Revisando teste de modelo de formulário

Nas unidades anteriores, o formulário de desempenho foi totalmente preparado e configurado e agora está pronto para ser iniciado para teste da perspectiva do usuário final. Após os formulários terem sido cuidadosamente testados, o ciclo de revisão pode ser iniciado. O início do ciclo de revisão e os métodos de modificação das informações do formulário para acomodar as alterações do empregado ou gerente são definidos e praticados por meio de exercícios nas unidades a seguir.

Testar é o processo para validar que o comportamento do sistema é o esperado. É fundamental que você teste seu modelo antes de iniciar formulários para usuários individuais. Há muitos lugares onde pequenos erros podem ser feitos ao criar o formulário. Ao executar um lançamento de teste, você pode interceptar e corrigir os erros antes do lançamento completo. O teste envolve tomar o formulário por todo o processo para garantir que todas as etapas e seções funcionem como esperado.

Antes de iniciar o ciclo de desempenho oficial, revise a seguinte lista de verificação:

Preparando informações do sistema:

• Revisar configurações da política de senhas
• Modificar configurações de logotipo e sistema da empresa
• Revisar bibliotecas de competências
• Atribuir competências específicas da função a funções/códigos do cargo

Preparando dados do usuário:

• Verificar dados do usuário
• Delegar permissões quando aplicável

Gerenciar formulários e metas:

• Criar um novo plano de metas
• Revisar/ajustar processo
• Revisar/ajustar escala de classificação
• Criar um novo formulário de desempenho
• Ajustar configurações do modelo de formulário (opcional)

Iniciando o processo de revisão de desempenho:

• No momento apropriado, crie formulários em massa
• Gerenciar formulários usando recursos de exclusão, encaminhamento e restauração de documentos excluídos

Manutenção atual:

• Redefinir senhas do usuário/enviar notificação por e-mail do sistema
• Modificar informações do usuário
• Definir status do usuário
• Transferência de documentos (administrador de modificações e documento de mudança)

Quando um formulário está pronto para ser lançado, o administrador inicia os formulários para toda a organização, ou grupos de usuários, a partir da opção Iniciar formulários. Existem seis etapas para iniciar o formulário:

1. Defina a data de lançamento (Programação única ou recorrente).
2. Defina o período de revisão.
3. Selecione os colaboradores.
4. Editar texto, área de texto e campos de seleção personalizados (isso só está disponível se esses campos personalizados tiverem sido configurados no modelo).
5. Revise o resumo.
6. Selecione Iniciar e OK para confirmar e iniciar formulário(s).

No menu de navegação principal, navegue até Iniciar formulários usando Pesquisa de ação. Verifique se Gerenciamento de desempenho está selecionado como o tipo de formulário e selecione um modelo de formulário na lista de opções. Somente os formulários ativos são visíveis na lista. Você vê um resumo do formulário, incluindo a descrição, a data da última modificação, as seções, o processo e a escala de classificação do formulário.

Depois de selecionar o formulário correto, ele pode ser iniciado imediatamente em uma data futura ou em uma programação recorrente de sua escolha.

• Agora: inicie o(s) formulário(s) imediatamente após a conclusão do processo.
• Mais tarde: agende o lançamento para uma data específica no futuro.
• Programação recorrente: inicie o formulário em uma programação baseada na data de contratação do colaborador, no aniversário do trabalho (com base na data de contratação) ou em cada X números de meses (um mês, 3 meses, 6 meses ou um ano), independentemente da data de contratação. Além disso, uma data deve ser selecionada para iniciar a programação recorrente.

Você pode definir datas específicas para o período de avaliação e a data de vencimento para os formulários preenchidos. As configurações do período de revisão incluem as seguintes tarefas:

• Datas configuradas para o formulário: esta opção ficará acinzentada a menos que datas específicas tenham sido configuradas. Essas datas são extraídas das Configurações do modelo de formulário, se configuradas.
• Último ano civil: o ano anterior é listado.
• Este ano civil: o ano corrente é listado.
• Personalizado: selecione a data inicial e final para o período de avaliação.
• Data de vencimento para formulários preenchidos: esta é a data até a qual os usuários serão lembrados de preencher os formulários.

