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Gestión de información de usuario
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Gestión de instancias en SAP SuccessFactors
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Uso de la gestión de documentos y el almacenamiento de archivos adjuntos en SAP SuccessFactors
Comprender la privacidad y protección de datos
Comprender la accesibilidad en SAP SuccessFactors
Cómo tener éxito como consultor

Uso de actualización de instancia

Objective

After completing this lesson, you will be able to acceda a Actualización de instancia para crear solicitudes de copia completa de configuraciones entre instancias.

Herramienta de actualización de instancia

La herramienta Actualización de instancia le ayuda a crear y supervisar el estado de una solicitud de replicación de SAP SuccessFactors HCM Suite (compuesta por Employee Central, Compensation, Performance & Goals, Succession & Development y Recruiting and Management) desde la instancia de origen a la de destino.

Una actualización es el proceso de sobrescribir los datos y la configuración de una instancia con la imagen de otra instancia. Todo el contenido de la instancia de destino se sustituye permanentemente por el contenido de la instancia de origen. La instancia de origen es la instancia desde la que se copian los datos y la configuración en la instancia de destino. La instancia de destino es la instancia que requiere actualización para tener una copia exacta de la instancia de origen. Básicamente, el administrador debe tener acceso de inicio de sesión a las instancias de origen y destino.

Se muestra la Actualización del sistema fuente a destino.

Con las funciones clave de la herramienta de actualización de instancias, puede:

  • Cree una solicitud de actualización eligiendo una instancia de destino en cualquier fecha de actualización preferida futura. Inicie sesión en la instancia de origen para iniciar la herramienta Actualización de instancia a través del Centro de administración. Desde allí, puede iniciar la actualización en una instancia de destino deseada.
  • Ver el historial de todas las actualizaciones iniciadas desde la instancia de origen iniciada.
  • Ver y realizar un seguimiento del estado de una solicitud de actualización ya enviada que aún no se completó.
  • Cancele la solicitud de actualización siempre que el estado de la solicitud de actualización no sea En proceso.
  • Descargue el archivo de registro de errores como informe de auditoría para cualquier solicitud de actualización que no se haya realizado correctamente.
  • Recibir alertas de notificación por correo electrónico con estado de actualización de instancia con los siguientes pasos enviados al administrador, que inicia la solicitud.

Diferentes entornos y barandillas

Puede realizar una actualización para instancias que se encuentran en diferentes entornos.

Sin embargo, hay que tener en cuenta una barandilla importante. La actualización de instancia mediante la herramienta de autoservicio ya no se admite cuando el destino es la instancia productiva.

Se muestra el flujo de proceso de actualización en diferentes entornos.

Aspectos que debe saber antes de actualizar una instancia de destino

Antes de actualizar cualquier instancia de destino, debe tener en cuenta el impacto de los siguientes puntos en su instancia de destino:

  • Una vez que su instancia de destino se actualiza con la herramienta Actualización de instancia, no se puede revertir utilizando la herramienta. Para revertir la actualización, comuníquese con el soporte de SAP Cloud.
  • No se recomienda acceder a la instancia de destino cuando la actualización tiene el estado En curso hasta que el estado sea Completado en la fecha programada.
  • Todos los jobs de la instancia de destino permanecen intactos excepto los jobs únicos que ya se han ejecutado. Las tareas que están programadas para su ejecución después de la fecha de actualización se ejecutan según la programación. Los jobs no se copian de la instancia de origen a la instancia de destino.
  • Los registros de auditoría no se copian de la instancia de origen a la instancia de destino después de la actualización, a excepción de los registros de Employee Central e Incorporación de personal.
  • No se admite la actualización de instancia del entorno de producción al de vista previa, ya que observamos un período de restricción para la actualización de vista previa. El período de restricción es el tiempo durante el lanzamiento posterior a la versión preliminar hasta la versión de producción.
  • La herramienta Actualización de instancia admite instancias con un tamaño de esquema de hasta 750 GB.

Nota

Para obtener información específica sobre los productos de SAP SuccessFactors, consulte el siguiente recurso: Cosas que debe saber antes de actualizar la instancia de destino

Formulario de consentimiento para cada nueva solicitud de actualización de instancia

Los usuarios deben revisar y aceptar un formulario de consentimiento antes de poder iniciar una nueva solicitud de actualización de instancia. El formulario de consentimiento enumera las cláusulas y la información importante relacionada con el inicio de una nueva solicitud de actualización de instancia. La información visualizada en el formulario de consentimiento hace que los usuarios conozcan completamente los términos y condiciones antes de continuar iniciando la solicitud.

Consejo

El siguiente recurso incluye los detalles y preguntas frecuentes sobre la herramienta de actualización de instancias:

2791468 - Herramienta de actualización de instancia para HCM BizX y LMS | Guía y preguntas frecuentes que deben conocerse

Activación de la herramienta de actualización de instancias

Requisitos previos para la herramienta de actualización de instancias

Las instancias de origen y destino deben estar activadas con las siguientes funciones desde Configuración de la empresa paraProvisioning.

