Das Datenmodell von SAP SuccessFactors Onboarding beschreiben

Objective

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Das Onboarding-Datenmodell

SAP SuccessFactors Employee Central verwendet die meisten der vorhandenen Datenmodelle in der SAP SuccessFactors HCM Suite. All diese Datenmodelle können leicht identifiziert werden, hauptsächlich weil sie XML-basiert sind und im Provisioning oder Admin-Center zu finden sind.

Im Gegensatz zu diesen Datenmodellen ist das Onboarding-Datenmodell im Provisioning nicht verfügbar und wird in den anderen SAP-SuccessFactors-HCM-Lösungen nicht verwendet.

Das Onboarding-Datenmodell umfasst Daten, die während der Schritte Daten neuer Mitarbeiter prüfen und Erfassung personenbezogener Daten im Onboarding-Prozess erfasst werden. Die Erfassung dieser Daten ist für den Datensatz eines Mitarbeiters im Unternehmen obligatorisch.

Der Onboarding-Prozessablauf wird mit dem hervorgehobenen Abschnitt Daten zum neuen Mitarbeiter und Erfassung personenbezogener Daten prüfen angezeigt.

Das Onboarding-Datenmodell besteht aus HRIS-Feldern, die bereits für konfiguriert wurden oder in den vier von Employee Central verwendeten Datenmodellen verfügbar sind.

Um das Onboarding-Datenmodell zu konfigurieren, müssen Sie auswählen, welche HRIS-Felder aus Employee Central in den Datensammlungsschritten von Onboarding verwendet werden.

Datenmodelle in SAP SuccessFactors Onboarding

Wenn Sie Ihr Onboarding-Datenmodell konfigurieren, müssen Sie festlegen, welche Felder Teil des Mitarbeiterdatensatzes werden. Diese Felder werden als Teil des Nachfolgedatenmodells (SDM) konfiguriert, das manchmal als Employee-Central-Datenmodell oder Mitarbeiterdatenmodell bezeichnet wird. Die automatische Datenmigration ist das primäre Datenmodell, das die Datenstruktur für Mitarbeiter erstellt, die für das Unternehmen arbeiten. Dieses Datenmodell gibt die verfügbaren Felder vor und wird in „Geschäftskonfiguration verwalten" im Admin-Center konfiguriert.

Die HRIS-Felder werden auf der Seite Employee Central angezeigt.

Beim Einrichten des Onboardings sollten die HRIS-Felder ausgewählt werden, die dauerhaft Teil des Mitarbeiterdatensatzes werden. Zum Beispiel Adressinformationen und Telefonnummer.

Für Felder, die nur vorübergehend für den Onboarding-Prozess erforderlich sind, können Sie dem SDM benutzerdefinierte HRIS-Elemente hinzufügen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über ein Fitnessstudio vor Ort verfügt, können Sie ein Feld konfigurieren, in dem Sie gefragt werden, ob der neue Mitarbeiter das Fitnessstudio nutzen möchte. Wenn der Mitarbeiter mit „Ja" antwortet, kann das System für den neuen Mitarbeiter einen Verzicht für die Fitnesseinrichtungen generieren und senden.

Datensammlung in SAP SuccessFactors Onboarding

Während des Onboarding-Prozesses werden Daten, die während des Recruiting-Prozesses vom Kandidaten gesammelt wurden, mit den für den Mitarbeiterdatensatz erforderlichen Informationen verglichen.

In diesem Video erfahren Sie, was der einstellende Manager und der neue Mitarbeiter sehen, wenn sie Onboarding-Aufgaben ausführen.

Videozusammenfassung

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung darüber, was während des Schritts Datensammlung des Onboarding-Prozesses geschieht.

Der einstellende Manager wird beauftragt, die Daten neuer Mitarbeiter zu überprüfen und zu korrigieren, wenn Informationen fehlen oder falsch sind.
Das Übermitteln der Daten löst die automatische Begrüßungsnachricht und Onboarding-Aufgaben für den neuen Mitarbeiter aus, die auf der Karte Hilfe: Informationen zu Ihnen auf der Startseite des neuen Mitarbeiters angezeigt werden.
Der neue Mitarbeiter wird aufgefordert, die erforderlichen Informationen für seinen Mitarbeiterdatensatz einzugeben.

