O que são processos?
Os mapas de rota estabelecem o fluxo de trabalho e as etapas que os colaboradores seguem durante o processo de avaliação de desempenho. Os processos devem ser associados a um modelo de formulário, e vários modelos de formulário podem usar o mesmo processo. Os administradores podem criar um processo personalizado, copiar um processo existente ou adicionar um modelo editável da SuccessStore.
Criar um novo processo
- Navegue até Gerenciar processos usando a Pesquisa de ações. Clique na opção Ver a sua lista de mapas de circuito para começar a criar o mapa de circuito.
- Clique no ícone de adição verde para Criar seu próprio ou Escolher da biblioteca. Selecionar a opção Escolher na biblioteca permitirá que você crie um processo com base em alguns modelos de processo existentes na SuccessStore.
- Se você tiver selecionado a opção Criar seu próprio, precisará criar pelo menos uma etapa na Etapa de modificação. Clique no ícone de adição verde ao lado do cabeçalho Modificar etapa para adicionar sua primeira etapa. Digite um Nome da etapa e clique em OK.
- Associe uma função ou funções para definir quem terá acesso ao formulário de desempenho quando o formulário estiver nessa etapa. Clique na nova etapa e localize o campo denominado Funções com uma lista de opções. Você pode selecionar qualquer função desta lista ou adicionar funções personalizadas. As funções são discutidas em detalhes mais adiante nesta lição, mas para salvar o novo processo, você deve selecionar pelo menos uma função da lista. Crie etapas adicionais conforme necessário.
- Assim que a etapa na etapa de modificação for criada e atribuída a uma função, você poderá dar ao processo um novo título e clicar no botão Salvar no canto superior esquerdo da janela.
- De volta a Gerir mapas de circuito, o mapa de circuito criado torna-se visível na lista de mapas de circuito. Clicar no ícone "lupa" fornecerá uma visualização do fluxo de trabalho desse processo.
Modificação do processo
Revise a tabela abaixo para obter uma descrição de cada coluna na página de introdução principal depois de navegar para Gerenciar processos.
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Nome | Clique na rota para fazer quaisquer edições, ou passe o mouse sobre o spyglass para ver um resumo rápido dos passos dentro da rota. |
| Ativo | Marcar um processo como ativo ou inativo. Os processos inativos não podem ser selecionados ao anexar uma rota a um formulário de desempenho. |
| Descrição | Se uma descrição tiver sido adicionada para esse processo, ela ficará visível aqui. |
| Atualizado em | Quando a última atualização foi feita para o processo. |
| Modelos relacionados | Quantos modelos estão atualmente ativos e usando um processo específico. Vários produtos no SAP SuccessFactors usam processos, portanto, esses modelos não são exclusivos de formulários de desempenho. |
Etapas do processo
Uma etapa especifica o tipo de ação que os empregados podem realizar. Os formulários passam por três etapas principais: Modificar, Assinatura e Conclusão. Cada fase pode incluir várias etapas. Por exemplo, você pode especificar duas etapas em uma Etapa de modificação: uma Etapa de planejamento, que permite que os funcionários revisem e atualizem o conteúdo do formulário, e uma Etapa de revisão, que permite aos funcionários avaliar o conteúdo no formulário.
Em cada etapa, você pode adicionar uma etapa ao workflow. Você também pode reordenar as etapas em seu workflow. No entanto, a etapa de assinatura é sempre a etapa antes da conclusão. Você também pode editar qualquer etapa no workflow clicando no nome dessa etapa.
- Na Etapa de Modificação, você pode adicionar etapas em que várias funções estão envolvidas na edição do formulário, seja fornecendo uma classificação de desempenho em metas e/ou competências, adicionando comentários a metas e/ou competências, ou graduando e comentando metas e/ou competências.
- No Estágio de assinatura, você pode adicionar etapas em que várias funções estão envolvidas na assinatura do formulário de desempenho. Os signatários do formulário também podem adicionar um comentário juntamente com sua assinatura eletrônica.
- Na Fase de conclusão, você pode modificar o Nome da etapa e selecionar Copiar funções, que determinam quem é copiado no formulário quando ele é concluído.
Etapas do processo
Utilizando etapas em cada etapa, você especifica quais empregados recebem o formulário e o que se espera que o empregado realize. Na Etapa de modificação, você pode editar o Nome da etapa, a Descrição da etapa, o Tipo de etapa, as Funções do revisor e as Datas.
- Nome da etapa: nome exibido no processo em um formulário.
