösen.

Learning

SAP FacebookSAP YoutubeSAP LinkedIn