Vorlagen für neue Mitarbeiter

Mit Einstellungsvorlagen für Onboarding können Sie eine Reihe von Datenblöcken erstellen, die für die Datensammlung verwendet werden. Dies ermöglicht weitere Flexibilität bei der Gruppe/dem Datensatz, die von einem neuen Mitarbeiter basierend auf diesen Einstellungsvorlagen gesammelt wird.

Eine Einstellungsvorlage ist eine Sammlung von Seiten, wobei jede Seite eine Sammlung von HRIS-Elementen und/oder benutzerdefinierten Konfigurations-UIs ist. Die Konfigurations-UIs sind nicht vordefiniert, und Sie müssen sie selbst definieren. Sie können die Reihenfolge der Objekte festlegen und sogar einige Entitäten entfernen, die in der Vorlage nicht erforderlich sind.

Die Einstellungsvorlagen können verwendet werden:

Datenprüfung für neue Mitarbeiter
Erfassung personenbezogener Daten
Auf neuen Mitarbeiter im Onboarding-Dashboard zugreifen

Die Einstellungsvorlage wird auf der Seite Daten verwalten angezeigt.

Während des Onboarding-Prozesses werden Geschäftsregeln verwendet, um sicherzustellen, dass das Onboarding-System für jeden neuen Mitarbeiter die richtige Vorlage für neue Mitarbeiter auswählt. Die Regeln werden im Onboarding-Konfigurationsobjekt in „Daten verwalten" zugewiesen.

Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie unter Konfigurierbarer neuer Mitarbeiter für Onboarding | SAP Help Portal.

Die Seite Details der Einstellungsvorlage wird angezeigt.

OnInit-Geschäftsregeln für Datensammlung

OnInit-Regeln können auf HRIS-Felder während der Datenerfassungsschritte (Daten zum neuen Mitarbeiter prüfen und Erfassung personenbezogener Daten) im Onboarding angewendet werden, um die Anpassungsfähigkeit der Onboarding-Seiten zu verbessern.

OnInit-Regeln werden verwendet, um Feldeigenschaften wie required=true oder visibility=false basierend auf Geschäftsbedingungen festzulegen. Sie werden in der Regel in Flows für neue Mitarbeiter in SAP SuccessFactors Employee Central mit dem Modell „Mitarbeiterinformationen" als Basisobjekt verwendet. Sie können auch in SAP SuccessFactors Onboarding nützlich sein, da sie zum Sammeln von Daten zu neuen Mitarbeitern während des Onboarding-Prozesses verwendet werden können.

Um die Verwendung von OnInit-Geschäftsregeln im Onboarding zu aktivieren, navigieren Sie zu Onboarding Allgemeine Einstellungen, und schalten Sie den Schalter für OnInit-Regeln für Onboarding-Seiten zulassen auf Ein um.

Geschäftsregeln des Datensammlungsprozesses im Onboarding

Datensammlungsprozesse im Onboarding werden durch Geschäftsregeln gesteuert, die mit einer vordefinierten Logik konfiguriert sind. Sie können diese Geschäftsregeln jedoch so ändern, dass sie zusätzliche Bedingungen basierend auf den Geschäftsanforderungen enthalten. Um Geschäftsregeln zu konfigurieren, navigieren Sie zu Admin-Center→Geschäftsregeln konfigurieren .

Die Seite Business Rules Admin wird angezeigt.

Die folgenden Geschäftsregeln steuern die Datensammlungsprozesse im Onboarding:

Geschäftsregeln, die die Datensammlung im Onboarding steuern

Geschäftsregeln	Schritt im Prozess
SAP_ONB2_HMReviewCheck	Dies wird auf den Schritt „Daten neuer Mitarbeiter prüfen" im Onboarding-Prozess angewendet.
SAP_ONB2_ECDataCollectionCheck	Dies wird auf den Schritt Sammlung personenbezogener Daten im Onboarding-Prozess angewendet. Sie ist so konfiguriert, dass die Erfassung personenbezogener Daten standardmäßig Teil des Onboarding-Prozesses ist.
SAP_ONB2_CustomDataCollectionCheck und SAP_ONB2_DataCollectionConfigSelect	Diese Geschäftsregeln werden auf den Schritt Zusätzliche Onboarding-Datensammlung im Onboarding-Prozess angewendet. Sie sind so konfiguriert, dass Zusätzliche Onboarding-Datenerfassung standardmäßig Teil des Onboarding-Prozesses ist.