  • Activar actualización de instancia: requiere "Activar objetos genéricos" y "Activar el administrador de archivos adjuntos". Esta opción activa la herramienta de actualización de instancias en su sistema. Además, hay una subopción Activar herramienta de actualización de instancia para SAP SuccessFactors Learning que permite actualizar SAP SuccessFactors Learning de forma independiente o junto con la solución SAP SuccessFactors HCM.
  • Activar motor de proceso de negocio

Autorizaciones

Se necesitan varias autorizaciones para utilizar la herramienta de actualización de instancias y crear solicitudes.

Herramienta de actualización de instancias - Autorizaciones RBP

Categoría de autorizaciónAutorización
Gestionar actualización de instancia
  • Gestionar actualización. Permite crear una solicitud de actualización, ver el historial y realizar un seguimiento de la solicitud
  • Ver solicitudes de actualización. Otorga acceso restringido de la herramienta al usuario. Los usuarios pueden ver el historial y realizar un seguimiento de la solicitud, pero no pueden crear una solicitud de actualización.
Metadata FrameworkAcceso de administrador a la API de OData de MDF
Gestionar herramientas de integraciónTodos los permisos
Gestionar motor de proceso de negocioTodos los permisos

Otras consideraciones antes de crear una nueva solicitud de actualización de instancia incluyen:

  • Tanto la instancia de origen como la de destino deben estar presentes en el mismo centro de datos.
  • No se están realizando cambios de implementación continuos en su instancia de destino por parte de sus propios equipos de implementación internos, socios externos o SAP SuccessFactors Professional Services.

Aprenda a crear una solicitud de actualización de instancia

Cree una solicitud para una nueva actualización de instancia de una instancia de origen a una instancia de destino seleccionada.

Pasos

  1. Vaya al Centro de actualización de instancia utilizando la búsqueda de acciones. Irá a una página de resumen de Gestión de instancias, donde la opción Copia completa (actualización de instancia) está seleccionada de forma predeterminada. Seleccione Siguiente para continuar.

  2. Se muestra una página Centro de actualización de instancia, con la opción para crear una solicitud nueva y verificar el derecho de actualización, así como un diagrama disponible en la opción Ver flujo de trabajo de estado para hacer un seguimiento de la solicitud e identificar el estado y el progreso de la actualización de la instancia.

    Resultado

    Aparece la página Resumen del centro de actualización de instancia.Se muestra la pestaña Resumen de la página Centro de actualización de instancia.
  3. Seleccione Crear nueva solicitud. Se muestra un diálogo de confirmación para aceptar los Términos y condiciones.

  4. En el siguiente paso, puede seleccionar el Centro de datos de destino, el Entorno de destino y el ID de empresa de destino. Sin embargo, si no hay opciones disponibles, deberá seleccionar Añadir nuevo par para configurar una instancia de destino en la que la actualización de la instancia realice una Copia completa.

    Seleccione Añadir par nuevo para empezar a añadir el ID de empresa de destino.
  5. En la ventana emergente Asistente de par de instancias, seleccione el Centro de datos de destino, el Entorno de destino y el ID de empresa de destino. Seleccione Generar token. Este token se generará y enviará a la instancia de destino.

    Añada detalles para la instancia de destino y genere un token nuevo.
  6. Inicie sesión en su instancia de destino y vaya a Gestionar actualización de instancia. Se verá una opción para Copiar token, procedente de la solicitud de emparejamiento en la instancia de origen. Seleccione el icono para copiarlo.

    Copie el token de la instancia de destino para pegarlo más tarde en la instancia de origen.
  7. Vuelva a la instancia de origen para pegar el token y completar el emparejamiento.

    Pegue el token para validar el emparejamiento de instancias.
  8. Ahora, con el nuevo emparejamiento completado, seleccione los parámetros relacionados con: Seleccione el centro de datos de la instancia de destino de la lista desplegable Centro de datos de destino.

    • Centro de datos de destino
    • Entorno de destino
    • ID de empresa de destino
    • Productos para actualizar: seleccione las opciones disponibles.
    Se muestra la pantalla Crear solicitud de actualización de instancia.
  9. Programe la actualización de la instancia seleccionando la fecha en Actualizar fecha de programación.

    Las instancias de destino se pueden actualizar de lunes a jueves de 8:00 a 8:00 en la zona horaria del centro de datos en el que se encuentran estas instancias para evitar interrupciones del servicio.

  10. Hay algunas opciones específicas para SAP SuccessFactors HCM Suite: un ID de correo electrónico en el cuadro de texto Enmascarar dirección de correo electrónico de candidatos de reclutamiento para sobrescribir o enmascarar la dirección de correo electrónico de los candidatos externos en la instancia de destino con la dirección de correo electrónico de su elección.