Selecione um colaborador ou grupo de colaboradores que receberá o formulário para preenchimento. Estão disponíveis as seguintes configurações de empregado:

• Todos os colaboradores ativos/inativos: selecione esta opção para selecionar todos os colaboradores.

  Nota

  Se você não conseguir ver "Todos os colaboradores ativos", significa que Ocultar opção "Todos os colaboradores ativos/inativos" no assistente Iniciar formulários está ativada em Gerenciar funções de permissão→Permissão de usuário→Permissão de usuário geral para sua função. Você pode verificar em Exibir permissão do usuário para procurar todas as permissões e funções atribuídas ao seu administrador e verificar a partir de qual função essa configuração está habilitada.

• Um colaborador: insira o nome do colaborador e selecione o colaborador na lista. Clique em Adicionar outro para selecionar um empregado adicional.
• Grupo de colaboradores: encontre colaboradores selecionando um grupo dinâmico, carregue o arquivo CSV ou por filtro.

  Grupo dinâmico: você pode escolher qualquer grupo existente ou criar um novo imediatamente.

  Nota

  Grupos compartilhados também podem ser utilizados ao iniciar formulários. Os grupos compartilhados são compartilháveis e dinâmicos (criados por um administrador e usados por outro) e também podem incluir usuários inativos. Esses grupos são atualizados em Gerenciar grupos de empregados.

  Para utilizar grupos compartilhados ao iniciar formulários, a configuração de back-end precisa ser feita por um consultor.
• Carregar um arquivo CSV: você pode carregar um arquivo CSV com uma lista de códigos de usuário aos quais deseja atribuir o formulário. Além disso, você pode baixar um modelo que só utiliza uma coluna.
• Localizar colaboradores por filtros:
  • Clique no botão Selecionar critérios e selecione Departamento, Divisão, Local ou Código do trabalho.

    Nota

    Os campos personalizados (custom01-custom15) podem ser incluídos como filtros adicionais com a assistência de um consultor ou a partir da ferramenta Gerenciar configuração empresarial (BCUI). Você pode verificar a documentação relacionada no SAP Help Portal para mais informações.
  • Selecione os critérios apropriados e clique em Concluído.
  • Você pode selecionar Incluir colaboradores inativos.
• Selecione para visualizar a lista de empregados.
• Você pode optar por criar o formulário somente para usuários que não têm um formulário existente com uma data final entre as datas X e Y.

Esta secção no processo de lançamento só está disponível se o formulário tiver uma secção personalizada e a descrição Editar texto de introdução na criação em massa estiver ativada (encontrada nas opções avançadas da secção personalizada). Isso permite que um administrador modifique o texto de introdução para as seções personalizadas do formulário antes de iniciar os formulários. Você também verá as seções personalizadas com as quais modificou o texto de introdução, na seção de resumo.

Além disso, os campos personalizados do tipo texto, área de texto ou campo de seleção podem ser editados nesta etapa. Depende de se os elementos personalizados estão definidos no modelo de formulário e da opção Editável durante a criação em massa de formulários ser selecionada. Ele pode ser verificado a partir da seção Administrar modelos→Personalizado→Exibir opções avançadas→x Elemento(s) personalizado(s) definido(s). Clique para modificar.

Revise as informações na seção Resumo. Na seção Empregados, escolha visualizar os empregados correspondentes para garantir que os empregados corretos sejam selecionados. Ao revisar o Resumo, você pode editar qualquer parte das informações do lançamento clicando em Alterar. Se você quiser modificar o modelo, selecione Modificar na seção Formulário. Isso leva você de volta para o início do processo, onde você pode selecionar Cancelar iniciar e modificar o modelo. As configurações de resumo incluem o seguinte:

• Enviar notificações por e-mail aos destinatários dos formulários: marque a caixa para enviar notificações por e-mail aos destinatários dos formulários.
• Criar cópia em andamento: marque esta caixa para adicionar uma cópia de En route do formulário na caixa de entrada do usuário.

Quando terminar de revisar o Resumo, selecione Iniciar para concluir o processo. Você recebe uma notificação de que a inicialização está em andamento.