Schritte zum Prüfen der Daten neuer Mitarbeiter und der Erfassung personenbezogener Daten

Datensammlung für neue Mitarbeiter

Nachdem das Onboarding eingeleitet wurde, sammelt der einstellende Manager die Informationen, prüft die Daten und fügt eine neue Einstellungsaufgabe hinzu.

Wenn die Aufgabe erstellt wurde, finden Sie auf der Startseite die zu erledigende Aufgabe Daten zum neuen Mitarbeiter prüfen.

Der Onboarding-Prozessablauf wird mit dem hervorgehobenen Abschnitt Datensammlung für neue Mitarbeiter prüfen angezeigt.

Geschäftsregel für die Prüfung der Daten neuer Mitarbeiter

Die Aufgabe Daten neuer Mitarbeiter wird nicht immer erstellt. Sie wird in der Regel nur generiert, wenn Diskrepanzen in den Daten des neuen Mitarbeiters gefunden werden.

Der Schritt Daten neuer Mitarbeiter prüfen wird angezeigt, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

Wenn die vom Recruiting gesendeten Daten falsche Daten enthalten oder wenn keine Daten für Pflichtfelder gesendet wurden. In diesem Fall muss der Vorgesetzte überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen verfügbar sind, bevor der neue Mitarbeiter den Schritt Erfassung personenbezogener Daten erreicht.
Sie haben eine benutzerdefinierte Regelbedingung für die Regel SAP_ONB2_HMReviewCheck konfiguriert.

Notiz

Diese Regel wird im Onboarding vorkonfiguriert.

Erfassung personenbezogener Daten

Im Schritt Erfassung personenbezogener Daten können neue Mitarbeiter Folgendes tun:

Zeigen Sie die gesammelten Daten aus SAP SuccessFactors Recruiting und den Schritt Daten neuer Mitarbeiter prüfen an.
Ändern der zugehörigen Informationen
Zusätzliche Informationen bereitstellen

Der Onboarding-Prozessablauf wird mit hervorgehobenem Abschnitt Erfassung personenbezogener Daten angezeigt.

Die UI für die Schritte „Daten zum neuen Mitarbeiter prüfen" und „Erfassung personenbezogener Daten" verwendet das Formular „Neuen Mitarbeiter hinzufügen" aus SAP SuccessFactors Employee Central wieder. Die Konfigurationen, die auf der Seite angezeigt werden, ähneln den Seiten von SAP SuccessFactors Employee Central, die Kunden sehen.

Geschäftsregel für Sammlung personenbezogener Daten

Der Schritt Erfassung personenbezogener Daten wird für den neuen Mitarbeiter angezeigt, wenn Sie eine benutzerdefinierte Regelbedingung für die Regel SAP_ONB2_ECDataCollectionCheck konfiguriert haben.

Notiz

Diese Regel wird im Onboarding vorkonfiguriert.

SAP Document AI in Onboarding

Im Onboarding können Kunden SAP Document AI, Embedded Edition verwenden, um Ausweisnummerndaten aus einem hochgeladenen Ausweisnummerndokument zu extrahieren und während des Datensammlungsschritts für personenbezogene Daten in das System zu importieren.

Wenn diese Option auf der Seite Allgemeine Onboarding-Einstellungen aktiviert ist, fordert SAP Document AI den Benutzer auf, ein Ausweisdokument hochzuladen.

Der neue Mitarbeiter prüft, ob seine Informationen korrekt sind, bevor er sie übermittelt. Wenn ein Extraktionsfehler auftritt, kann der neue Mitarbeiter die korrekten Daten manuell eingeben, bevor er sie einreicht.

Weitere Informationen zu SAP Document AI finden Sie unter Was ist SAP Document AI?.

