Einrichten von Berechtigungen und systemweiten Funktionen in SAP SuccessFactors

Verwenden der Vertreterverwaltung

Objective

After completing this lesson, you will be able to vertreter- und Vertretereinstellungen verwalten.

Funktion und Vorteile der Verwendung von Vertretern

Die Vertreterfunktion in SAP SuccessFactors macht es möglich, dass ein Mitarbeiter im Namen eines anderen agiert. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zu dem Zeitpunkt, an dem ein Formular fällig ist, nicht verfügbar oder abwesend ist, kann ein Vertreter benannt werden, der das Formular in seinem Namen ausfüllt.

Vertreter werden von Administratoren häufig verwendet. Während der Testphase für einen neuen Prozesszyklus können Sie mithilfe von Vertretern anzeigen, wie sich die Konfiguration und Änderungen auf Formulare, Benutzer und Sichten auswirken, indem Sie Vertreter für mehrere Benutzerkonten benennen, sodass Sie sich nicht jedes Mal ab- und wieder anmelden müssen. Vertreter können auch verwendet werden, um Benutzerprobleme zu beheben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Administrator kontaktiert, weil er ein Formular nicht sehen kann, kann sich der Administrator als Vertreter dieses Benutzers benennen, um genau zu sehen, was der Mitarbeiter sieht. Darüber hinaus können Administratoren mithilfe der Vertreterfunktion Aktionen im Namen eines Mitarbeiters ausführen.

Notiz

Dieser Vertreter hat nichts mit dem Vertreter (Proxy) im SAP-SuccessFactors-Learning-Management-System (LMS) zu tun. Weitere Informationen zum Vertreter (Proxy) im LMS finden Sie in der LMS-Schulung.

Der Vertreter ist der Mitarbeiter, der im Namen eines anderen handelt; der Kontoinhaber ist der Mitarbeiter, in dessen Namen der Vertreter handelt. Beispiel: John ist im Urlaub, und Sarah wird beauftragt, in seinem Namen zu handeln. John ist der Kontoinhaber und Sarah die Vertreterin. Für ein einzelnes Konto können einer oder mehrere Vertreter zugeordnet werden, und ein Mitarbeiter kann als Vertreter für mehrere Konten zugeordnet werden. Als Administrator sind Sie wahrscheinlich der Vertreter für viele Kontoinhaber. Der Vertreter kann jedes Element, für das der Kontoinhaber eine Berechtigung hat, öffnen, anzeigen, bearbeiten und senden, als ob er der Kontoinhaber wäre.

Bereiche von SAP SuccessFactors, auf die ein Mitarbeiter als Vertreter zugreifen kann

Abhängig von den Modulen, die Ihr Unternehmen verwendet, finden Sie hier eine Liste wichtiger Bereiche, auf die der Vertreter Zugriff haben kann:

  • Alle Module
  • Gesamtes Zielmanagement
    • Private Ziele
    • Berufliche Entwicklungsplanung
  • Berichte/Dashboards
  • Employee Central
  • Nachfolgemanagement
  • Vergütung
  • Recruiting

Vertreterverwaltung zum Zuordnen und Entfernen von Vertretern

Administratoren mit Vertreterverwaltungsrechten können Vertreter über die Vertreterverwaltung oder den Vertreter-Import für jedes Konto zuordnen und entfernen. Administratoren können über die Firmeneinstellungen anderen Mitarbeitern die Berechtigung zum Zuordnen von Vertretern gewähren. Wenn dies unter „Firmeneinstellungen" zugelassen wird, können alle Mitarbeiter Vertreter für ihr eigenes Konto zuordnen.

Zuordnung von Vertretern

Administratoren können Vertreter einzeln oder zu mehreren gleichzeitig zuordnen. Administratoren sollten bei der Zuordnung von Vertretern Folgendes bedenken:

  • Der Vertreter kann alle Elemente im Konto des Kontoinhabers öffnen, anzeigen, bearbeiten und versenden.

  • Der Administrator kann festlegen, ob der Vertreter Zugriff auf die privaten Ziele des Kontoinhabers hat.

  • Wenn einem Konto mehrere Vertreter zugeordnet sind, können alle Vertreter gleichzeitig Daten bearbeiten. In diesem Fall überschreiben die Änderungen des Vertreters, der das Dokument als letzter speichert, die von allen anderen Vertretern vorgenommenen Änderungen.

