Es importante comprender varios términos y funciones cuando se implementa SAP SuccessFactors (SF) Onboarding.
- Onboarding 1.0 / Incorporación antigua: la aplicación SAP SF Onboarding se origina en KMS, las configuraciones se realizan en la herramienta de superadministración back end y en la aplicación Xpress HR Onboarding.
- Onboarding: Aplicación SAP SF Onboarding que se ha trasladado a las estructuras de SAP SF Platform and Foundation. Una plataforma, un enfoque y una solución impulsada por el ciclo de vida del empleado.
- Aprovisionamiento: Herramienta de back-end utilizada para habilitar módulos y funciones para SAP SF HCM. Solo pueden acceder a ella consultores internos de SAP y de socios.
- Instancia: Entorno de empresa de SuccessFactors HCM en el que se realizan la mayoría de las tareas administrativas y de configuración de Onboarding, junto con las tareas completadas por nuevos empleados contratados y otros usuarios de incorporación de personal.
- Iniciar incorporación de personal: una función de integración configurada en SAP SF Recruiting que permite a un usuario hacer clic en el botón Iniciar incorporación de personal en el pipeline de talentos, lo que crea una tarea de incorporación de personal en Incorporación de personal.
- Mensaje de bienvenida: desencadenado al inicio del proceso de Incorporación de personal, esta es una de las tareas de incorporación de personal que el gerente de contratación puede personalizar y aparece en la página de inicio de SAP SF, además de desencadenar una notificación.
- Proporcionar datos personales: un paso y una tarea en el proceso de incorporación del personal en el que los nuevos empleados contratados introducen la información requerida por el sistema de registro (HRIS) no recopilada en el proceso de reclutamiento. Esta es una tarjeta (Ayúdenos a saber sobre usted en la página de inicio de SAP SuccessFactors).
- Para usted hoy: una sección de la página de inicio que contiene tarjetas para los usuarios de incorporación de personal y las nuevas contrataciones por igual. La sección Para usted hoy contiene las tareas de incorporación de personal y sus fechas límite.
- Proporcionar datos adicionales: una vez que se recopilan datos personales, los nuevos empleados contratados pueden recibir otra tarea para ingresar información adicional específica de Incorporación del personal (por ejemplo, membresía de gimnasio o tamaño uniforme). Esta es una tarjeta (Ayúdenos a aprender sobre usted).
- Proceso de flujo de documentos: una vez recibidos los datos, el nuevo empleado contratado revisa y firma la documentación utilizando la tecnología e-Signature.
- Proceso de flujo de cumplimiento: si se requiere un proceso de cumplimiento, el nuevo empleado contratado completa los formularios de cumplimiento por separado de los pasos de recopilación de datos.
- Gestionar contrataciones pendientes: solo es necesario si se integra con SAP SF Employee Central. Una vez que el nuevo empleado contratado haya firmado toda la documentación, se actualiza el estado Contratación de incorporación de personal y el nuevo empleado contratado se coloca en la cola Gestionar contrataciones pendientes.
- Proceso de conversión del primer día: proceso programado en Aprovisionamiento que convierte un nuevo empleado contratado en un usuario interno en su fecha de inicio. Antes de la fecha de inicio, los nuevos empleados contratados tendrán acceso limitado al entorno de SAP SF.
- Modelo de datos de sucesión: consta de la estructura corporativa de la empresa y los datos del perfil del empleado. Onboarding utiliza elementos HRIS existentes definidos aquí y puede crear elementos personalizados de Onboarding (por ejemplo, dirección, número de teléfono).
- Modelo de datos de Incorporación de personal: consta de diferentes elementos HRIS seleccionados de modelos de datos existentes en SF Employee Central. Esto contendrá los campos HRIS que capturan datos en los procesos de Incorporación de personal.
- Reglas de negocio: expresión If/Then que puede asociarse con aspectos del proceso de Incorporación de personal para ayudar a guiar a los usuarios de incorporación de personal y a las nuevas contrataciones (por ejemplo, Si país = Estados Unidos, el Cumplimiento de EE. UU. se revisa y firma electrónicamente).
- Administradores de incorporación: administradores del sistema del cliente que actualizan el entorno de incorporación, incluidas las plantillas de documento, los permisos, las reglas empresariales, las plantillas de notificación y el contenido de la página de inicio que es importante para el sistema de incorporación.
- Autorizaciones para tareas de incorporación de personal: determine qué tareas (por ejemplo, asignación de compañero nuevo empleado contratado, aprovisionamiento de equipo de TI, creación de insignias de seguridad) se asignan a los distintos usuarios de incorporación de personal.
- Crear tareas de nuevo empleado contratado (programas de incorporación de personal): tareas generadas en el proceso de incorporación de personal que pueden completar diferentes grupos responsables.
- Grupos responsables: grupos de usuarios que se pueden crear para diferentes tareas de Incorporación de personal/Nuevo empleado contratado.