Revisando ações do administrador para gerenciamento de formulários

Para usar campos de pesquisa avançada para localizar um formulário, navegue para Excluir formulário usando a Pesquisa de ação. A pesquisa avançada é usada para localizar documentos com base em um ou mais critérios, e o documento recuperado atende a todos os critérios especificados. Você pode excluir vários formulários de uma vez.

A eliminação de um formulário remove o mesmo do front end do sistema, mas os administradores ainda podem acessar o formulário e restaurá-lo mais tarde, se necessário. Algumas situações em que você pode excluir um formulário incluem o seguinte:

• Um colaborador não está mais ativo e você deseja remover o formulário do colaborador dos relatórios ou da caixa de entrada/pasta preenchida de um gerente.
• Os formulários foram criados incorretamente.

Você pode restaurar formulários excluídos a qualquer momento. O formulário é restaurado para o sistema na etapa de encaminhamento em que estava quando foi excluído. Exemplos de quando você restauraria um formulário incluem o seguinte:

• Um empregado sai da empresa, mas depois volta.
• O formulário foi eliminado acidentalmente.

Restaurar um formulário é muito semelhante a excluir um formulário. Para usar os campos de pesquisa avançada para localizar e restaurar um formulário, navegue para Restaurar formulários excluídos usando a Pesquisa de ação. Você pode restaurar vários formulários de uma vez.

Esse recurso permite que você mantenha o controle finito sobre quem tem acesso aos formulários. Os formulários devem ter sido inicializados e movidos por pelo menos uma etapa do processo com outro usuário para obter visibilidade. A visibilidade não pode ser removida para um usuário em si mesmo, mas se um gerente não tiver mais visibilidade do formulário de um subordinado direto após a conclusão das classificações, a visibilidade poderá ser removida. A visibilidade pode ser restaurada posteriormente, se necessário.

Este recurso é acessado a partir de Gerenciar visibilidade do documento usando Pesquisa de ação. Pesquise um documento por um usuário ou ID do documento e, em seguida, selecione o usuário cuja visibilidade foi removida ou restaurada. Você também pode procurar por formulários carregando um arquivo .csv contendo os códigos de formulário (primeira coluna, obrigatória) e a função (segunda coluna). Quando você carrega o arquivo .csv, ele valida automaticamente os formulários identificados na planilha e permite que você remova a visibilidade do documento para todos os formulários selecionados. Se você adicionar uma função (E, EM, etc.) à planilha eletrônica, o sistema valida a mesma se a função tiver visibilidade no formulário identificado. Os resultados da pesquisa não mostram formulários que não estão visíveis para a função identificada.

Os administradores podem modificar um processo de formulário durante o ciclo de avaliação com esse recurso. Para modificar um processo para formulários em andamento (formulários ativos ou formulários já iniciados), navegue até Modificar processo do formulário usando Pesquisa de ação.

Os administradores podem procurar formulários utilizando um nome de modelo de formulário, ID do documento, pesquisa de empregado ou pesquisa nas pastas de desempenho de um empregado. Você deve inserir critérios de pesquisa para ver os resultados: pesquisas em branco não são possíveis. A partir daqui, todas as funcionalidades disponíveis quando o processo foi criado inicialmente podem ser alteradas. Os formulários só podem ser modificados um de cada vez.

Para encaminhar formulários, navegue até Encaminhar formulário usando a Pesquisa de ações. Depois de selecionar um formulário, execute uma ação movendo-o para a frente ou para trás em uma ou mais etapas.

Encaminhar formulário permite que o administrador encaminhe um único formulário ou grupo de formulários da etapa de roteiro atual para qualquer outra etapa do processo.

As permissões são concedidas em Permissões de administrador→Gerenciar documentos.

