Configuración de la gestión de documentos y el almacenamiento de anexos

Las herramientas de gestión de documentos de SAP SuccessFactors permiten a los administradores gestionar anexos de documentos de forma centralizada para HCM Suite. Las personas pueden cargar documentos adjuntos en varias pantallas de SAP SuccessFactors HCM Suite, como el Perfil de candidato o el Perfil de personas. Los administradores pueden utilizar herramientas de gestión de documentos para ver y gestionar estos documentos de forma centralizada.

Como administrador, puede utilizar la página Gestionar documentos en el Centro de administración para realizar una variedad de tareas, entre las que se incluyen:

• Ver, clasificar y filtrar todos los documentos
• Ver la utilización de almacenamiento total por tipo de documento
• Descargar documentos
• Cargar documentos de la empresa
• Categorizar documentos
• Ver historial de descargas

Ejemplos de anexo

En el Perfil del candidato, se pueden cargar currículums y cartas de presentación.

En Perfil de personas, se pueden configurar bloques para campos de archivos adjuntos. Por lo general, los clientes los utilizan para pedir a sus empleados que carguen un certificado o currículum.

Los clientes utilizan la capacidad de cargar documentos en los formularios de desempeño para agregar cualquier información relevante al proceso de calificación.

Vaya a Aprovisionamiento→Configuración de la empresa y seleccione las opciones relevantes en función de sus necesidades.

• Seleccione solo Activar Administrador de archivos adjuntos para activar la gestión de documentos con almacenamiento de SAP SuccessFactors, sin la posibilidad de integración de terceros.
• Para activar las soluciones de OpenText para SAP SuccessFactors, seleccione Activar integración de OpenText además de la configuración anterior. Con ambas opciones activadas, la gestión de documentos con SAP SuccessFactors es la opción predeterminada, pero la integración de texto abierto también estará disponible para seleccionar en la herramienta Configurar gestión de documentos.

  Atención

  La activación de la integración con OpenText es una configuración para todo el sistema. Una vez habilitados, todos los documentos recién cargados se almacenan en OpenText, y esto se aplica a todos los documentos, no solo a un subconjunto (por ejemplo, países o departamentos específicos). Además, una vez que empiece a migrar documentos existentes a OpenText mediante Aprovisionamiento, este proceso es final y no se puede anular.

  La desactivación de la integración provocará la pérdida de acceso a los documentos migrados, ya que no se permite volver al almacenamiento nativo de SAP SuccessFactors. Asegúrese de que la integración de OpenText esté completamente configurada y sea correcta antes de iniciar la migración. Encontrará más información sobre la integración aquí: Configuración de la integración con OpenText

Una vez activada esta configuración, otorgue las autorizaciones necesarias en Gestionar funciones de autorización.

• Otorgue el permiso Gestionar categorías de documentos a las funciones que pueden utilizar la herramienta Gestionar documentos y buscar y ver categorías de documentos. Esta autorización sustituye la autorización Gestionar documentos antigua, que incluye acceso a todas las categorías.
• En Autorizaciones de usuario→Datos de empleado, conceda la autorización Ver para estos campos (si aún no se ha concedido a otra autorización):
  • Nombre
  • Apellido
  • Estado
  • Nombre de usuario
• Otorgue la autorización Configurar gestión de documentos a los roles que pueden configurar la integración con proveedores externos de almacenamiento en la nube.
• Otorgue la autorización de Configuración de sistema y logotipo de la empresa a las funciones que pueden configurar las opciones de archivos adjuntos de documentos y el período de retención de los documentos marcados para su eliminación.

Algunas de las conclusiones clave de esta lección son:

• Con Gestión de documentos, los administradores pueden gestionar anexos de documentos de forma centralizada y cargar documentos de la empresa, ver el almacenamiento total, categorizar y descargar documentos o ver el historial de descargas.

• Al configurar Anexo de documento por primera vez, puede seleccionar SuccessFactors como proveedor de almacenamiento de documentos y, además, activar la integración de OpenText si está disponible.