Den Wiedereinstellungsprozess in SAP SuccessFactors Onboarding beschreiben

Objective

After completing this lesson, you will be able to beschreiben Sie die Wiedereinstellungsfunktion im Onboarding-Prozess.

Der Wiedereinstellungsprozess

SAP SuccessFactors Onboarding verwendet die vorhandene Einstellungs-/Wiedereinstellungskonfiguration in der SAP SuccessFactors HCM Suite für den Onboarding-Prozess. Wenn Sie diese Funktion im Onboarding verwenden, werden Informationen von inaktiven Mitarbeitern im System ermittelt, die mit den Informationen eines eingehenden neuen Mitarbeiters übereinstimmen können. Derzeit gibt es fünf Wiedereinstellungsbedingungen in der Einstellungs-/Wiedereinstellungskonfiguration. Sie können die Suche nach Mitarbeitern anhand der folgenden Kriterien aktivieren:

  • Vorname und Nachname
  • Vorname und Geburtsdatum
  • Nachname und Geburtsdatum
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum
  • Ausweisnummer

Wenn eine dieser Bedingungen aktiviert ist und eine dieser Bedingungen mit der Wiedereinstellungsprüfung erkannt wird, führt Onboarding die folgenden Aktionen aus:

  • Stoßen Sie den Prozess zur Wiedereinstellungsverifizierung an.
  • Aktivieren Sie sie als Aufgabe auf der Karte Datenprüfung auf der Startseite.
  • Erlauben Sie einem Benutzer oder Teilnehmer zu entscheiden, ob der Onboardee als neuer Mitarbeiter oder als Wiedereinstellung eingestuft werden soll oder ob der Onboarding-Prozess abgebrochen werden muss.

Auf der Seite Überprüfung der Profilübereinstimmung werden die übereinstimmenden Datensätze inaktiver Mitarbeiter basierend auf den Konfigurationsbedingungen für Einstellung/Wiedereinstellung angezeigt, und der Benutzer kann die nächste Aktion auswählen. Inaktive Mitarbeiterdatensätze enthalten auch stornierte Onboarding-Profile. Auf dem Bildschirm Profilübereinstimmungsverifizierung werden stornierte Onboarding-Profile mit der Kennzeichnung Onboarding abgebrochen gekennzeichnet.

Die Wiedereinstellungsprüfung kann in zwei verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses ausgelöst werden:

Zwei Phasen von Auslösern der Wiedereinstellungsprüfung im Onboarding-Prozess. Informationen zu den Auslösern der Wiedereinstellungsüberprüfung finden Sie unten.
  1. Wiedereinstellungsverifizierung vor dem Onboarding – Diese wird ausgelöst, nachdem der Onboarding-Prozess initiiert wurde. Diese Wiedereinstellungsaufgabe wird auf der Karte Datenprüfung auf der Startseite angezeigt.
  2. Onboarding-Wiedereinstellungsverifizierung – Dies wird ausgelöst, nachdem der neue Mitarbeiter den Schritt Erfassung personenbezogener Daten im Onboarding-Prozess abgeschlossen hat. Diese Wiedereinstellungsüberprüfung wird auf der Karte „Datenprüfung" nur angezeigt, wenn bei der Wiedereinstellungsverifizierung vor dem Onboarding kein übereinstimmender inaktiver Mitarbeiterdatensatz ermittelt wurde.
  3. Wiedereinstellungsverifizierung in Ausstehende Einstellungen verwalten – Wenn die beiden Wiedereinstellungsprüfungen im Onboarding-Prozess nicht ausgelöst werden, kann die Wiedereinstellungsüberprüfung in Ausstehende Einstellungsinformationen verwalten aus SAP SuccessFactors Employee Central (mit Lizenz) auslösen, solange sie auch in Employee Central konfiguriert ist.

Notiz

  1. Geburtsdatum, Ausweisnummer, juristische Einheit und der vorherige Recruiting-Manager werden auf der Seite Überprüfung der Profilübereinstimmung angezeigt.
  2. Datensätze von Nichtanzeigekandidaten und abgebrochenen Onboardees sind im Dialogfeld Überprüfung der Profilübereinstimmung verfügbar. Wenn das Onboarding für einen stornierten Onboardee eingeleitet wird, können Sie Mit neuem Beschäftigungsverhältnis wiedereinstellen wählen, um weiterhin den Datensatz derselben Person zu verwenden.
  3. Für Wiedereinstellungen steht eine Begrüßungs-E-Mail-Vorlage zur Verfügung.
  4. Das System graut die Drucktaste Als neuen Mitarbeiter fortfahren aus, wenn es eine Übereinstimmung mit der Ausweisnummer feststellt, um Fehler zu vermeiden, die durch identische Ausweisnummern im System verursacht werden.

