E-Mail-Benachrichtigungen implementieren

E-Mail-Benachrichtigungen basieren auf Vorlagen. Um auf eine Vorlage zuzugreifen, wählen Sie „Admin-Center → Firmeneinstellungen → Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen". Hier können Sie ereignisgesteuerte Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren sowie die Signatur, den Nachrichtentext und andere mit den Benachrichtigungen verknüpfte Optionen bearbeiten.

Um ereignisgesteuerte Benachrichtigungen ein- oder auszuschalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Um eine Benachrichtigung für alle Benutzer einzuschalten, markieren Sie das Ankreuzfeld neben der Benachrichtigung. Um eine Benachrichtigung für alle Benutzer auszuschalten, heben Sie die Markierung des Ankreuzfeldes neben der Benachrichtigung auf.

2. Wählen Sie Benachrichtigungseinstellungen speichern.

Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, können die Benutzer sie aktivieren oder deaktivieren, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Kommunikation mit SAP-SuccessFactors-Benutzern verwalten, die das System verwenden. Sie erfahren, wie E-Mails gesteuert und E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert und deaktiviert werden. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die E-Mail zur Benutzerbenachrichtigung ändern und eine Begrüßungs-E-Mail für Benutzer senden.

E-Mail-Benachrichtigungen werden entweder durch eine automatische Systemantwort oder durch einen Administrator gesteuert.

• Ereignisgesteuerte Benachrichtigungen: Dies sind automatische Nachrichten, die durch ein Ereignis ausgelöst werden, z.B. wenn ein Formular von einer Person zu einer anderen verschoben wird. Es handelt sich hierbei um Benachrichtigungen, die von Ihrem System ohne Zutun des Administrators gesendet werden.
• Vom Administrator ausgelöste Benachrichtigungen: Diese Benachrichtigungen werden von einem Administrator gesendet. Beispielsweise ist das Senden einer Begrüßungsnachricht eine administratorgesteuerte Benachrichtigung.

Administratoren können den Inhalt von Benachrichtigungs-E-Mails aktualisieren, indem sie den Text im E-Mail-Textkörper bearbeiten. Wählen Sie den Link zu einer E-Mail-Vorlage aus, um die Details der E-Mail-Vorlage anzuzeigen und zu bearbeiten. Es ist außerdem möglich, für formularbasierte Benachrichtigungen eigene E-Mail-Textkörper pro Formularvorlage zu erstellen (z.B. für die Benachrichtigung über die Weiterleitung von Dokumenten).

Standardmäßig werden im Standardtext einer E-Mail-Benachrichtigung Variablen verwendet, um Text aus der Software abzurufen und im Textkörper der Nachricht anzuzeigen. [[SIGNATURE]] ist ein Beispiel für eine Variable. Sie können die Vorlage für die E-Mail-Signatur anpassen. Dieser Text ist dann in jeder Nachricht enthalten, in der die Variable [[SIGNATURE]] vorkommt. Die Signatur wird in die Fußzeile der E-Mail gestellt. Wenn Sie die Signatur nicht anpassen, wird die Standardsignatur im Fußtext angezeigt.

Neben dem Nachrichtentextkörper und der Signatur können Sie auch die E-Mail-Priorität ändern (z.B. eine hohe Priorität festlegen). Sie können eine andere Vorlage und eine andere Sprache auswählen und den Betreff der E-Mail ändern.

Sie können festlegen, dass Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen nicht aktivieren oder deaktivieren dürfen. Dies kann über „Admin-Center → Firmeneinstellungen → Unternehmensweite System- und Logo-Einstellungen" festgelegt werden. Markieren Sie das Ankreuzfeld neben „Über diese Option kann unternehmensweit festgelegt werden, ob E-Mail-Bestätigungen an Benutzer gesendet werden". Über diese Option kann unternehmensweit festgelegt werden, ob E-Mail-Bestätigungen an Benutzer gesendet werden. Wenn sie aktiviert ist, werden alle Benutzer per E-Mail über Prozesse informiert, die sich auf den Arbeitslauf beziehen. Wenn sie nicht aktiviert ist, kann jeder Benutzer die Benachrichtigungen individuell ein- oder ausschalten. Wenn dieses Feld markiert ist, erhalten alle Benutzer eine E-Mail zu allen Workflow-bezogenen Prozessen. Ist es nicht markiert, hat jeder Benutzer die Möglichkeit, die Benachrichtigungsfunktion zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wählen Sie unten auf der Seite Firmenspezifische Systemeinstellungenspeichern, um die Änderungen zu speichern.

Sie können Benutzern die Berechtigung erteilen, ihre bevorzugten Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen über das Menü Einstellungen auszuwählen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer entscheiden, ob sie E-Mail-Benachrichtigungen von SAP SuccessFactors erhalten möchten.

Benutzer können ihre E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren, indem sie im Namensmenü zuerst Einstellungen und dann Benachrichtigungen auswählen. Dann können sie ihre gewünschte E-Mail-Benachrichtigungsoption auswählen.

Wenn Ihr Unternehmen zulässt, dass Benutzer Benachrichtigungen in ihren persönlichen Einstellungen aktivieren oder deaktivieren, können Sie als Administrator die eigene Voreinstellung eines Benutzers für den Empfang von E-Mail-Benachrichtigungen manuell überschreiben oder die Einstellung im Namen eines Benutzers ändern.

Sie können diese Option auch für die Fehlerbehebung verwenden und Benachrichtigungen wieder aktivieren, wenn Benutzer angeben, dass sie keine System-E-Mails erhalten.

Um eine (vom Administrator ausgelöste) On-Demand-E-Mail-Benachrichtigung zu senden, wählen Sie den Link Begrüßungs-E-Mail für Benutzer senden im Abschnitt Mitarbeiter verwalten des Admin-Centers. Die Seite E-Mail-Benachrichtigung über Systemnachricht senden wird geöffnet. Die hier standardmäßig angezeigte E-Mail-Nachricht basiert auf der Vorlage Begrüßungsnachricht in den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen.

Sie können die E-Mail-Benachrichtigungsoptionen ändern, um die Informationen einzuschließen, die Sie Ihren Benutzern jedes Mal senden müssen, oder die Standardnachricht kann in den Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen geändert werden.

Diese Benachrichtigungen können an Einzelpersonen, Gruppen oder die gesamte aktive Benutzerbasis gesendet werden. Um eine Systemmeldung an einen bestimmten Benutzer zu senden, wählen Sie oben auf der Seite den Link Systemmitteilung nach Benutzer senden und dann unten Ihren Benutzer aus.

• Verwalten Sie E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungen über Einstellungen im Administrations-Center, einschließlich Nachrichtentext, Betreff und Signaturanpassung.
• Aktivieren oder deaktivieren Sie ereignisgesteuerte und administratorgesteuerte E-Mail-Benachrichtigungen, die für einzelne Benutzer oder unternehmensweit konfigurierbar sind.
• Erteilen Sie Benutzern Berechtigungen zum Anpassen von Voreinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen oder zum Überschreiben von Einstellungen als Administrator, um Probleme zu beheben.
• Senden Sie vom Administrator ausgelöste Benachrichtigungen, z.B. Willkommens-E-Mails, an Einzelpersonen, Gruppen oder alle aktiven Benutzer mithilfe vordefinierter Vorlagen.
• Verwenden Sie das Tool „E-Mail-Benachrichtigungen verwalten" für die Domänenverifizierung, die Einrichtung einzelner Absender und die sichere E-Mail-Zustellung des Systems.