  • Dem Änderungsprotokoll, das automatisch alle in SAP SuccessFactors durchgeführten Aktionen begleitet, lässt sich eindeutig entnehmen, welche Aktionen von einem Vertreter ausgeführt wurden.

  • Administratoren können einem Benutzer Vertreterrechte für bestimmte Tools oder Bereiche eines Kontos zuordnen. Darüber hinaus gibt es für Performance-Manager-Formulare eine Option zum Auswählen einer bestimmten Formularvorlage.
  • Vertreterrechte sind zeitbasiert.
Der Bereich Vertreterrechte gewähren wird im Admin-Center angezeigt.

Um den Prozess der Zuordnung eines einzelnen Vertreters über die Aktionssuche zu starten, wechseln Sie zur Vertreterverwaltung.

Geben Sie oben auf der Seite „Vertreterverwaltung" den Vertreter und den Kontoinhaber an. Wählen Sie das/die Modul(e) aus. Wählen Sie den Datumsbereich aus. Wählen Sie Speichern aus.

Zeitbasierte Vertreterzuordnungen

Standardmäßig sind Vertreterzuordnungen zeitbasiert.

Der zugeordnete Vertreter kann nur während des angegebenen Zeitraums auf das Zielbenutzerkonto zugreifen. Für neue oder vorhandene Vertreterzuordnungen wird entweder über die Vertreterverwaltung oder den Vertreterimport ein Zeitraum festgelegt. Start- und Beendigungszeiten werden in Berichten wie dem Änderungsbericht für Vertreterzuordnungsänderungen und in Storys in People Analytics angezeigt.

Start- und Beendigungszeiten basieren auf der lokalen Zeitzone des Vertreteradministrators, der sie wie im Profil angezeigt festlegt.

Notiz

Die Benutzersuche „Bevollmächtigter jetzt" schließt Vertreterzuweisungen aus, die noch nicht gestartet wurden oder in der Vergangenheit liegen. Die Dropdown-Liste für die Benutzersuche zeigt nur Kontoinhaber mit aktiven Vertreterzuordnungen an. Kontoinhaber mit Vertreterzuordnungen, die ein Startdatum in der Zukunft oder ein Enddatum in der Vergangenheit haben, werden aus den Suchergebnissen und der Dropdown-Liste ausgeschlossen.

Zeitraum ist für Vertreterzuweisungen erforderlich

Notiz

Es ist nicht möglich, ein Start- oder Enddatum hinzuzufügen, wenn ein Vertreter über die persönlichen Benutzereinstellungen zugeordnet wird. Zeiträume können nur zentral von einem Vertreteradministrator hinzugefügt werden.

Vertreter entfernen

Um einen Vertreter zu löschen oder zu entfernen, suchen Sie die vorhandene Vertreterzuordnung. Öffnen Sie dazu die Seite „Vertreterverwaltung", und geben Sie im Abschnitt „Nach vorhandenen Zuweisungen suchen" einen Benutzernamen ein. Wenn Ihnen der Benutzername nicht bekannt ist, wählen Sie Benutzer suchen..., um ihn zu suchen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, nach vorhandenen Vertreterzuordnungen zu suchen:

  • Suchen Sie nach einem Vertreter, und sehen Sie sich alle Benutzer an, auf die er Zugriff hat.

  • Suchen Sie nach einem Kontoinhaber, und sehen Sie sich alle Benutzer an, denen er zugeordnet ist.

Sobald die Suche abgeschlossen ist, kann auf die Option zum Löschen eines Vertreters zugegriffen werden.

Vertreter-Import zum Zuordnen und Entfernen von Vertretern

Zusätzlich zum manuellen Einrichten und Löschen von Vertretern können Sie eine CSV-Datei hochladen, um durch Import mehrere Vertreter zuzuordnen und zu löschen. Bevor Sie diesen Upload ausführen, vergewissern Sie sich, dass die Datei die erforderlichen Felder für diesen Prozess enthält. Um eine leere CSV-Vorlage herunterzuladen, um sicherzustellen, dass dies korrekt erfolgt, wählen Sie Aktionssuche und dann Vertreterimport.

Warn- und Fehlermeldungen werden nun sofort nach einem Upload auf der Benutzungsoberfläche für den Proxy-Import angezeigt.

