Videozusammenfassung
Der Onboarding-Prozess beginnt, wenn er von einem Recruiter initiiert wird. Ein HR-Mitarbeiter beginnt dann mit dem ersten Schritt, indem er Informationen ausfüllt, die dem neuen Mitarbeiter unbekannt sind. Der zweite Schritt umfasst das Sammeln obligatorischer Informationen aus dem neuen Mitarbeiter. Während der neue Mitarbeiter diese Aufgaben abschließt, können anderen Mitarbeitern des Unternehmens Aufgaben zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden. Die dabei gesammelten Daten und Dokumente werden dann an das Personalinformationssystem (HRIS) weitergegeben.
Onboarding wird initiiert
Sehen wir uns den Onboarding-Prozess genauer an, beginnend mit der Initiierung.
Der Onboarding-Prozess kann wie folgt eingeleitet werden:
- SAP SuccessFactors Recruiting Management
- Externes Bewerber-Trackingsystem
- Admin-Center – Neuen Mitarbeiter zu Onboarding hinzufügen
Über eine Integration mit einem Applicant Tracking System (ATS) wie SAP SuccessFactors Recruiting wird der Onboarding-Prozess initiiert, indem Sie Onboarding einleiten im Menü Aktion im Profil eines Kandidaten auswählen.
Notiz
Die Sprache für den neuen Mitarbeiter wird automatisch basierend auf der Auswahl festgelegt, die bei der Einleitung des Onboarding-Prozesses vorgenommen wurde. Dies wirkt sich auf alle Funktionen aus, die der neue Mitarbeiter im Onboarding-Prozess durchläuft.
Wenn bei der Einleitung des Onboarding-Prozesses keine Sprachversion/Sprache ausgewählt wurde, wählt das System den lokalen Standardwert in Provisioning (die in den Unternehmenseinstellungen ausgewählte Standardsprache).
Masseninitiierung von Onboarding über API
Mit der Massen-Initiate-Onboarding-REST-API können Sie mehrere Kandidaten gleichzeitig integrieren.
Organisationen können diese Funktion verwenden, um das Massen-Onboarding bei Übernahmen, Fusionen, Wiedereinstellungen und Umstrukturierungen zu optimieren. Dies bietet Flexibilität, Effizienz und Skalierbarkeit und ermöglicht es ihnen, komplexe Onboarding-Szenarien mit minimalen manuellen Eingriffen zu verwalten.
Diese API wird verwendet, um den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und Wiedereinstellungen mit einem neuen Beschäftigungsverhältnis einzuleiten.
Zusätzlich zu seiner primären Funktion hat das API auch folgende Funktionen:
- Legt eine Onboarding-Journey für externe Benutzer an, indem relevante Aufgaben zugeordnet werden.
- Ermöglicht die Massenstornierung von Onboarding-Prozessen.
Die API unterstützt Teilerfolg, indem eine separate Transaktion für jede Onboarding-Anforderung initiiert wird, um sicherzustellen, dass Fehler auf die spezifische Transaktion isoliert bleiben, ohne dass sich dies auf den gesamten Massen-Onboarding-Prozess auswirkt. Wenn ein Teilerfolg auftritt, stellt die Antwort-Payload den Status jedes Datensatzes bereit und zeigt eindeutig an, welche Datensätze erfolgreich waren und welche Probleme aufgetreten sind.
Daten neuer Mitarbeiter überprüfen (Datenverifizierung)
Sobald der Onboarding-Prozess eingeleitet wurde, werden die Daten der neuen Mitarbeiter aus den Recruiting-Systemen übergeben und in einer Entwurfstabelle gespeichert. Datengültigkeitsprüfungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass obligatorische Daten vollständig, korrekt zugeordnet und lesbar sind. Jemand aus der Personalabteilung prüft die Daten neuer Mitarbeiter in der Regel als zusätzliches Validierungsverfahren und muss möglicherweise weitere Informationen einfügen, auf die der neue Mitarbeiter keinen Zugriff hat.
Nach Abschluss des Schritts Daten neuer Mitarbeiter überprüfen wird eine Begrüßungsnachricht mit Informationen zum Zugriff auf die SAP SuccessFactors HCM Suite und zum Einstieg in Onboarding-bezogene Aktivitäten an neue Mitarbeiter gesendet.
