Un paso clave en la experiencia de Incorporación de personal de nuevo empleado contratado es cuando el nuevo empleado contratado recibe un correo electrónico de bienvenida. El correo electrónico de bienvenida se desencadena después de completar el paso Revisar datos de nuevo empleado contratado.
Se crea un usuario externo para la nueva contratación y se le proporciona un inicio de sesión. Se proporcionará un enlace Restablecer su contraseña en el correo electrónico y la plantilla de correo electrónico también se puede personalizar. (Nota: En este momento, también se genera un ID de empleado).
Restablecimiento de contraseña al sistema SAP SuccessFactors Onboarding
Después de que un nuevo empleado contratado haga clic en el enlace Restablecer su contraseña del correo electrónico de bienvenida, verá que se ha establecido una contraseña para su sistema SAP SuccessFactors mediante la siguiente pantalla.
Mensaje de bienvenida
Cuando los nuevos empleados contratados inicien sesión en SAP SuccessFactors por primera vez, verán la página ¡Bienvenido a bordo! como se muestra en la siguiente figura.
¡Le damos la bienvenida a bordo!
- ¡Bienvenido a bordo! se muestra en la sección Para usted hoy en un mosaico de la página de inicio separado. Una vez que el nuevo empleado contratado ve el mensaje de bienvenida de la tarjeta Lista de tareas, desaparece de la página de inicio.
- ¡Bienvenido a bordo! El mensaje también está disponible en la página Su lista de verificación de incorporación de personal.
- Algunas tareas especiales de Incorporación de personal se presentarán por separado de las otras tareas de nuevo empleado contratado.
En la sección Para usted hoy de la página de inicio, el nuevo empleado contratado puede acceder a tarjetas que contienen tareas de incorporación de personal requeridas. Esto simplifica la experiencia del nuevo empleado contratado.
La página de inicio con tarjetas personalizadas se puede crear o configurar para que el nuevo empleado contratado tenga acceso antes de su fecha de inicio.
Nota
La nueva contratación haría clic en la tarea Proporcionar detalles personales de la tarjeta Ayúdenos a obtener información sobre usted.
Todas las tareas de incorporación de personal que aparecen como una tarjeta separada en la página de inicio de SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) abrirán la página Su lista de verificación de incorporación de personal cuando se seleccione.
Los nuevos empleados contratados pueden experimentar una página mejorada de su lista de verificación de incorporación de personal, lo que les permite realizar sus tareas de incorporación de personal de forma más eficaz.
Una visita guiada, habilitada por SAP Companion, está disponible en el icono Abrir ayuda en la sección de cabecera de la página Su lista de verificación de incorporación de personal.
Nota
- Recopilación de datos personales (proporcionar datos personales)
- Recopilación de datos adicionales (proporcionar datos adicionales)
- Completar firma electrónica: Firmar documentos de Recopilación de datos personales o adicionales
Paso de recopilación de datos personales: el nuevo empleado contratado introduce los datos necesarios durante el proceso de incorporación de personal.
Los datos capturados del proceso de reclutamiento o del sistema de seguimiento de candidatos (en este caso, SAP SuccessFactors Recruiting) se mostrarán en la pantalla Proporcionar datos personales para el nuevo empleado contratado; consulte el ejemplo a continuación.
El nuevo empleado contratado también introduce datos no recopilados durante el proceso de reclutamiento, como la información de contacto de emergencia.
La nueva contratación puede revisar y editar la información, Guardar borrador y volver más tarde a Enviar.
Los nuevos empleados contratados pueden ver sus datos personales enviados en la página Su lista de verificación de incorporación de personal.
Una vez que un nuevo empleado contratado revisa sus datos personales, actualiza la información que falta y la envía en la página Proporcionar datos personales de su lista de verificación de incorporación de personal, el estado de la tarea (en el panel izquierdo) se actualiza a Completado y los datos enviados están disponibles para su visualización en modo de solo lectura.