Die Importdateivalidierungen werden einer entsprechenden Warnung oder einem entsprechenden Fehler zugeordnet, damit dem Benutzer genaue Meldungen angezeigt werden können. Diese Validierungen prüfen auf: Fehlende Spalten in der CSV-Datei, was zu einem Fehler führt, wenn eine Spalte fehlt. Der Standardtext 'YES' wird in der CSV-Datei für mindestens ein Modul nicht bereitgestellt, was zu einer Warnung führt. Mehrere Benutzer-IDs, die in einer einzelnen Zeile eingegeben wurden, führen zu einer Warnung. Wenn die Felder User_ID und Proxy_ID Werte in Kombination mit den Feldern Assignment_ID_UserID und Assignment_ID_Proxy ID enthalten, führt dies ebenfalls zu einer Warnung. Wenn ein Fehler auftritt, schlägt der Datei-Upload fehl. Wenn eine Warnung ausgegeben wird, wird die Datei weiterhin erfolgreich hochgeladen, aber die Proxy-Beziehung wird nicht für die Zeilen angelegt, in denen eine Warnung vorhanden ist.

Die Datei für den Vertreter-Import enthält Spaltenüberschriften für USERID, ASSIGNMENT_ID_USERID, PROXYID, ASSIGNMENT_ID_PROXYID, START_DATE(JJJJ-MM-TT hh:mm), END_DATE(JJJJ-MM-TT hh:mm), All, Remove All und einzelne Modulköpfe.

Die Proxy-Importdatei wird angezeigt.
  1. USERID: ist der durch die Benutzer-ID identifizierte Kontoinhaber.
  2. ASSIGNMENT_ID_USERID: alternative Art und Weise, wie Mitarbeiter identifiziert werden können. Um die Zuweisungskennung anstelle der Benutzerkennung zu verwenden, lassen Sie USERID leer.
  3. PROXYID: ist der durch die Benutzer-ID identifizierte Vertreter. Durch Verwendung des Zeichens | (Pipe-Symbol) zwischen den USERID-Werten der einzelnen Vertreter können einem Kontoinhaber mehrere Vertreter zugeordnet werden.
  4. ASSIGNMENT_ID_PROXYID: alternative Art und Weise, wie Mitarbeiter-Bevollmächtigte identifiziert werden können. Um die Zuordnungs-ID anstelle der Benutzer-ID zu verwenden, lassen Sie PROXYID leer.

    Muss in Verbindung mit ASSIGNMENT_ID_USERID und nicht mit USERID verwendet werden.

  5. START_DATE und END_DATE: Geben Sie mindestens ein Startdatum ein (Enddatum ist optional). Mit diesen Spalten können Sie für jede Zeile einen Zeitraum für die Vertreterzuordnung festlegen. Spalten müssen das Format JJJJ-MM-TT HH:mm aufweisen.
  6. Alle: wird verwendet, um allen Tools des Kontoinhabers in SAP SuccessFactors Vertreterrechte zuzuweisen. Geben Sie JA ein.
  7. Alle entfernen: löscht die Vertreterrechte des Benutzers für den angegebenen Kontoinhaber. Geben Sie JA ein.
  8. Werkzeugköpfe: Die verbleibenden Spalten ermöglichen die Zuordnung des Proxy-Zugriffs nach Werkzeug. Um Vertreterzugriff zu gewähren, geben Sie YES in der Spalte ALL oder in der Spalte für ein bestimmtes Tool ein. NO wird durch ein leeres Feld impliziert und nicht explizit in der Datei eingegeben. Um den Vertreterzugriff zu entfernen, geben Sie YES in der Spalte REMOVE_ALL ein.

Warn- und Fehlermeldungen für Proxy-Import

Warn- und Fehlermeldungen werden auf der Proxy-Import-UI sofort nach einem Upload angezeigt. Wenn ein Fehler auftritt, schlägt der Datei-Upload fehl. Wenn eine Warnung ausgegeben wird, wird die Datei weiterhin erfolgreich hochgeladen, aber die Proxy-Beziehung wird nicht für die Zeilen angelegt, in denen eine Warnung vorhanden ist. Die Nachrichten stellen sicher, dass Sie sofort Feedback zu allen Korrekturen erhalten, die bei ihren Datei-Uploads vorgenommen werden müssen.

Im Admin-Center wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen, Bearbeiten oder Löschen von Vertreterzuordnungen mit einer Importdatei.

