Onboarding-Daten in SAP SuccessFactors HCM Suite schützen

Objective

After completing this lesson, you will be able to beschreiben Sie das Datenaufbewahrungsmanagement in SAP SuccessFactors Onboarding.

Datenschutz in SAP SuccessFactors Onboarding

Wie alle SAP-SuccessFactors-HCM-Lösungen können Onboarding-Daten mit verfügbaren Datenschutzwerkzeugen im System geschützt werden. Neue Einstellungsdaten, Onboarding-Aufgabendaten und generierte Dokumente sind die häufigsten Informationen in einem Onboarding-Prozess, die geschützt werden müssen.

Mit der Datenbereinigungsfunktion im Datenaufbewahrungszeit-Management können Unternehmen Onboarding-Daten bereinigen, nachdem ein Onboarding-Prozess abgeschlossen ist. Weitere Tools zur Verwaltung des Datenschutzes sind Änderungsaudits, Lese-Audits und das Tool Instanzenaktualisierung.

Datenschutzfunktionen funktionieren am besten, wenn sie suite-weit implementiert werden, nicht produktbezogen. Daher werden sie zentral dokumentiert. Weitere Informationen finden Sie im zentralen Leitfaden Implementing and Managing Data Protection and Privacyon im SAP Help Portal, der Anweisungen zum Einrichten und Verwenden von Datenschutzfunktionen in der gesamten SAP SuccessFactors HCM Suite enthält.

Notiz

SAP SuccessFactors legt großen Wert auf Datenschutz und setzt sich voll und ganz dafür ein, Kunden bei der Einhaltung der geltenden Vorschriften zu unterstützen – einschließlich der Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). SAP SuccessFactors stellt Funktionen bereit, die den Datenschutz und die Sicherheit verbessern, sodass Kunden bei ihren Compliance-Bemühungen wertvollen Support erhalten. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Kunden, die gesetzlichen Anforderungen zu bewerten und die von SAP SuccessFactors bereitgestellten Funktionen gemäß allen geltenden Vorschriften zu implementieren, zu konfigurieren und zu verwenden.

Datenhaltungszeit-Management für Onboarding

In diesem Video erfahren Sie mehr über die drei Bereinigungsarten des Datenaufbewahrungszeit-Managements (DRTM).

Videozusammenfassung

Die folgenden drei Löschtypen des Datenaufbewahrungszeit-Managements (DRTM) gelten für Onboarding:

DRTM-Onboarding-Löschung entfernt alle Onboarding-Daten
DRTM Auditdatenlöschung entfernt alle Audit-Protokolle, die zum Generieren von Auditberichten für personenbezogene Daten verwendet werden, einschließlich der Daten neuer Mitarbeiter (externe Onboarding-Benutzer)
DRTM-Stammdatenlöschung entfernt alle inaktiven Benutzer und ihre Daten in der SAP SuccessFactors HCM Suite

Objekte, die unter der DRTM-Onboarding-Löschung enthalten sind

Unter der DRTM-Onboarding-Löschung werden auch die folgenden Objekte gelöscht:

Datensammlungserweiterungen oder benutzerdefinierte MDF-Objekte: Alle Benutzerinformationen, die im Rahmen der zusätzlichen Onboarding-Datensammlung und der zugehörigen Benachrichtigungen gesammelt wurden.
Dokumente: Alle Dokumente der Benutzer, einschließlich Compliance-Formulare.
Prozess- und Benutzerdaten: Alle benutzerspezifischen Daten, z.B. Mitarbeiterdaten, MDF-Daten, Business-Process-Engine-Daten (BPE-Daten) und E-Mail-Benachrichtigungen.
Aufgaben und Aktivitäten: Aktivitätsdaten für neue Mitarbeiter und bestimmte E-Mail-Benachrichtigungen.

DRTM Onboarding-Löschung

In SAP SuccessFactors Onboarding können Sie auch Daten löschen, die während des Onboarding-Prozesses mit der Option DRTM-Onboarding-Löschung erfasst wurden. Dies kann für folgende Benutzer gelten:

Interne Benutzer – Personen, die im HRIS in Mitarbeiter umgewandelt wurden
Externe Benutzer – diejenigen, die im HRIS noch nicht in Mitarbeiter umgewandelt wurden

Dazu müssen Sie eine Löschanforderung unter Admin→Datenhaltungsmanagement→DRTM Onboarding-Löschung erstellen.

Die Seite Neue Löschanforderung erstellen wird angezeigt.

Löschanfrage für Onboarding-Daten erstellen

Sehen wir uns an, wie eine Löschanforderung für Onboarding-Daten erstellt werden kann, indem wir ein Demo-Video des Tools „Datenhaltungsmanagement" ansehen.

Die folgenden Schritte bieten einen Überblick über die Aufgabe, die im Video „Anlegen einer Löschanforderung für SAP-SuccessFactors-Onboarding-Daten" gezeigt wird.

Schritte

Geben Sie in der AktionssuchleisteDatenhaltungsmanagement ein.
Wählen Sie Datenhaltungsmanagement aus den Suchergebnissen aus.
Wählen Sie Neue Löschanfrage erstellen aus.
Wählen Sie DRTM Onboarding Purge aus der Dropdown-Liste der Löschanfrageart aus.
Definieren Sie die Löschregel aus dem Typ der Onboarding-Daten, indem Sie die neuen Mitarbeiter identifizieren und einen Zeitplan für die Datenbereinigung erstellen.
Wählen Sie Einplanen.

Ergebnis

Sie haben eine Löschanforderung erstellt.

Anonymisierung und Bereinigung mit dem Instanzenaktualisierungstool

Mit dem Self-Service-Instanzenaktualisierungstool können Sie Onboarding-spezifische Datenfelder anonymisieren, indem Sie beim Erstellen einer Instanzenaktualisierungsanfrage die Option Selektive Felder aus sensiblen Informationen anonymisieren auswählen. Sie müssen mithilfe der bereitgestellten Tabellenkalkulationsvorlage angeben, welche Onboarding-Felder Sie während einer Instanzenaktualisierung anonymisieren möchten. Das Tool bereinigt auch automatisch bestimmte Onboarding-Daten im Zielsystem.

Folgende Onboarding-Felder stehen für die Anonymisierung zur Verfügung:

E-Mail
Empfänger
E-Mail anzeigen
Anlagen
E-Mail-Argument
Primäre RCM-E-Mail-Adresse (dies ist die mit SAP SuccessFactors Recruiting verknüpfte E-Mail-Adresse)
Betreff

Onboarding-Daten, die im Zielsystem bereinigt werden, umfassen Folgendes:

Compliance-Daten
E-Mail-Erinnerungen
Onboarding- und Offboarding-To-Do-Daten

Die Seite Anforderung zur Instanzenaktualisierung erstellen wird angezeigt.

Zusammenfassung

Verwenden Sie suite-weite Funktionen, um den Datenschutz für neue Mitarbeiter zu verwalten.
Erstellen Sie Löschanforderungen, um Onboarding-Daten basierend auf Aufbewahrungsregeln zu entfernen.
Anonymisieren Sie bestimmte Datenfelder mit dem Instanzenaktualisierungstool aus Sicherheitsgründen.

Continue to quiz