Nota
SAP Document AI en la incorporación
En Incorporación, los clientes pueden utilizar SAP Document AI, edición integrada, para extraer datos de ID nacional de un documento ID nacional cargado e importarlos al sistema durante el paso de recopilación de datos personales.
Cuando está activado, SAP Document AI solicita al usuario que cargue un documento de ID nacional.
La nueva contratación valida que su información sea correcta antes de enviarla. Si se produce un error de extracción, el nuevo empleado contratado puede ingresar manualmente los datos correctos antes de enviarlo.
Para obtener más información sobre SAP Document AI, consulte ¿Qué es SAP Document AI?.
Paso adicional de recopilación de datos de incorporación de personal: el nuevo empleado contratado proporciona detalles adicionales durante el proceso de incorporación de personal.
- Esta tarea se encuentra en la misma tarjeta de la página de inicioAyúdenos a obtener información sobre usted.
- Si selecciona el botón Iniciar para el Paso de recopilación de datos adicionales, se abrirá una nueva página para que finalice la nueva contratación.
- También se pueden agregar campos de archivos adjuntos para permitir que los nuevos empleados contratados carguen documentos durante el proceso de incorporación de personal.
Completar recopilación de datos adicionales de incorporación de personal - Actualizar información de incorporación de personal
Cada elemento capturado de un nuevo empleado contratado en la pantalla Actualizar información de incorporación de personal es un objeto MDF personalizado creado para el paso Recopilación de datos de incorporación de personal adicionales del proceso de incorporación de personal. Esto se utiliza para recopilar datos adicionales específicos de la empresa de las nuevas contrataciones que no están pensadas para formar parte del registro permanente del empleado pero que siguen siendo importantes para su empleo.
La información de la siguiente figura es un ejemplo de elementos que completaría una nueva contratación antes de su fecha de inicio.
La siguiente figura muestra un ejemplo de un conjunto de objetos MDF personalizados presentados a un nuevo empleado contratado diferente.
Con los pocos ejemplos anteriores, puede ver cómo puede aprovechar las capacidades o características existentes de los objetos MDF personalizados en SAP SuccessFactors HCM Suite.
Una vez que el nuevo empleado contratado haya completado todos los detalles necesarios para obtener información adicional, recibirá una ventana emergente. Una vez que se hace clic en el botón Continuar, el nuevo empleado contratado regresará a la página de inicio.
Ahora será el momento de que el nuevo empleado contratado firme los documentos en DocuSign o utilizando la solución nativa e-Signature de SAP SuccessFactors.
Cuando el firmante hace clic en el enlace Revisar documento, lleva al firmante a DocuSign para aceptar la firma electrónica y crear la firma.
El nuevo empleado contratado adoptará una firma como parte de las funciones de DocuSign. Después de firmar los documentos, existe la opción de imprimirlos o descargarlos.
Este es un ejemplo de la pantalla inicial de la función SAP SuccessFactors e-Signature, una herramienta nativa de e-Signature disponible en la suite utilizada inicialmente para Onboarding.
Su guía de incorporación de personal
- En la página de inicio, la tarjeta Para usted hoy contendrá un enlace a Su guía de incorporación del personal; la lista de verificación de incorporación del personal incluirá información generada a partir de todas las demás tareas de incorporación del personal, como Preparar para el primer día, Personas recomendadas y Compañero especial de nueva contratación.
- Esto excluye el mensaje de bienvenida, ya que tiene su propia tarjeta de página de inicio.
Sus formularios de cumplimiento
- Esta tarjeta de página de inicio contendrá todos los formularios de cumplimiento asignados al nuevo empleado contratado según sea necesario.
- Esto también contendrá la tarea de firma electrónica para cualquier formulario de cumplimiento que necesite la firma del nuevo empleado contratado.
Después de seleccionar la tarjeta en la figura anterior, una nueva contratación verá pasos como los siguientes.
