Uso de la gestión de documentos

Los módulos de SAP SuccessFactors utilizan varios tipos de documento predefinidos dentro de sus sistemas. Puede encontrar una lista de todas las categorías de documento predefinidas disponibles en la sección Asignación actual entre las categorías de documento predefinidas y los tipos de entidad disponible aquí: Implementación de la gestión de documentos y almacenamiento de anexos

Para localizar todas las categorías de documento que existen para su empresa, vaya a Gestionar documentos y seleccione la ficha Categorías de documento.

Cualquier documento que no tenga una categoría asignada aparecerá como Sin categoría. Se pueden crear categorías personalizadas según sea necesario para clasificar estos documentos.

Al acceder a Gestionar documentos, se muestra una lista de los documentos disponibles en la pestaña predeterminada Documentos. Por defecto, los documentos se clasifican por la fecha de la última modificación, de la más reciente a la más antigua. Puede ver información sobre el archivo y sobre la última persona que lo modificó.

Los administradores pueden realizar algunas acciones en la pestaña Documentos:

• Descargar. Desde la lista de documentos, puede seleccionar uno o varios y descargarlos en el equipo local. El archivo se descargará en formato .ZIP.
• Descargar desde la nube. Esta opción permitirá descargar documentos en masa en una ubicación SFTP. Se abrirá una pantalla para proporcionar los detalles sobre los documentos para descargar y un enlace Crear configuración de destino se redirigirá al Centro de seguridad, donde un administrador puede crear una configuración de destino con los detalles de la cuenta SFTP.

  Cuando solicita una nueva descarga, los anexos se descargan sin conexión y se comprimen en un archivo .zip. Cada archivo .zip descargado contiene hasta 1000 archivos. Por lo tanto, dependiendo del tamaño de las descargas, su sistema podría contener varios archivos .zip y cada archivo .zip contiene un archivo de metadatos correspondiente que describe el contenido de cada archivo .zip. Estos archivos se muestran en su ubicación SFTP.

  Al seleccionar Ver historial de descargas, puede seleccionar Ver detalles para cada una de sus descargas. Si selecciona Ver detalles, accederá al Administrador de ejecuciones, donde puede ver los detalles de estado de sus descargas.

  Nota

  Puede programar hasta 50 GB por solicitud de descarga en masa.
  
• Filtro. Los documentos se pueden filtrar por Tipo de documento, Estado, Nombre, Cargado por o Tamaño del documento.
• La opción Filtros avanzados incluirá el propietario del documento, la categoría de documento, el ID de entidad o el tipo de entidad. Para filtrar por tipo de documento, primero debe seleccionar un tipo de entidad. Las categorías de documento varían para cada entidad.
• Ver opciones. Con esta opción, puede controlar cómo se deben visualizar los resultados o qué columnas deben aparecer con los atributos del documento.
• Cargar. Los documentos se pueden cargar con esta opción.

Puede utilizar la función Enlaces de contenido público para cargar archivos y generar URL de acceso público directamente desde el Centro de administración. Esta capacidad simplifica la forma en que los activos, como logotipos, PDF e imágenes, se alojan y comparten en SAP SuccessFactors.

El permiso necesario para acceder a Enlaces de contenido público se concede en Administrador Permisos→Centro de administración Permisos→Contenido estático Alojamiento de archivos . Hay dos subpermisos Cargar y Sustituir. El permiso de carga en implícito al activar el alojamiento de archivos de contenido estático y, además, el permiso para sustituir permitiría a los administradores actualizar el contenido de un enlace público existente sustituyendo el archivo cargado.

Las notificaciones por correo electrónico deben estar activadas para que el administrador cargue el archivo. Si el correo electrónico está desactivado, el enlace público solo aparece una vez en el diálogo de confirmación y no se puede recuperar más tarde.

Para asegurarse de que los correos electrónicos estén activados, vaya a Centro de administración→Cambiar notificación por correo electrónico de usuario y verifique que la notificación por correo electrónico esté activada para el usuario. Además, el usuario administrador no debe optar por no recibir notificaciones por correo electrónico (se puede marcar en Configuración→Notificaciones→Sí, enviarme notificaciones por correo electrónico).

Para cargar, vaya a Enlaces de contenido público y seleccione un archivo. El nombre de archivo solo puede contener letras, números o guiones bajos (sin caracteres especiales). Los tipos de archivo permitidos son:

• mp4 (hasta 100 MB)
• jpg/jpeg/png (hasta 1 MB)
• pdf/doc/docx/ppt/pptx/csv/xls/xlsx (hasta 10 MB)

Puede seleccionar Sustituir archivo existente si tiene permiso para sustituirlo. Si es así, debe indicar la URL pública del archivo que se va a sustituir.

Confirme que el archivo cargado se utilizará para la suscripción activa al Servicio Cloud y acepte los términos y condiciones.

Al seleccionar Cargar, se debe aceptar un diálogo de confirmación. Una vez cargado el archivo, se genera el enlace público y se puede compartir. También se envía al correo electrónico del administrador.

Algunas consideraciones al utilizar esta herramienta:

• No se puede acceder a esta función cuando actúa como proxy. Solo la sesión del usuario que ha iniciado sesión permite el acceso a la herramienta Enlaces de contenido público.
• Estos archivos se entregan a través de la red de entrega de contenido Akamai y pueden almacenarse fuera de los centros de datos de SAP.
• Esta función está pensada solo para contenido estático no sensible. Evite cargar archivos que contengan información confidencial o personal.
• Actualmente, no es posible eliminar los archivos cargados. Una vez cargados, los archivos siguen siendo accesibles a través de su enlace público. Si un archivo se ha cargado por error, se puede sustituir por un archivo nuevo o vacío.

Algunas de las conclusiones clave de esta lección son:

• SAP SuccessFactors utiliza categorías de documentos predefinidas vinculadas a tipos de entidad como Usuario, Persona, Candidato o Requisiciones de personal. Cualquier documento que no pertenezca a las categorías predefinidas será Sin categoría. Los administradores pueden crear categorías personalizadas para clasificarlas según corresponda.
• Desde Gestionar documentos, es posible descargar una lista de documentos como archivo ZIP o descargarlos de la nube a una ubicación SFTP.
• Los administradores pueden utilizar la función Enlaces de contenido público para cargar archivos y generar URL de acceso público directamente desde el Centro de administración.