Gerenciamento do processo do ciclo de desempenho

Os usuários acessam o menu Gerenciamento de desempenho em Início→Desempenho, que é referido como página Meus formulários.

As seguintes ações podem ser concluídas a partir desta página:

• Acesse seus formulários em andamento a partir de sua caixa de entrada sempre que for necessária uma ação do final na Etapa atual do formulário.
• Ver os seus formulários em curso na pasta Em curso, que pode estar num passo diferente do mapa de circuito, e a ação já foi tomada num passo anterior.
• Acesse a pasta Concluídos para ver todos os formulários preenchidos.
• Crie pastas para organizar seus formulários concluídos a partir do link Gerenciar pastas na parte inferior esquerda da tela ao lado do ícone de roda.
• Selecione os filtros de pesquisa a serem exibidos.
• Personalize quais filtros padrão e personalizados estão disponíveis para os usuários finais por meio de permissões baseadas em função (RBP).
• Use os botões Enviar para a próxima etapa e Enviar para a etapa anterior para encaminhar vários formulários em massa de uma só vez. Essas ações exigem as permissões Encaminhamento em massa de documentos e Retorno de documento de envio em massa, concedidas em permissões baseadas em função e localizadas na categoria Gerenciar documentos.

  Dica

  Os administradores podem encaminhar até 5.000 formulários de uma só vez. Se mais de 20 formulários forem selecionados ou o usuário tiver outras operações de encaminhamento em andamento, uma tarefa agendada de desempenho de encaminhamento em massa e formulários 360 usando a caixa de entrada de formulários será criada para lidar com a solicitação.
• Criar novos formulários individualmente - selecione o botão Criar formulário. Esta opção requer a permissão para criar formulários concedida em Permissões baseadas em função e localizada na categoria Permissão de usuário geral. As opções disponíveis para criar um formulário podem depender de:
  • Quais modelos são selecionados na permissão RBP Permissão para criar formulários.
  • Os Objetivos padrão definidos em Configurações do modelo de formulário para cada modelo. Por exemplo, um gerente pode ser capaz de criar um novo formulário para seus subordinados diretos e para si mesmo com um modelo de formulário, mas para outro, eles podem estar restritos a criar um formulário somente para si próprio.
  • A opção Permitir que o criador do formulário selecione qualquer pessoa como assunto em Configurações do modelo de formulário permitirá pesquisar além dos relatórios e selecionar qualquer pessoa na organização como assunto do formulário. Esta permissão depende da população de destino concedida para a permissão Pesquisa de usuários no RBP.

Esta captura de tela abaixo mostra a versão mais recente de Meus formulários, disponível por padrão.

Ao criar um formulário de desempenho, os usuários podem selecionar alguém de uma lista padrão ou optar por realizar uma pesquisa depois de marcar a caixa de seleção Pesquisar Entre Todos os Empregados. A configuração Permitir que o criador do formulário selecione qualquer pessoa como assunto deve ser ativada nas Configurações do modelo de formulário para que o usuário possa pesquisar entre todos os colaboradores.

Os administradores têm muitos recursos no sistema para aprovar, excluir, restaurar, encaminhar e assinar formulários durante o ciclo de avaliação. A maioria das funções discutidas ao longo desta lição são encontradas na Central do administrador, na categoria Gerenciar formulários por usuário. Você pode acessar a Central do administrador por meio da Pesquisa de ação.

Os administradores também podem automatizar o processo de encaminhamento de formulários de usuários inativos para conclusão; a ação de preenchimento automático é registrada no histórico dos formulários. Para ativar esse recurso, é necessário o seguinte:

• Ativar preenchimento automático de formulários de gerenciamento de desempenho de usuários inativos se a tarefa estiver agendada em Configurações do modelo de formulário para o modelo de formulário pretendido.
• Crie uma tarefa do tipo Preencher automaticamente formulários de gerenciamento de desempenho de usuários inativos para modelos configurados no Gerenciador de tarefas agendadas.

Quando o arquivo de dados do usuário é exportado, modificado e, em seguida, importado de volta para o sistema, o administrador tem a capacidade de definir configurações de transferência automática de gerente. Isso é especialmente útil quando os empregados mudam de função ou deixam a organização no meio de um ciclo de avaliação. Para configurar a transferência automática, navegue até Importação de empregado usando a Pesquisa de ações. Marque as caixas de seleção em Especificar opções de encaminhamento de formulário antes de carregar o arquivo de dados do usuário modificado.

As configurações do modelo de formulário permitem configurações de transferência de documentos para garantir que a avaliação de desempenho de um colaborador seja encaminhada para o gerente correto durante as alterações de função. A definição dessas configurações em Configurações do modelo de formulário verifica o encaminhamento dos formulários para o local correto. Estas configurações de transferência de documentos não são compatíveis com o Change Engine.

Configurar mecanismo de alteração permite que você especifique o que acontece com formulários de desempenho em andamento e formulários de avaliação 360 quando os dados do colaborador são alterados. Por exemplo, se um empregado se mudar para um novo departamento, uma cópia de seu antigo formulário de desempenho poderá ser encaminhada para o novo gerente após a conclusão. Para criar uma regra no mecanismo de alteração, navegue para Configurar mecanismo de alteração usando Pesquisa de ação.

• Algumas funções não são compatíveis com formulários PMv12.
• Se você quiser transferir formulários para um novo gerente sem entrada final ou preenchimento do formulário, a Transferência automática de gerente é uma escolha melhor.
• As regras do mecanismo de alteração não se aplicam se as opções de Transferência automática de gerente estiverem configuradas na importação de colaboradores.
• As regras do mecanismo de alteração também podem ser aplicadas a alterações de representantes dos RH. Para que este recurso/opção esteja disponível nas regras do mecanismo de alteração, Ativar a transferência de documentos para alteração de gerente de RH precisa ser ativado em Configurações de recursos do Cross Talent.

Muitas das seguintes ações requerem um código do documento para processar solicitações. Cada formulário criado tem um ID único atribuído ao sistema que pode ser encontrado em duas localizações.

• Navegue para Desempenho a partir do menu principal e passe o mouse sobre o ícone do círculo azul na coluna Ação de qualquer formulário. Este ícone exibe o ID do documento.
• Execute um relatório ad hoc para encontrar o ID do documento para qualquer usuário no sistema. A criação desses relatórios é discutida no próximo capítulo.

• Na página Meus formulários, os usuários podem acessar seus formulários em andamento e concluídos, criar pastas para organizar seus formulários concluídos, criar novos formulários, etc.
• Os administradores têm muitos recursos no sistema para aprovar, excluir, restaurar, encaminhar e assinar formulários durante o ciclo de avaliação – os recursos são encontrados na Central do administrador na categoria Gerenciar formulários por usuário.
• Se os dados dos colaboradores forem alterados após a inicialização dos formulários, o Configurar mecanismo de alteração permitirá que os administradores especifiquem o que acontece com os formulários em andamento.