Die Aufgabe Wiedereinstellungsverifizierung im Onboarding

Ein Onboarding-Teilnehmer (z.B. der einstellende Manager und der Personalbeschaffer) muss die Wiedereinstellungsverifizierungsaufgabe ausführen, wenn das System einen übereinstimmenden Datensatz für inaktive Mitarbeiter erkennt. Um diese Aufgabe auszuführen, müssen Sie einem Onboarding-Teilnehmer bestimmte Berechtigungen zuordnen.

Bevor wir über diese Berechtigungen sprechen, gehen wir über den Unterschied zwischen den beiden Aktionen „Wiedereinstellung bei neuem Beschäftigungsverhältnis" und „Wiedereinstellung mit altem Beschäftigungsverhältnis".

Wiedereinstellung mit neuem Beschäftigungsverhältnis

Koordinatoren für Wiedereinstellung können einen ehemaligen Mitarbeiter wiedereinstellen, indem sie eine neue Beschäftigung initiieren. In diesem Prozessablauf wird der Entität Alte Person eine neue Beschäftigungsentität hinzugefügt. Die persönlichen Employee-Central-Entitäten wie Ausweisnummer, Personenkennung und Mitarbeiter-ID werden ab dem vorherigen Beschäftigungsverhältnis fortgesetzt. Andere Entitäten, z.B. Benutzer-ID und Beschäftigungs-ID, werden neu generiert. Das Profil des wiedereingestellten Mitarbeiters enthält separate Datensätze der neuen und früheren Beschäftigungen mit der Organisation.

Notiz

Auf der Seite Überprüfung der Profilübereinstimmung werden auch übereinstimmende aktive Mitarbeiterprofile angezeigt. Dadurch können aktive Mitarbeiter mit einem in der Zukunft datierten Austrittsdatum mit einem neuen Beschäftigungsverhältnis wiedereingestellt werden. Dies ist eine Funktion, die für die Wiedereinstellung von Kontingentarbeitern verwendet werden kann.

Wiedereinstellung mit neuem Beschäftigungsverhältnis bei Versetzung der juristischen Einheit

Es gibt einige Situationen, in denen die Organisation einen vorhandenen Mitarbeiter von einer rechtlichen Einheit in eine andere innerhalb der Organisation versetzen muss. Diese Umlagerung kann entweder innerhalb desselben Landes/derselben Region oder länder-/regionsübergreifend erfolgen. Um diese Versetzung vorzunehmen, können Koordinatoren für die Wiedereinstellung das Beschäftigungsverhältnis des Mitarbeiters kündigen und dann mit einer neuen Beschäftigung wiedereinstellen.

Um Wiedereinstellung mit neuem Beschäftigungsverhältnis für Versetzungen von Rechtsträgern zu verwenden, müssen Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Weisen Sie dem Benutzer, der die Wiedereinstellungsverifizierungsaufgabe ausführt, die Berechtigung Inaktiven Mitarbeiter mit neuem Beschäftigungsverhältnis wiedereinstellen (nach „Übereinstimmung" im neuen Mitarbeiter) zu.
  • Legen Sie in SAP SuccessFactors Employee Central ein zukünftiges Austrittsdatum fest.
  • Legen Sie in SAP SuccessFactors Employee Central das Startdatum der Wiedereinstellung auf den Tag nach dem Austrittsdatum fest.

Bevor der Mitarbeiter wiedereingestellt wird, hat er zwei Mitarbeiterprofile. Sie können mit einem Context Switcher zwischen diesen beiden Profilen wechseln. Der Mitarbeiter muss diesen Kontextwechsel verwenden, um die Aufgaben für neue Mitarbeiter im zukünftigen (inaktiven) Mitarbeiterprofil abzuschließen.

Zwei Mitarbeiterprofile werden auf der Startseite hervorgehoben. Der Mitarbeiter kann mit einem Kontextschalter zwischen diesen beiden Profilen wechseln.

Notiz

  • Die Wiedereinstellung mit Versetzung der juristischen Einheit wird derzeit nicht unterstützt, wenn das Onboarding manuell eingeleitet wird.
  • Eine separate E-Mail-Vorlage für Begrüßungsnachrichten ist für die Übertragung von Rechtsträgern in E-Mail-Services – (ONB) Vorlage für Begrüßungsnachricht der juristischen Einheit verfügbar.
  • Die Wiedereinstellung mit neuem Beschäftigungsverhältnis für die Übertragung der juristischen Einheit unterstützt die Integration des externen Bewerber-Trackingsystems (ATS). Weitere Informationen finden Sie im SAP Help Portal unter Initiating Legal Entity Transfer Using an External Applicant System.

