Explicación de la depuración de datos

En SAP SuccessFactors Onboarding, puede purgar los datos capturados durante el proceso de incorporación del personal para usuarios internos y externos creando una solicitud de purga en la herramienta Gestión de retención de datos del→Centro de administración utilizando el grupo Purga de incorporación del personal de DRTM. Los usuarios internos se han convertido en empleados, mientras que los usuarios externos aún no se han convertido en empleados.

Existen tres tipos de depuración de datos:

• Purga de Incorporación del personal de Gestión del tiempo de retención de datos (DRTM): La purga de Incorporación del personal de DRTM elimina todos los datos relacionados con Incorporación del personal que se capturaron durante el proceso de Incorporación del personal.
• Purga de datos de auditoría de Gestión de tiempo de retención de datos (DRTM): La purga de datos de auditoría de DRTM elimina datos de los registros de auditoría para generar informes de auditoría de datos personales para privacidad y protección de datos. Puede utilizar DRTM para purgar datos de auditoría para usuarios externos de incorporación del personal. Al incluir usuarios externos de incorporación de personal en una solicitud de purga de datos de auditoría de DRTM, todos los datos de auditoría de los usuarios externos se pueden purgar correctamente. 
• Purga de datos maestros de Gestión de tiempo de retención de datos (DRTM): La purga de datos maestros de DRTM purga completamente usuarios inactivos y sus datos asociados basándose en un único tiempo de retención común.

Los siguientes objetos se incluyen en el tipo de solicitud de Purga de incorporación de personal de DRTM:

• Ampliación de recopilación de datos
  • Depuración de toda la información de usuario recopilada como parte de la recopilación de datos personalizados y sus notificaciones.
• Documentos
  • Se depuran las notificaciones específicas y todos los documentos de usuarios, excluidos los formularios de cumplimiento.
  • Los formularios de cumplimiento de Incorporación de personal en formato PDF no se incluyen en la Purga de incorporación de personal de DRTM. Se incluyen en la Purga de datos maestros de DRTM.
  • Se recomienda que consulte a su equipo legal antes de realizar la Purga de datos maestros de DRTM.
  • Se depuran todos los documentos del usuario y las notificaciones específicas.
• Datos de proceso y usuario
  • Purgar todos los datos específicos del usuario como Empleado, Metadata Framework (MDF), Business Process Engine (BPE) y notificaciones por correo electrónico.
• Tareas/Actividades
  • Se purgan los datos de actividades de nuevo empleado contratado y notificaciones por correo electrónico específicas.

SAP SuccessFactors HCM se puede configurar para buscar tipos de datos confidenciales y se puede encontrar información sobre quién accede y/o edita en los logs de lectura y modificación.

La información personal de Incorporación del personal depende de la estructura de datos de Employee Central para determinar qué datos se consideran confidenciales y se mostrarán en los registros de acceso de lectura o de modificación.

Otros datos de Incorporación de personal, como datos de nuevo empleado contratado, extensiones de recopilación de datos o documentos, se utilizarán en otro conjunto de auditorías de lectura/cambio.

Los formularios de cumplimiento se incluyen en los logs de lectura y modificación, pero se limitarán a formularios que solo contienen datos personales confidenciales.

Con la herramienta de autoservicio Actualización de instancia, puede optar por anonimizar campos de datos específicos de Incorporación del personal seleccionando la opción Anonimizar campos selectivos o Anonimizar todos los campos admitidos en el campo Anonimizar información confidencial.

Campos de incorporación de personal disponibles para anonimización:

• Correo electrónico
• Destinatario
• Ver correo electrónico
• Anexos
• Argumento de correo electrónico
• Correo electrónico principal de RCM
• Asunto

Datos de incorporación de personal eliminados en el sistema de destino:

• Datos de conformidad
• Recordatorios por correo electrónico
• Datos de lista de tareas de Incorporación de personal y Salida de personal

• SAP SuccessFactors Onboarding permite purgar datos para usuarios internos y externos mediante la herramienta Gestión de retención de datos en el Centro de administración.
• Hay tres tipos de purga de datos disponibles: Purga de Incorporación del personal de DRTM, Purga de datos de auditoría de DRTM y Purga de datos maestros de DRTM.
• Los objetos, documentos y datos de usuario específicos se purgan según el tipo de solicitud Purga de incorporación de personal de DRTM.