    • Enmascarar dirección de correo electrónico del perfil de empleado. Introduzca un ID de correo electrónico en el cuadro de texto para sobrescribir o enmascarar la dirección de correo electrónico del perfil de empleado en la instancia de destino con la dirección de correo electrónico que desee.
    • Enmascarar dirección de correo electrónico de candidato de reclutamiento.
    Se muestra la lista desplegable Anonimizar información confidencial.
  11. La última sección permite determinar qué información sensible (como sexo, fecha de nacimiento, número de la seguridad social...) debe anonimizarse en la instancia de destino. Existen tres opciones posibles:

    • No anonimizar
    • Anonimizar campos selectivos: si selecciona esta opción, puede descargar una plantilla, seleccionar Sí/No para anonimizar los campos y cargarla de nuevo en la solicitud.
    • Anonimizar todos los campos admitidos
    Ejemplo de plantilla de anonimización de datos.
  12. Seleccione Enviar. Aparece un mensaje emergente que indica que la actualización se ha programado correctamente.

    Mensaje de confirmación cuando se envía la solicitud de actualización de la instancia.
  13. El estado de la solicitud se puede seguir en el Centro de actualización de instancia. Una vez que la solicitud comienza en la fecha/hora programada, puede tardar hasta seis horas en completar la actualización.

    Resumen de la solicitud, incluido el estado actual.

    .

    Atención

    Si la solicitud de actualización de instancia para la solución SAP SuccessFactors HCM o SAP SuccessFactors Learning, o una combinación de la solución SAP SuccessFactors HCM y los productos SAP SuccessFactors Learning falla, la siguiente actualización se bloquea hasta que la aplicación fallida se restablezca a su estado original. Póngase en contacto con SAP Product Support para restaurar la aplicación fallida a su estado original, después de lo cual podrá actualizar su instancia de destino utilizando la herramienta Actualización de instancia.

Funcionalidad de reintento para solicitudes de actualización revertidas

Si una solicitud de actualización de instancia se ha revertido por cualquier motivo, estará disponible una opción de reintento en la herramienta Actualización de instancia para reiniciar la actualización.

  • La opción Reintentar solo está disponible para solicitudes de actualización en las que el estado global de la solicitud está marcado como Anulada. Es decir, todas las aplicaciones incluidas en la solicitud de actualización deben haberse revertido para que la opción Reintentar esté disponible. Por ejemplo, si envía una solicitud de actualización para la suite de SAP SuccessFactors HCM y SAP SuccessFactors Learning, y solicita la anulación de ambas aplicaciones, el sistema permitirá que se vuelva a intentar. Sin embargo, si solo se revierte una aplicación (por ejemplo, se completa la suite de SAP SuccessFactors HCM y se revierte SAP SuccessFactors Learning), no se permite volver a intentarlo. En los casos en los que la actualización implica una única aplicación, puede iniciar un reintento si se anula el estado de la aplicación.
  • Se permite un máximo de un reintento para una solicitud de actualización revertida. Si el reintento falla, debe crear una solicitud de actualización manual.
  • La opción de reintento está disponible durante 14 días después de la anulación inicial. Después de este período, la opción se elimina para evitar cualquier impacto en las solicitudes de actualización subsiguientes.
  • Cuando una solicitud de actualización se ve afectada por un problema temporal, el sistema fija el estado de la solicitud en Retenido. SAP SuccessFactors intenta resolver el problema en un plazo de 48 horas. Si el problema se resuelve correctamente dentro de este período, el estado cambia a Listo para reintentar y la opción Reintentar estará disponible en el menú Acciones. Sin embargo, si el problema permanece sin resolver después de 48 horas, el estado cambia a Revertido. En estos casos, puede crear un ticket de soporte para solicitar una actualización manual.
  • La solicitud de actualización de instancia revertida se puede reiniciar con la opción Reintentar disponible.

Resumen

Algunas de las conclusiones clave de esta lección son:

  • La herramienta Actualización de instancia permite crear y supervisar el proceso de sobrescritura de los datos y la configuración de una instancia con otra (copia completa). Todo el contenido de la instancia de destino se sustituiría permanentemente por el contenido de la instancia de origen.

  • La actualización no se puede revertir a menos que se ponga en contacto con el soporte de SAP y no se admita desde el entorno de producción al de vista previa en cumplimiento de los períodos de la versión.

  • Los clientes deben revisar y aceptar un formulario de consentimiento antes de que se pueda iniciar una actualización de instancia.

  • Las direcciones de correo electrónico de Perfil de empleado y Candidato de reclutamiento, así como parte de la información confidencial, como Sexo o Número de la seguridad social, se pueden enmascarar/anonimizar en la instancia de destino al completar una actualización de instancia.