- Descrição da etapa: descrição que os usuários finais veem no cartão de interação da página inicial. A descrição fornece mais contexto sobre a etapa. Se esse campo for deixado em branco, o Nome da etapa será usado para o cartão de engajamento.
- Funções do revisor: funções associadas aos colaboradores quando eles são adicionados ao sistema SAP SuccessFactors. O processo definido usará as funções atribuídas a esses usuários para determinar para quem enviar o formulário de processo. As funções padrão incluem Empregado, Gerente, Gerente de 2º nível, Primeiro gerente da hierarquia, Todos os gerentes da hierarquia, Representante de RH, Gerente do representante do RH ou um Usuário específico. Você também pode definir uma função personalizada.
- Data de início: quando uma etapa começa.
- Data de saída: o formulário não pode ser concluído até esta data.
- Data de vencimento: a data de vencimento da etapa.
- Impor data de início: para bloquear o formulário em um modo somente leitura até que a data de início seja atingida. Os usuários não podem editar o formulário até a data de início especificada.
- Envio automático na data de vencimento: para encaminhar automaticamente o formulário para a próxima etapa na data de vencimento.
Modificar um processo
Depois de adicionar um processo, abra o itinerário para definir um nome e uma descrição. Para adicionar outras etapas ao processo, clique no sinal verde mais na seção Etapa no lado esquerdo da tela. Isso permite que você nomeie a nova etapa e a adicione a uma fase.
Depois de adicionar uma nova etapa, você pode excluir ou mover a etapa dentro da etapa. Para modificar a ordem das etapas, passe o mouse sobre uma etapa e arraste os seis pontos que aparecem à esquerda para o local onde você deseja colocar a etapa.
Selecione uma etapa para definir o nome, a descrição, o tipo de etapa, as funções e as datas. Os tipos de etapa permitem configurar quantos usuários estão envolvidos nessa etapa antes de passar para a próxima etapa do processo.
- Função individual: atribui o formulário a um único usuário antes de passar para a próxima etapa.
- Iterativo: dentro da etapa, o formulário faz loop entre duas ou mais pessoas antes de passar para a próxima etapa. Com etapas iterativas, é possível identificar um usuário de entrada e um ou mais usuários de saída.
- O usuário de entrada indica quem recebe primeiro o formulário.
- O usuário de exit indica quem está atribuído para encaminhar o formulário para a próxima etapa.
- Colaborativo: com este tipo de etapa, o formulário está dentro da caixa de entrada de todos os participantes da etapa colaborativa ao mesmo tempo. No entanto, somente um usuário pode fazer edições de cada vez. Se o formulário estiver sendo editado por uma das etapas colaborativas, participantes ou se não tiver sido fechado usando o botão Salvar e fechar e outro participante tentar abrir o formulário, será apresentada uma mensagem de bloqueio ao usuário. O período de bloqueio é de 60 minutos.
Com etapas colaborativas, também é possível definir um ou mais usuários de saída, mas não há necessidade de usuário de entrada.
Para fins de teste, não é recomendado definir datas de início, de término e de vencimento no processo. Em um ciclo de desempenho em tempo real, essas datas são muito úteis para gerenciar o processo e manter todos os funcionários na mesma programação.
Se a caixa Forçar data de início estiver marcada, o formulário não estará disponível para edição pelos usuários até que essa data seja atingida. Se a caixa Envio automático na data de vencimento estiver marcada, o formulário será enviado automaticamente para a próxima etapa do processo nessa data, independentemente de as classificações terem sido concluídas ou não.
Cuidado
Lembre-se de salvar seu trabalho antes de sair de Gerenciar processos.
Após os campos de início, edição e data de vencimento, existe um link para Mostrar opções avançadas. Você pode usar essa área para editar o texto exibido quando um usuário passa o mouse sobre uma etapa do processo com um cursor ou para fornecer texto que o usuário verá ao empurrar o formulário de uma etapa de rota para a próxima. Você também pode marcar a caixa para o Lembrete da etapa de saída. Esse recurso permite que um administrador configure uma mensagem usando um editor de rich text que será exibido ao usuário final como uma janela pop-up quando o usuário tentar sair da etapa. Embora semelhante ao Texto de saída da etapa, o Lembrete de saída da etapa é mais versátil porque o editor de rich text permite opções adicionais de formatação de texto e suporte para hyperlinks.
Ao concluir uma revisão de desempenho, o usuário final pode visualizar o processo no formulário de desempenho. O usuário pode ver quem é o próximo destinatário do formulário e pode encaminhar o formulário para a próxima etapa quando tiver concluído a revisão.
