Dokumentvorlagen in SAP SuccessFactors Onboarding einrichten

Objective

After completing this lesson, you will be able to legen Sie eine Dokumentvorlage an, die im Schritt Belegfluss des Onboarding-Prozesses generiert werden soll.

Vorlage für Onboarding-Dokument

Nach Abschluss der Datenerfassungsschritte des Onboarding-Prozesses ist der nächste Schritt der Belegfluss. Im Belegflussschritt können Sie Dokumentvorlagen verwenden, um standardisierte, automatisierte Dokumente (z.B. Verträge und Formulare) anzulegen, die während des gesamten Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter aktualisierte und genaue Daten verwenden. Sie können kandidatenspezifische Daten zu Formularen zuordnen und Geschäftsregeln angeben, die definieren, welche Formulare basierend auf der Rolle, dem Standort und anderen Kriterien relevant sind.

Während des Belegflussschritts werden die folgenden Aktionen ausgeführt:

  1. Die mit Dokumentvorlagen verknüpften Geschäftsregeln werden vom System ausgewertet.
  2. Alle relevanten Dokumente für den neuen Mitarbeiter werden generiert.
  3. Wenn Dokumente eine Signatur erfordern, werden diese Dokumente an SAP SuccessFactors e-Signature oder DocuSign gesendet, damit der neue Mitarbeiter oder der einstellende Manager elektronisch unterzeichnen kann.
  4. Alle erforderlichen Teilnehmer müssen die entsprechenden Formulare unterzeichnen.

Nach Abschluss dieser Schritte ist der Belegprozess abgeschlossen.

Dokumentvorlage anlegen

Bevor Sie eine neue Dokumentvorlage hochladen, müssen Sie sicherstellen, dass sie mit Formularfeldern und, falls erforderlich, Signaturfeldern konfiguriert ist. Dies kann mithilfe von PDF- und XDP-Bearbeitungssoftware erfolgen. Diese Felder müssen nach dem Upload vom System korrekt erkannt werden, damit sie Systemfeldern zugeordnet werden können. Sowohl .PDF- als auch .XDP-Dateitypen werden vom System akzeptiert.

Schritte

  1. Gehen Sie zu Admin-Center→Tools→Onboarding/Offboarding→Vorlagen für Onboarding- und Offboarding-Dokumente verwalten.

  2. Wählen Sie + Neue Dokumentvorlage hinzufügen.

    Die Seite Dokumentvorlagen pflegen wird angezeigt.

  3. Um eine .xdp-Datei hochzuladen, wählen Sie Durchsuchen.

  4. Geben Sie eine ID, ein Gebietsschema, eine Prozessart, eine Kategorie und einen Namen für die Dokumentvorlage ein.

  5. Wählen Sie Hochladen.

    Das Dialogfenster Neue Dokumentvorlage hinzufügen wird angezeigt.

Ergebnis

Sie haben erfolgreich eine Dokumentvorlage hochgeladen. Der nächste Schritt besteht darin, Dokumentfelder Datenobjekten zuzuordnen, Signaturen zu pflegen und Geschäftsregeln für das Dokument zu definieren.

Dokumentvorlage anlegen und Felder zuordnen

Notiz

Wenn Sie SAP Learning System Access für diesen Kurs erworben haben, finden Sie im System Setup Guide wichtige Informationen zum Abschluss der Übungen in dieser Lektion.

Unternehmensszenario

Damit neue Mitarbeiter ein Richtliniendokument unterzeichnen können, um zu bestätigen, dass sie das Dokument zur Vereinbarung über Mitarbeiterrichtlinien des Unternehmens gelesen haben, müssen Sie zunächst eine Dokumentvorlage anlegen und Felder zuordnen.

ExerciseStart Exercise

Schritte

  1. Navigieren Sie in der Instanz über die Leiste Aktionssuche zu Onboarding- und Offboarding-Dokumentvorlagen verwalten.

  2. Wählen Sie + Neue Dokumentvorlage hinzufügen.

  3. Um die XDP-Datei für das Formular für neue Einstellungsrichtlinien aus den „Master-Konfigurationsdateien" hochzuladen, die Sie zu Beginn des Kurses heruntergeladen haben, wählen Sie Durchsuchen.

  4. Geben Sie die folgenden Details ein:

    IDNEWHIREPOLICYFORM
    SprachversionEnglisch
    ProzesstypOnboarding
    BezeichnungUS: Formular für Richtlinie für neue Mitarbeiter
    KategorieRichtlinienvereinbarung

  5. Wählen Sie Hochladen.

  6. Wählen Sie unter Aktionen das Symbol Zuordnung öffnen.

  7. Wählen Sie für den Platzhalter Basisobjekt von FirstName die Option Persönliche Informationen, und wählen Sie für das ZielfeldVorname.

  8. Wählen Sie für den Platzhalter Basisobjekt von Nachname die Option Persönliche Daten und für das Zielfeld die Option Nachname.

  9. Um die Zuordnung zu sichern, wählen Sie Sichern.

Geschäftsregeln für die Zuordnung von Dokumentvorlagen definieren

Unternehmensszenario

Sie müssen eine Geschäftsregel definieren, um das Formular neuen Mitarbeitern zuzuordnen, um sicherzustellen, dass ein Dokument zur Mitarbeiterrichtlinienvereinbarung für bestimmte neue Mitarbeiter generiert wird.