Einstellungen zum Zuordnen und Entfernen von Vertretern

Ihr Unternehmen kann zulassen, dass Benutzer ihre eigenen Vertreter zuordnen, oder es kann diese Funktion sperren, sodass Vertreter nur von Administratoren zugeordnet werden können.

Dieses Steuerelement wird im Admin-Center unter „Aktionssuche → Unternehmensweite System- und Logo-Einstellungen" verwaltet. Die Einstellung heißt „Zugang zu Vertretereinstellungen für Benutzer ohne entsprechende Befugnisse deaktivieren".

  • Wenn diese Option aktiviert ist, können nur Administratoren Benutzern Vertreterzugriff gewähren und entziehen.

  • Ist sie nicht aktiviert, kann jeder Benutzer im Unternehmen seine eigenen Vertreter zuordnen und entfernen.

  • Als Administrator können Sie in diesem Fall ebenfalls Vertreterzugriff gewähren und entfernen.

Wenn die Option deaktiviert ist und Benutzer ihre eigenen Vertreter zuordnen dürfen, ruft ein Mitarbeiter die Seite zum Zuordnen und Entfernen von Vertretern über die Optionen „Einstellungen → Vertreter" im Namensmenü auf. Von hier aus kann der Mitarbeiter über die gleichnamige Option Vertreter zuordnen, damit ein anderer Mitarbeiter in seinem Namen handeln darf, oder Vertreter werden, um als Vertreter für einen Mitarbeiter zu handeln, für den ihm über die Vertreterverwaltung, den Vertreter-Import oder die Vertreterzuordnungen in den Einstellungen Vertreterzugriff gewährt wurde.

Wenn Benutzer ihre persönlichen Kontoeinstellungen verwenden, können sie beim Zuordnen eines Vertreters, der in ihrem Namen handeln soll, die Zuordnung auch auf einen bestimmten Zeitraum beschränken. Sie können ein Anfangsdatum, ein Enddatum oder beides hinzufügen, wenn sie auf der Seite Einstellungen einen Vertreter zuordnen. Der zugeordnete Vertreter kann nur während des angegebenen Zeitraums auf das Benutzerkonto zugreifen.

Viele Kunden benötigen aus Compliancegründen ein Enddatum für die Vertreterzuordnung.

Die Zuweisung eines Bevollmächtigten wird im Admin-Center angezeigt.

Bei der Auswahl von Vertreter werden wird für den Mitarbeiter ein Dropdown-Menü mit Benutzern eingeblendet, für die er als Vertreter agieren kann.

Jetzt als Vertreter agieren

Wenn in der Vertreterverwaltung das Ankreuzfeld Erweiterte Vertreterverwaltung aktivieren (jetzt als Vertreter agieren und Vertreter-Import) markiert ist, kann ein Benutzer mit Vertreterrechten auch über das Namensmenü auf Vertreter zugreifen.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Leitfaden im SAP Help Portal:

Managing and Using Proxy Assignments (Vertreterzuordnungen verwalten und verwenden)

Vertreter zuordnen und löschen

Unternehmensbeispiel

Der Vertreterzugriff kann von Administratoren oder Endbenutzern zugewiesen werden, damit Mitarbeiter Aufgaben in einer Instanz im Namen anderer Mitarbeiter ausführen können.

In dieser Übung ordnen Sie einen Vertreter zu, der im Auftrag von Manny Manager handeln soll, und legen fest, auf welche Module der Vertreter im Konto zugreifen kann. Außerdem ändern Sie die Vertretereinstellung für das Unternehmen.

ExerciseStart Exercise

Schritte

  1. Ordnen Sie einen HR-Koordinator als Bevollmächtigten zu, der im Namen des Benutzers Manny Manager handelt.

    1. Verwenden Sie die Aktionssuche, um zur Vertreterverwaltung zu navigieren.

    2. Wählen Sie im Feld Wer fungiert als Bevollmächtigter (Benutzername) die Option Benutzer suchen, und geben Sie Koordinator in das Feld für den Nachnamen ein.

    3. Wählen Sie Suchen aus.

    4. Markieren Sie den Auswahlknopf neben HR-Koordinator.

    5. Wählen Sie Benutzer auswählen.

    6. Wählen Sie im Feld Wer ist der Kontoinhaber, in dessen Auftrag der Vertreter agieren soll? (Benutzername) die Drucktaste Benutzer suchen aus, und geben Sie im Feld „Nachname" Manager ein.

