Uso de la gestión de documentos y el almacenamiento de archivos adjuntos en SAP SuccessFactors

Gestión del almacenamiento de datos

Objective

After completing this lesson, you will be able to gestionar el almacenamiento de datos.

Gestión del almacenamiento de datos

Los administradores deben tener la autorización Acceso a Gestionar almacenamiento de datos, en la categoría Autorizaciones del Centro de administración.

La autorización para acceder a Gestionar almacenamiento de datos se concede en RBP.

En Búsqueda de acciones, vaya a Gestionar Almacenamiento de datos.

Puede ver el uso total de datos y ver las distribuciones por tipo de datos o por módulo.

Gestionar almacenamiento de datos muestra las secciones Uso total y Distribución por tipo de datos.
Se muestra la página Distribución por módulo.

Puede utilizar los botones de depuración para limpiar el espacio de almacenamiento.

  • El botón Depurar de la sección Distribución por tipo de datos le dirige a la Depuración automática de datos, donde puede configurar para depurar documentos y datos de auditoría. Este botón solo está disponible cuando tiene acceso a Gestión de retención de datos.
  • El botón Purgar de la sección Distribución por módulo lo dirige a Purga manual de datos, donde puede configurar solicitudes de purga para purgar datos de módulo. Este botón solo está disponible si tiene la autorización Gestionar purga de datos→Crear solicitud de purga de datos de DRTM.

Para obtener más información, consulte la guía Implementación de la gestión de documentos y almacenamiento de anexos en el SAP Help Portal.

Configuración de parametrizaciones de anexo de documento

Los consultores de implementación pueden elegir si desean configurar esta configuración en Aprovisionamiento o desde Centro de administración→Configuración de sistema y logotipo de la empresa. Hay más opciones disponibles en el Centro de administración.

Atención

La Asignación de Almacenamiento de Adjuntos solo se puede modificar a través de la Configuración de la empresa de→Aprovisionamiento, ya que cada arrendatario del cliente incluye una asignación gratuita de 500 GB y se debe adquirir cualquier almacenamiento adicional. Encontrará más información en el siguiente KBA:2480068 - ¿Cómo solicitar almacenamiento adicional en SuccessFactors?

Las opciones de anexo de documentos solo son relevantes si utiliza SAP SuccessFactors para el almacenamiento. Si utiliza un proveedor de almacenamiento externo, como OpenText, estas opciones no se utilizan y se configuran en la aplicación de proveedor externo.

Opciones de documentos adjuntos disponibles en Configuración de la empresa

La siguiente tabla incluye todas las opciones disponibles para configurar los parámetros de Documento adjunto:

Opciones de documento adjunto

ConfiguraciónDescripciónOpcionesValor por defecto
Límite de usuario de archivo adjuntoFija el almacenamiento total máximo de anexos asignado a cada usuario individual de su sistema.Sin límite, 5 MB, 10 MB, 20 MB, 50 MB, 100 MBSin límite
Defina los usuarios que deben excluirse del límite de usuarios de archivos adjuntos (nombre de usuario separado por punto y coma). Tenga en cuenta que estos usuarios tendrán el límite de usuarios establecido en "Sin límite"Excluye a los usuarios del límite de usuarios de archivos adjuntos Nulo
Tamaño máximo de archivo adjuntoEstablece el tamaño máximo de archivo permitido de un adjunto.5 MB, 10 MB5 MB
Activar alertas para almacenamiento de archivos adjuntosActiva la opción para enviar alertas cuando se va a exceder el almacenamiento (puede definir el % en otra opción a continuación). Activado
Periodo de supervisión de la notificación de límite de archivos adjuntosPermite que los usuarios de Gestión de documentos reciban una notificación por correo electrónico cuando se supera el umbral de la asignación de almacenamiento total. Esta lista desplegable de porcentaje de umbral tiene un rango de opciones. La opción determina la frecuencia del job de supervisión que desencadena el recordatorio.1 día, 3 días, 7 días, Nunca7 días
Empezar a enviar alertas cuando el uso del almacenamiento alcance el siguiente porcentaje de la asignación totalPermite a los administradores recibir alertas de almacenamiento de adjuntos cuando se supera el porcentaje de asignación.Rango entre 50% y 98%75%
Lista de destinatarios adicionales para alertas de almacenamiento de archivos adjuntos (5 destinatarios como máximo separados por punto y coma)Permite a los destinatarios recibir notificaciones de almacenamiento de anexos.Máximo de 5 destinatarios, separados por punto y coma.Nulo
Lista de destinatarios para alertas de búsqueda de virus de archivos adjuntos (máximo 5 destinatarios separados por punto y coma)Permite a los destinatarios recibir notificaciones de búsqueda de virus de archivos adjuntos por correo electrónico.Máximo de 5 destinatarios, separados por punto y coma.Nulo

Nota

Alerta de notificación para búsqueda de virus

El Servicio de gestión de documentos ha activado las alertas de notificación para los análisis de virus realizados en los archivos adjuntos. Cuando se detecta un virus en los anexos que se cargan o descargan, se envía una notificación por correo electrónico al administrador. Esta función crea una capa adicional de conocimiento, de modo que además de que se notifique al usuario de contenido malicioso con un mensaje del sistema, también se puede notificar por correo electrónico a un máximo de 5 destinatarios.

Visualización del almacenamiento de documentos como administrador

La herramienta Gestionar documentos incluye detalles sobre las cantidades de espacio de almacenamiento de anexos utilizado y disponible en la pestaña Almacenamiento de documentos. La asignación base y el almacenamiento comprado se muestran en azul claro y hay información sobre la distribución del almacenamiento utilizado por cada tipo de documento.

Se muestra la asignación Archivo de documentos, el almacenamiento por tipo de documento, así como la asignación total permitida.

Si su instancia supera el límite de almacenamiento asignado, el almacenamiento no conforme se resalta con rayas azules oscuras y aparece un icono de advertencia junto a la barra. Cuando apunta o selecciona el icono, aparece un mensaje que indica que su almacenamiento no cumple con la cuota asignada.

La captura de pantalla muestra un ejemplo de un arrendatario con 1 TB de asignación total.

Atención

El almacenamiento de anexos de Gestionar documentos no incluye anexos para SAP SuccessFactors Learning, Onboarding 1.0 o Employee Central Payroll.

Resumen

Algunas de las conclusiones clave de esta lección son:

  • El permiso Acceso Gestionar almacenamiento de datos controla el acceso a una herramienta en la que puede visualizar el uso total y ver las distribuciones por tipo de datos o por módulo.

  • Los botones de purga se pueden utilizar según sea necesario para limpiar el espacio de almacenamiento, según el tipo de datos o el módulo.

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