新規採用者オンボーディングエクスペリエンスの重要なステップは、新規採用者がウェルカム電子メールを受信することです。ウェルカム電子メールは、新規採用者データのレビューステップを完了するとトリガされます。
新規採用者の外部ユーザーが作成され、ログインされます。パスワードリセットリンクが電子メールで提供され、この電子メールテンプレートをカスタマイズすることもできます。(注記: この時点では、従業員 ID も生成されます)。
SAP SuccessFactors Onboarding システムへのパスワードリセット
新規採用者がウェルカム電子メールから Reset Your Password リンクをクリックすると、以下の画面を使用して SAP SuccessFactors システムのパスワードが設定されます。
ウェルカムメッセージ
新規採用者が SAP SuccessFactors に初めてログインすると、ようこそ！下の図に示されているように、メッセージが表示されます。
ようこそ！
- ようこそ！別のホームページタイルの [本日の情報] セクションにメッセージが表示されます。新規採用者が To-Do カードからウェルカムメッセージを表示すると、ホームページに表示されなくなります。
- ようこそ！メッセージは、オンボーディングチェックリストページからも利用できます。
- 一部の特別なオンボーディングタスクは、他の新規採用者タスクとは別に表示されます。
新規採用者は、ホームページの本日の情報セクションで、必要なオンボーディングタスクを含むカードにアクセスすることができます。これにより、新規採用者のエクスペリエンスが簡略化されます。
カスタムカードを含むホームページを作成または設定して、新規採用者が開始日より前にアクセスできるようにすることができます。
注記
新規採用者は、自分に関する情報を提供カードから個人の詳細の提供タスクをクリックします。
SAP SuccessFactors Human Capital Management (HCM) ホームページに個別のカードとして表示されるすべてのオンボーディングタスクを選択すると、オンボーディングチェックリストページが開きます。
新規採用者は、拡張されたオンボーディングチェックリストページを体験して、オンボーディングタスクをより効果的に実行することができます。
SAP Companion によって有効化されるガイドツアーは、オンボーディングチェックリストページのヘッダーセクションにあるヘルプを開くアイコンから利用できます。
注記
- 個人データコレクション (個人データの提供)
- 追加データコレクション (追加データの提供)
- 電子署名の完了: 個人データコレクションまたは追加データコレクションから文書に署名
個人データコレクションステップ - 新規採用者は、オンボーディングプロセス中に必要なデータを入力します。
採用プロセスまたは応募者追跡システム (この場合は SAP SuccessFactors Recruiting) から取得されたデータは、新規採用者の個人データの提供画面に表示されます。以下の例を参照してください。
新規採用者は、採用プロセス中に収集されなかったデータ (緊急連絡先情報など) も入力します。
新規採用者は、情報をレビューおよび編集し、ドラフトを保存してから、後で送信に戻ることができます。
新規採用者は、送信された自分の個人データをオンボーディングチェックリストページで表示することができます。
新規採用者が自分の個人データをレビューし、不足している情報を更新し、オンボーディングチェックリストの個人データの提供ページで送信すると、(左側のペインの) タスクのステータスが完了に更新され、送信されたデータを読み取り専用モードで表示できるようになります。
注記
オンボーディングでの SAP Document AI
オンボーディングでは、SAP Document AI, embedded edition を使用して、アップロードされた国民 ID 文書から国民 ID データを抽出し、個人データコレクションステップでシステムにインポートすることができます。
有効化すると、SAP Document AI により、ユーザーは国民 ID 文書をアップロードするように求められます。
新規採用者は、送信前に自分の情報が正しいことを検証します。抽出エラーが発生した場合、新規採用者は送信前に正しいデータを手動で入力することができます。
SAP Document AI の詳細については、SAP Document AI の概要を参照してください。
追加のオンボーディングデータコレクションステップ - 新規採用者は、オンボーディングプロセス中に追加の詳細を提供します。
- このタスクは、同じホームページカード自分に関する情報を提供にあります。
- 追加データコレクションステップの開始ボタンを選択すると、新規採用者が完了する新しいページが開きます。
- 新規採用者がオンボーディングプロセス中に文書をアップロードできるように、添付ファイルフィールドを追加することもできます。
追加のオンボーディングデータコレクションの完了 - オンボーディング情報の更新
オンボーディング情報の更新画面で新規採用者から取得された各項目は、オンボーディングプロセスの追加のオンボーディングデータコレクションステップ用に作成されたカスタム MDF オブジェクトです。これは、正社員レコードに含めることを意図していないものの、雇用にとって引き続き重要な新規採用者から、会社固有の追加データを収集するために使用されます。
以下の図の情報は、新規採用者が開始日前に完了する項目の例です。
以下の図は、異なる新規採用者に表示される一連のカスタム MDF オブジェクトの例を示しています。
上記のいくつかの例では、SAP SuccessFactors HCM Suite でカスタム MDF オブジェクトの既存の機能を利用する方法を確認できます。
新規採用者は、追加情報に必要な詳細をすべて入力すると、ポップアップボックスが表示されます。続行ボタンをクリックすると、新規採用者はホームページに戻ります。
新規採用者が DocuSign で、またはネイティブの SAP SuccessFactors 電子署名ソリューションを使用して文書に署名します。
署名者が [ドキュメントの確認] リンクをクリックすると、署名者は DocuSign に移動して電子署名に同意し、署名を作成します。
新規採用者は DocuSign の機能の一部として署名を採用します。署名後、文書を印刷またはダウンロードするオプションがあります。
これは、SAP SuccessFactors e-Signature 機能の第一画面の例です。これは、オンボーディングに最初に使用されるスイートで利用可能なネイティブな電子署名ツールです。
オンボーディングガイド
- ホームページの本日の情報カードには、オンボーディングガイドへのリンクが含まれます。オンボーディングチェックリストには、初日の準備、おすすめのユーザー、新規採用者のバディーなどのその他すべてのオンボーディングタスクから生成された情報が含まれます。
- これには、独自のホームページカードがあるため、ウェルカムメッセージは除外されます。
コンプライアンスフォーム
- このホームページカードには、必要に応じて新規採用者に割り当てられたすべてのコンプライアンスフォームが含まれます。
- これには、新規採用者の署名が必要なコンプライアンスフォームの電子署名タスクも含まれます。
上の図でカードを選択すると、新規採用者に以下のようなステップが表示されます。