    7. Wählen Sie Benutzer suchen aus.

    8. Wählen Sie Suchen aus.

    9. Markieren Sie den Auswahlknopf neben Manny Manager.

    10. Wählen Sie Benutzer auswählen.

  2. Wählen Sie aus, auf welche Module der Proxy im Auftrag von Manny Manager zugreifen kann, und definieren Sie den Datumsbereich.

    1. Aktivieren Sie auf der Seite Vertreterverwaltung unter Vertreterrechte gewähren: Berechtigungen für die folgenden Module/Registerkarten erteilen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Alle Module.

    2. Wählen Sie im Feld Start: das Datum von gestern aus, ändern Sie die Uhrzeit nicht, und klicken Sie auf OK.

    3. Wählen Sie im Feld Ende: das letzte Datum des aktuellen Monats aus, ändern Sie die Uhrzeit nicht, und klicken Sie auf OK.

    4. Klicken Sie unter den Feldern Start: und Ende: auf Speichern.

    5. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfenster auf OK.

  3. Überprüfen Sie die Vertretereinstellung für die Firma.

    1. Stellen Sie auf dem Bild Vertreterverwaltung im Abschnitt Vertretereinstellungen für die Firma ändern sicher, dass die Option Vertretersuche immer aktivieren aktiviert ist.

    2. Stellen Sie sicher, dass die Option Erweiterte Vertreterverwaltung aktivieren (Bevollmächtigter jetzt und Vertreterimport) aktiviert ist.

    3. Wählen Sie Vertreter-Einstellungen speichern aus.

  4. Testen Sie die Vertreterzuordnung.

    1. Wählen Sie im Namensmenü für HR-Koordinator die Option Einstellungen.

    2. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Proxy.

    3. Wählen Sie Proxy werden. Beachten Sie, dass die einzige verfügbare Option „Manny Manager" ist, da dies die einzige zuvor vorgenommene Vertreterzuordnung ist. Wählen Sie Start und dann Los aus.

    4. Wählen Sie das Hauptmenü aus, und beachten Sie, dass das Admin-Center nicht verfügbar ist, da Manny Manager diesen Zugriff nicht hat.

    5. Wählen Sie das Namensmenü erneut aus, und wählen Sie Einstellungen.

    6. Wählen Sie die Option Selbst werden.

  5. Prüfen Sie die Firmeneinstellungen für Vertreter.

    1. Aktionssuche unter Unternehmensweite System- und Logo-Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass die Option Zugang zu Vertretereinstellungen für Benutzer ohne entsprechende Befugnisse deaktivieren nicht aktiviert ist.

    2. Namensmenü:→Einstellungen→Vertreter: Vergewissern Sie sich, dass Sie ebenfalls mithilfe der Option Vertretereinstellungen im Namensmenü einen Vertreter zuordnen können.

  6. Löschen Sie den Vertreter.

    1. Wählen Sie Vertreterverwaltung in der Aktionssuche aus.

    2. Wählen Sie im Abschnitt „Nach vorhandenen Zuweisungen suchen" für den Kontoinhaber (Benutzername) über den Link Benutzer suchen … die Option Manny Manager aus.

    3. Wählen Sie Suche nach Vertreter aus.

    4. Wählen Sie den Namen des HR-Coordinators aus.

    5. Wählen Sie die Drucktaste Löschen aus.

Ergebnis

Sie können nun Vertreterzugriff für bestimmte Datumsbereiche verschiedenen Modulen zuordnen, diese Zuordnungen testen und einen Vertreter löschen.

Notiz

Der HR-Koordinator kann aufgrund der Berechtigung Vertreterverwaltung in RBB weiterhin Manny Manager vertreten.

Zusammenfassung der Lektion

  • Der Bevollmächtigte ermöglicht Mitarbeitern, im Namen anderer zu handeln, und bietet Flexibilität für Abwesenheiten und die Fehlerbehebung bei Benutzerproblemen.
  • Administratoren können Vertreter manuell oder über CSV-Dateiimporte zuordnen, entfernen und verwalten, um Berechtigungen und Compliance sicherzustellen.
  • Der Proxy-Zugriff kann modulspezifisch und zeitbasiert sein und eine sichere und angepasste Benutzerkontoverwaltung unterstützen.
  • Benutzer können ihre eigenen Bevollmächtigten mit optionalen Zeitraumeinschränkungen für die hinzugefügte Kontrolle zuordnen, sofern dies in den Einstellungen zulässig ist.
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