Wiedereinstellung mit altem Beschäftigungsverhältnis

Koordinatoren für Wiedereinstellung können einen ehemaligen Mitarbeiter mithilfe der alten Beschäftigungsdatensätze des Mitarbeiters wiedereinstellen. Dies kann den Einstellungsprozess optimieren, insbesondere für Organisationen, die saisonabhängig einstellen. Die Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeiter mit ihren alten Beschäftigungsinformationen ist möglich, wenn das Onboarding entweder manuell über SAP SuccessFactors Recruiting oder einen externen ATS initiiert wird. Mit dieser Funktion können Sie Wiedereinstellungen auch anhand von Details aus ihrer vorherigen Beschäftigung verarbeiten.

Erforderliche Berechtigung: Inaktiven Mitarbeiter wiedereinstellen (nach „Übereinstimmung" im neuen Mitarbeiter)

Notiz

Die Wiedereinstellung mit altem Beschäftigungsverhältnis unterstützt derzeit keine Versetzung der juristischen Einheit.

Zusätzliche Konfigurationen

EinsatzmöglichkeitenAktion
Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen auslösen, um die verantwortlichen Benutzer daran zu erinnern, die Aufgaben zur Überprüfung der Wiedereinstellung vor dem Onboarding abzuschließenAktivieren Sie die Vorlage für die Wiedereinstellung vor dem Onboarding (ONB) in den E-Mail-Services.
Lassen Sie die Wiedereinstellung mit altem Beschäftigungsverhältnis angezeigt werden und funktionieren Sie auf der Seite Überprüfung der Profilübereinstimmung.Aktivieren Sie unter Onboarding Allgemeine Einstellungen die Option Wiedereinstellung mit altem Beschäftigungsverhältnis.
Führen Sie den Schritt Neueinstellungsdaten prüfen und die BPE-Serviceaufgaben für Wiedereinstellungen aus.

Geben Sie unter Mitarbeiterdaten Berechtigungen für das OnboardingInfo-Objekt, die HR-Informationen und die Beschäftigungsdetails an.

Geben Sie in Employee-Central-Entitäten mit Stichtag Berechtigungen für HR-Informationen an.

Ordnen Sie Wiedereinstellungskoordinatoren basierend auf Bedingungen zu (insbesondere für den Datenschutz).Verantwortliche Gruppen anlegen.
Steuern Sie, wie ein Wiedereinstellungskoordinator ausgewählt und der Wiedereinstellungsverifizierungsaufgabe zugeordnet wird.Konfigurieren Sie die Geschäftsregel Verantwortliche Gruppe für Onboarding-Wiedereinstellungsprüfung zuordnen.
Verhindern Sie Änderungen an der juristischen Einheit auf den Seiten Ausstehende Einstellung verwalten und Datenprüfung für Wiedereinstellung.Richten Sie eine Geschäftsregel ein, die ein neues Beschäftigungsverhältnis erzwingt, wenn eine Änderung an einer vorhandenen juristischen Einheit vorgenommen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Configuring a Business Rule to Reforce New Employment on Legal Entity Updates im SAP Help Portal.

Mehrere Onboarding-Prozesse für Neueinstellung und interne Einstellung

Der Screenshot zeigt die Auswahl zwischen zwei Onboarding-Prozessen

Während des Onboarding-Prozesses für einen neuen Mitarbeiter können organisatorische Änderungen gleichzeitig den Start eines internen Einstellungsprozesses auslösen. In diesem Fall werden Aufgaben, die sich auf beide Onboarding-Prozesse beziehen, im Abschnitt Heute für Sie auf der Startseite für den neuen Mitarbeiter angezeigt.

Wenn es einen laufenden Onboarding-Prozess gibt, zeigt der interne Einstellungsprozess Aufgaben an, die als Interne Versetzung gekennzeichnet sind. Diese Bezeichnung unterscheidet diese Aufgaben von den Onboarding-Aufgaben für neue Mitarbeiter, was Benutzern die Identifizierung und Verwaltung bestimmter interner Einstellungsaufgaben erleichtert und so die Effizienz und Übersichtlichkeit verbessert.

Zusammenfassung

  • Das System identifiziert automatisch potenzielle Wiedereinstellungen, indem es die Daten neuer Mitarbeiter mit den Datensätzen für inaktive Mitarbeiter abgleicht.
  • Überprüfen Sie alle Übereinstimmungen, um zu bestätigen, ob es sich bei der Person um einen neuen Mitarbeiter oder eine Wiedereinstellung handelt.
  • Wählen Sie, ob die Person mit einer neuen Beschäftigung oder mit ihren alten Beschäftigungsdatensätzen wiedereingestellt werden soll.

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