• Encaminhar documento: permite o acesso à ferramenta Encaminhar formulário. Você pode controlar quais modelos estão disponíveis e para quais formulários podem ser encaminhados (uma vez que a permissão requer a população de destino, você pode configurar isso na atribuição de funções).
• Além disso, você pode controlar se os Documentos concluídos podem ser encaminhados e se a adição de etapas é permitida quando os formulários são encaminhados.

Na ferramenta Encaminhar formulário, você pode pesquisar um formulário usando o ID do formulário, o nome do modelo de formulário, o nome do colaborador ou as pastas de desempenho de um colaborador. Você deve inserir critérios de pesquisa para ver os resultados: pesquisas em branco não são possíveis.

Quando a pesquisa é efetuada por Modelo de formulário, os administradores podem selecionar vários formulários da lista de resultados de pesquisa.

Os formulários podem ser movidos para qualquer número de passos para a frente ou para trás no mapa de circuito, incluindo voltar do passo Concluído. Ao mover o formulário, o sistema pode perguntar se você deseja validá-lo ou ignorar a validação. Isso verifica se as classificações foram concluídas antes de mover o formulário para fora de uma etapa.

Os comentários também podem ser coletados para alterações. Se forem usados comentários, eles ficarão visíveis no registro de auditoria.

Os administradores também podem decidir não enviar a notificação de encaminhamento de documento quando encaminham formulários.

Você também pode usar um arquivo CSV que contém os códigos de formulário (na primeira coluna da planilha eletrônica) para procurar por formulários. O modelo pode ser baixado da ferramenta. Essa funcionalidade permite que o administrador execute ações em vários formulários, selecionando-os na lista gerada de formulários depois de carregar o arquivo CSV.

Ao optar por encaminhar o formulário com um arquivo CSV, os administradores podem avançar uma etapa no formulário, mover o formulário para uma etapa anterior ou até mesmo preencher o formulário. Os administradores também podem decidir não enviar a notificação de encaminhamento de documento.

Também pode encaminhar formulários em massa para um passo específico se utilizarem o mesmo modelo e mapa de circuito. Depois de procurar por formulários especificando o modelo ou carregando IDs de formulário e selecionando formulários de destino a partir dos resultados da pesquisa, você pode encaminhá-los em massa usando a opção Mover o formulário para uma etapa específica.

Esta função permite que um administrador encaminhe um formulário para fora da etapa de assinatura e volte para o início da etapa de modificação no processo. Somente um formulário pode ser encaminhado por vez e o ID do formulário e o nome do destinatário, ou que avaliam e adicionam comentários ao formulário, devem ser conhecidos antes de usar este recurso.

Para encaminhar os formulários da etapa de assinatura, navegue até Encaminhar formulário da etapa de assinatura usando a Pesquisa de ações. Digite a ID do documento e use o link Localizar usuário… para identificar para quem o formulário será enviado para obter classificações. Clique no botão Encaminhar Documento para encaminhar o formulário para fora da etapa de assinatura e para a etapa de modificação, onde o formulário se torna editável para o Destinatário selecionado.

Este recurso permite que os administradores assinem formulários em nome de outros usuários. O formulário deve estar na etapa de encaminhamento de Assinatura para ser assinado com êxito. Isso encaminha efetivamente o formulário para a etapa de roteiro Concluído.

Navegue para Assinar formulário usando a Pesquisa de ações para procurar por um formulário com um ID de documento e assinar.

• A eliminação de um formulário remove o mesmo do front end do sistema, mas os administradores ainda podem acessar o formulário e restaurá-lo mais tarde, se necessário.
• A página Encaminhar formulário, encontrada usando Pesquisa de ação, permite que um administrador encaminhe um único formulário ou grupo de formulários da etapa de roteiro atual para qualquer outra etapa do processo.
• Formulário de assinatura permite que os administradores procurem por um formulário com um ID de documento e assinem formulários em nome de outros usuários. Para assinar um formulário com êxito, ele deve estar na etapa de encaminhamento de Assinatura.