Aufgaben für neue Mitarbeiter erstellen (Onboarding-Programme)
Während der neue Mitarbeiter seinen Zugriff auf das System einrichtet, werden mehrere Aufgaben generiert und verschiedenen Onboarding-Teilnehmern zugeordnet, z.B. einstellenden Managern, HR und der IT-Abteilung. Diese Aufgaben können folgende Aufgaben umfassen:
- Paten für neue Mitarbeiter zuweisen
- Schreiben einer persönlichen Begrüßungsnachricht
- Anforderung von Ausstattung für den neuen Mitarbeiter
Verschiedene Gruppen von Aufgaben, die als Programme bezeichnet werden, können Gruppen von Onboarding-Teilnehmern für jede Art von neuem Mitarbeiter zugewiesen werden.
Notiz
Erfassung personenbezogener Daten
Nachdem sich die neuen Mitarbeiter bei SAP SuccessFactors angemeldet haben, können sie die Startseite anzeigen, um ihre ausstehenden Aufgaben zu prüfen. Im System konfigurierte Geschäftsregeln bestimmen die Barrierefreiheit verschiedener Aufgaben, die auf Karten auf der Startseite der neuen Mitarbeiter aufgeführt sind. Diese Aufgaben können auch von einem anderen Benutzer, z.B. der einstellenden Führungskraft oder einem HR-Vertreter im Namen eines neuen Mitarbeiters, ausgeführt werden, benötigen jedoch die erforderliche Berechtigung für diese Aktion.
Zusätzliche Onboarding-Datensammlung
Nachdem der Prozess zur Erfassung personenbezogener Daten abgeschlossen ist, prüft die Anwendung auf zusätzliche Datenanforderungen aus benutzerdefinierten Objekten des Onboarding Metadata Framework (MDF). Basierend auf der Auswertung der konfigurierten Geschäftsregeln können neuen Mitarbeitern zusätzliche Aufgaben zugeordnet werden, um zusätzliche Daten zu sammeln. Je nach den Anforderungen für die Rolle des neuen Mitarbeiters kann dies alles sein, was ein Unternehmen erfassen möchte. Einige Beispiele können Firmenuniformen oder Parkplätze sein.
Compliance-Aufgaben/-Formulare
Compliance-Formulare werden nur generiert, wenn sie im System aktiviert sind. Abhängig von ihrer Rolle im Compliance-Prozess müssen sie von verschiedenen Benutzern ausgefüllt werden. Das System unterstützt derzeit die folgenden fünf Länder, für die Compliance-Formulare erforderlich sind: Großbritannien, Australien, Kanada, Neuseeland und die Vereinigten Staaten von Amerika.
Belegfluss
Zu diesem Zeitpunkt sollten alle Dokumente zu neuen Mitarbeitern gesammelt werden. Einige erfordern möglicherweise die Unterschrift des neuen Mitarbeiters. Diese Dokumente werden an SAP SuccessFactors eSignature oder DocuSign gesendet. Neueinstellungen werden während des Belegflussschritts im Prozess über alle Dokumente benachrichtigt, die eine Signatur erfordern.
Sie können den Status des unterzeichneten Dokuments über das Onboarding-Dashboard verfolgen. Ein zugewiesener Onboarding-Teilnehmer kann eine Erinnerung (Anstupsung) an einen neuen Mitarbeiter senden, um das Dokument zu unterzeichnen.
Wenn neue Mitarbeiter mit der Unterzeichnung aller relevanten Dokumente fertig sind, wird der Einstellungsstatus entsprechend aktualisiert, und die neuen Mitarbeiter werden in SAP SuccessFactors Employee Central im Bereich Ausstehende Einstellungen verwalten platziert oder an ein anderes HRIS gesendet.
Konfigurierbares Fälligkeitsdatum für den Abschluss von Aufgaben für neue Mitarbeiter
Standardmäßig ist das Fälligkeitsdatum für den Abschluss von Aufgaben für neue Mitarbeiter das Anfangsdatum des neuen Mitarbeiters. Wenn Sie ein anderes Fälligkeitsdatum zuweisen möchten, kann dies mithilfe des allgemeinen Objekts Onboarding-Konfiguration in „Daten verwalten" konfiguriert werden. Die Konfiguration basiert auf der Anzahl der Tage vor dem Anfangsdatum des neuen Mitarbeiters.