Onboarding-Datenmodellerstellung

Sie können das Onboarding-Datenmodell unter Admin-Center→Tools→Geschäftskonfiguration verwalten für die erforderlichen Entitäten erstellen. Das Onboarding-Datenmodell kann nur angelegt werden, wenn bestimmte Eigenschaften für Onboarding-Benutzer geändert werden müssen, z.B.:

Obligatorisch
Sichtbarkeit
Aktiviert/Deaktiviert

Notiz

Wenn das Onboarding-Datenmodell nicht eingerichtet ist, wird für Onboarding standardmäßig das verwendet, was in SAP SuccessFactors Employee Central eingerichtet ist. Es werden nicht alle HRIS-Elemente und -Felder aus SAP SuccessFactors Employee Central verwendet, aber einige werden für das Onboarding aktiviert.

Berechtigungen für den neuen Mitarbeiter

Rollenbasierte Berechtigungen legen fest, welche Felder für den neuen Mitarbeiter zum Lesen oder Bearbeiten verfügbar sein sollen. Kategorien in rollenbasierten Berechtigungen sind:

Employee-Central-Entitäten mit Stichtag
Mitarbeiterdaten

Rollen, die die Feldansichts-/Bearbeitungsberechtigungen von SAP SuccessFactors Employee Central für den einstellenden Manager definieren, sind möglicherweise bereits vorhanden. Diese Rolle kann mit bestimmten Berechtigungen aktualisiert oder unverändert verwendet werden.

Die vordefinierte externe Benutzerrolle stellt dem neuen Mitarbeiter Berechtigungen für alle verfügbaren Entitäten und Felder zur Verfügung. Sie können diese Rolle ändern, um zusätzliche Berechtigungen für weitere Felder bereitzustellen oder vorhandene Feldberechtigungen zu entziehen.

Berechtigungen für delegierte Prüfung der Sammlung personenbezogener Daten

Vorgesetzte und andere Onboarding-Teilnehmer können die während des Onboarding-Prozesses gesammelten personenbezogenen Daten des neuen Mitarbeiters bearbeiten und überprüfen. Er kann den Schritt über das Onboarding-Dashboard prüfen und abschließen.

Damit die neuen Mitarbeiter auf dem Onboarding-Dashboard angezeigt werden, aktivieren Sie die folgenden Berechtigungen:

Zugriff auf Unternehmensinformationen → Benutzersuche unter Allgemeine Benutzerberechtigung
Vorname, Nachname, Status und Standort unter Mitarbeiterdaten
Standort und Stellenklassifizierung unter Employee Central Entitäten mit Stichtag → Stelleninformationen.
ONB2Prozess unter Onboarding- oder Offboarding-Objektberechtigungen

Um die persönlichen und zusätzlichen Daten des neuen Mitarbeiters anzuzeigen und zu bearbeiten und auf Dokumente für neue Mitarbeiter zuzugreifen, aktivieren Sie die folgende Berechtigung:

Zugriff auf die Datenberechtigung für neue Mitarbeiter unter „Onboarding oder Offboarding verwalten"
Zugriff auf die Berechtigung „Zusätzliche Onboarding-Daten" und „Datensammlungsaufgaben abschließen" unter „Onboarding- oder Offboarding-Berechtigungen"
Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten

Um den Datensammlungsstatus auf dem Dashboard anzuzeigen, aktivieren Sie Datenerfassungsstatus auf dem Dashboard anzeigen.

Zusammenfassung

Das Onboarding-Datenmodell ist im Provisioning nicht verfügbar und wird in den anderen SAP-SuccessFactors-HCM-Lösungen nicht verwendet.
Um das Onboarding-Datenmodell zu konfigurieren, müssen Sie auswählen, welche HRIS-Felder aus Employee Central in den Datensammlungsschritten von Onboarding verwendet werden.
Die automatische Datenmigration ist das primäre Datenmodell, das die Datenstruktur für Mitarbeiter erstellt, die für das Unternehmen arbeiten. Dieses Datenmodell gibt die verfügbaren Felder vor und wird in „Geschäftskonfiguration verwalten" im Admin-Center konfiguriert.
Während des Onboarding-Prozesses werden Geschäftsregeln verwendet, um sicherzustellen, dass das Onboarding-System für jeden neuen Mitarbeiter die richtige Vorlage für neue Mitarbeiter auswählt.

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