ExerciseStart Exercise

Schritte

  1. Navigieren Sie über die Aktionssuchleiste zu „Onboarding- und Offboarding-Dokumentvorlagen verwalten".

  2. Wählen Sie Geschäftsregeln definieren und dann + Neue Regel hinzufügen. Die Seite Geschäftsregeln konfigurieren wird angezeigt, und unter der Kategorie Onboarding wird das Szenario Formulare zuweisen automatisch ausgewählt.

  3. Geben Sie im Feld RegelnameUS New Hires Forms ein. Die Regel-ID übernimmt automatisch den im Regelnamen eingegebenen Wert.

  4. Behalten Sie die Standardwerte für Startdatum und Prozesstyp bei, und wählen Sie Weiter.

  5. Wählen Sie im Bereich Wenn der Regel Process Rule Model.Process.Process Type→ is equal to→ Onboarding.

  6. Fügen Sie einen weiteren If Ausdruck hinzu, indem Sie die Option Hinzufügen → Übergeordnetes Element Hinzufügen wählen.

  7. Wählen Sie für den zweiten If Ausdruck Process Rule Model.Process.User.Job Information.Country/Region→ is equal to→ United States.

  8. Wählen Sie für den Ausdruck ThenSet→ Process Rule Model.Form Data 1→ is equal to→ US New Hire Policy Form.

  9. Wählen Sie Sichern.

Dokumentsignatur pflegen

Eine Dokumentvorlage kann Platzhalter für die Unterschriften des neuen Mitarbeiters und des einstellenden Managers enthalten. Dies sind Platzhalter für Benutzer, z.B. den neuen Mitarbeiter, um ein Onboarding-Formular oder -Dokument elektronisch zu unterzeichnen.

Dies ist eine sehr häufige Anforderung für Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter in den meisten Unternehmen. In der Regel werden sie verwendet, um zu erfassen, dass der Mitarbeiter Mitarbeiterrichtliniendokumenten oder -formularen zustimmt oder diese akzeptiert.

Das Dialogfenster Signaturen für Vorlage US New Hire Policy Form wird angezeigt.

Rollen für Signaturfelder in Dokumentvorlage zuordnen

Unternehmensszenario

Sie müssen die neuen Mitarbeiter identifizieren, die das Signaturfeld im Dokument zur Mitarbeiter-Richtlinienvereinbarung signieren müssen.

ExerciseStart Exercise

Schritte

  1. Navigieren Sie über die Aktionssuchleiste zu „Onboarding- und Offboarding-Dokumentvorlagen verwalten".

  2. Wählen Sie unter Aktionen das Symbol Signaturen bearbeiten für das Formular New Hire Policy für die USA. Das Symbolbild ändert sich abhängig davon, ob für die Signaturfelder zugeordnete Rollen vorhanden sind:

    • Wenn die Vorlage neu hochgeladen wird und es KEINE zugeordneten Rollen für alle Signaturfelder gibt, ist das Symbol ein Kreis mit einem X. Die Farbe des Kreises hängt vom Thema der SAP SuccessFactors HCM Suite ab. Dies ist das Symbol, das für das Formular für die Richtlinie für neue Mitarbeiter in den USA angezeigt wird.
    • Wenn eine zugeordnete Rolle für ALLE Signaturfelder in der Dokumentvorlage vorhanden ist, ist das Symbol ein Stift.

  3. Wählen Sie für den Feldnamen EmployeeDocusignSignHere unter Rolle die Option Onboardee.

  4. Um die Konfiguration zu sichern, wählen Sie Fertig.

Vorschau der Dokumentvorlagenzuordnung

Nachdem Sie Dokumentvorlagen für die Dokumentgenerierung in SAP SuccessFactors Onboarding angelegt haben, müssen Sie möglicherweise die Ausgabedaten des PDF-Formulars testen, um sicherzustellen, dass die korrekten Daten aus den Onboarding-Prozessen erfasst werden, insbesondere für Neueinstellungen. Dazu können Sie eine Vorschau der mit der Dokumentvorlagenzuordnung zugeordneten Daten anzeigen, bevor die Dokumente generiert werden.

Mit dem Tool „Daten verwalten" im Admin-Center können Sie einen Datensatz für einen neuen Mitarbeiter und eine bestimmte Dokumentvorlage mit dem MDF-Objekt „Vorschau der Dokumentvorlagenzuordnung" erstellen. Sobald der Datensatz angelegt wurde, können Sie die Daten zu zugeordneten Feldern in der Dokumentvorlage im XML-Format im Abschnitt Zugeordnete Daten-XML anzeigen.

Die Vorschau der Dokumentvorlagenzuordnung wird auf der Seite Daten verwalten angezeigt.

Voraussetzungen (Berechtigungen)

  • Vorschau der Dokumentvorlagenzuordnung→für Onboarding- und Offboarding-Objektberechtigungen
  • Dokumentvorlage→für Onboarding- und Offboarding-Objektberechtigungen

Zusammenfassung

  • Verwenden Sie Dokumentvorlagen, um Onboarding-Dokumente basierend auf Geschäftsregeln und zugeordneten Kandidatendaten automatisch zu generieren.
  • Laden Sie PDF- oder XDP-Vorlagen mit Formular- und Signaturfeldern hoch, ordnen Sie dann Felder zu, und aktivieren Sie elektronische Signaturen.
  • Zeigen Sie mithilfe des Objekts Vorschau der Dokumentvorlagenzuordnung eine Vorschau der zugeordneten Daten an, und stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen zugeordnet sind.

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