データパージの説明

SAP SuccessFactors Onboarding では、DRTM オンボーディングパージグループを使用して管理センター→データ保持管理ツールでパージリクエストを作成することで、内部および外部ユーザーのオンボーディングプロセス中に取得されたデータをパージすることができます。内部ユーザーは社員に変換されましたが、外部ユーザーはまだ社員に変換されていません。

データパージには、以下の 3 つのタイプがあります。

• データ保持期間の管理 (DRTM) オンボーディングのパージ: DRTM オンボーディングパージでは、オンボーディングプロセス中に取得されたオンボーディングに関連するすべてのデータが削除されます。
• データ保持期間の管理 (DRTM) 監査データのパージ: DRTM 監査データパージでは、データ保護とプライバシーに関する個人データ監査レポートを生成するために、監査ログからデータが削除されます。DRTM を使用して、外部オンボーディングユーザーの監査データをパージすることができます。DRTM 監査データパージリクエストに外部オンボーディングユーザーを含めると、外部ユーザーのすべての監査データを正常にパージすることができます。 
• データ保持期間の管理 (DRTM) マスタデータのパージ: DRTM マスタデータのパージでは、単一の共通保持期間に基づいて、無効なユーザーとその関連データが完全にパージされます。

DRTM オンボーディングパージリクエストタイプには、以下のオブジェクトが含まれています。

• データ収集拡張
  • カスタムデータコレクションとその通知の一部として収集されたすべてのユーザー情報をパージします。
• 文書
  • 特定の通知およびコンプライアンスフォームを除くユーザーのすべての文書がパージされます。
  • PDF 形式のオンボーディングコンプライアンスフォームは、DRTM オンボーディングパージには含まれません。これらは DRTM マスタデータのパージに含まれています。
  • DRTM マスタデータのパージを実行する前に、法務チームと相談することをお奨めします。
  • すべてのユーザーのドキュメントおよび特定の通知が消去されます。
• プロセスおよびユーザデータ
  • 社員、メタデータフレームワーク (MDF)、ビジネスプロセスエンジン (BPE)、電子メール通知などのすべてのユーザー固有データをパージします。
• タスク/活動
  • 新規採用者アクティビティデータおよび特定の電子メール通知がパージされます。

機密データタイプが検索されるように SAP SuccessFactors HCM を設定することができます。また、誰がアクセスまたは編集しているかに関する情報は、読み込みログおよび変更ログで確認できます。

オンボーディングの個人情報は、機密とみなされるデータの Employee Central データ構造に依存し、読み取りアクセスログまたは変更アクセスログのいずれかに表示されます。

その他のオンボーディングデータ (新規採用者データ、データコレクション拡張機能、文書など) は、別のセットの読み取り/変更監査で使用されます。

コンプライアンスフォームは読み込みログおよび変更ログに含まれますが、機密個人データを含むフォームのみに制限されます。

セルフサービスインスタンス更新ツールを使用して、機密情報の匿名化フィールドのオプション選択的フィールドの匿名化またはすべてのサポートされるフィールドの匿名化を選択して、オンボーディング固有のデータフィールドを匿名化することを選択できます。

匿名化に使用できるオンボーディングフィールド:

• メール
• 受信者
• 電子メールの表示
• 添付文書
• 電子メール引数
• RCM 主要電子メール
• 件名

ターゲットシステムで削除されたオンボーディングデータ:

• コンプライアンスデータ
• 備忘メール
• オンボーディングおよびオフボーディングの To-Do データ

• SAP SuccessFactors Onboarding では、管理センターのデータ保持管理ツールを使用して、内部ユーザーおよび外部ユーザーのデータパージを行うことができます。
• DRTM オンボーディングパージ、DRTM 監査データパージ、および DRTM マスターデータパージの 3 つのタイプのデータパージを使用することができます。
• 特定のオブジェクト、文書、およびユーザーデータは、DRTM オンボーディングパージリクエストタイプに基づいてパージされます。