Implémentation des notifications par e-mail

Les notifications par e-mail sont basées sur des modèles. Pour accéder à un modèle, sélectionnez Centre d'administration → Paramètres de l'entreprise → Paramètres des modèles de notification par e-mail. Ici, vous pouvez activer ou désactiver les notifications déclenchées par un événement et modifier la signature, le corps du message, ainsi que d'autres options associées aux notifications.

Pour activer ou désactiver les notifications déclenchées par un événement, procédez comme suit :

1. Pour activer une notification pour tous les utilisateurs, cochez la case en regard de la notification. Pour désactiver une notification pour tous les utilisateurs, décochez la case en regard de la notification.

2. Sélectionnez Enregistrer les paramètres de notification.

Lorsque les notifications par e-mail sont activées et que les utilisateurs disposent des autorisations appropriées, ils ont la possibilité de les activer ou de les désactiver.

Cette section décrit comment gérer les communications avec les utilisateurs SAP SuccessFactors qui utilisent le système. Vous apprendrez comment les e-mails sont déclenchés et comment activer et désactiver les notifications par e-mail. Vous apprendrez également à modifier l'e-mail de notification de l'utilisateur et à envoyer un e-mail de bienvenue à l'utilisateur.

Les notifications par e-mail sont déclenchées par une réponse automatique du système ou par un administrateur.

• Notifications déclenchées par un événement : il s'agit de messages automatiques déclenchés par un événement, par exemple lorsqu'un formulaire est déplacé d'une personne à une autre. Ces notifications sont envoyées par votre système et se produisent sans aucune interaction avec l'administrateur.
• Notifications déclenchées par l'administrateur : ces notifications sont envoyées par un administrateur. Par exemple, Envoyer un message de bienvenue est une notification déclenchée par un administrateur.

Les administrateurs peuvent mettre à jour le message dans les e-mails de notification en modifiant le texte dans le corps de l'e-mail. Sélectionnez un lien de modèle d'e-mail pour afficher et traiter les détails du modèle d'e-mail. Il est également possible de créer des corps d'e-mail distincts par modèle de formulaire pour toute notification basée sur un formulaire (par exemple, la notification d'acheminement de document).

Par défaut, le texte standard d'une notification par e-mail utilise des variables pour extraire du texte du logiciel et l'afficher dans le corps du message. Par exemple, [[SIGNATURE]] est une variable. Vous pouvez personnaliser le modèle de signature d’e-mail et ce texte est inclus dans tout message utilisant la variable [[SIGNATURE]]. La signature est placée dans le pied de page de l'e-mail. Si vous ne personnalisez pas la signature, la signature par défaut du système s'affiche dans le pied de page du message.

Outre la modification du corps du message et de la signature, vous pouvez modifier la priorité de l'e-mail (par exemple, en indiquant une priorité élevée). Vous pouvez sélectionner un autre modèle, une autre langue et traiter l'objet de l'e-mail.

Vous pouvez choisir de ne pas autoriser les utilisateurs à activer et désactiver les notifications par e-mail. Cette option peut être définie via Centre d'administration → Paramètres de l’entreprise → Paramètres du système et du logo de l’entreprise. Cochez la case en regard de Cette option permet de définir si les utilisateurs recevront des notifications par e-mail à l’échelle de l’entreprise. Si la case est cochée, tous les utilisateurs recevront un e-mail pour tous les processus liés au workflow. Si elle est désactivée, chaque utilisateur peut activer ou désactiver les notifications. Sélectionnez EnregistrerParamètre système de l’entreprise en bas de la page pour sauvegarder les modifications.

Vous pouvez accorder aux utilisateurs l'autorisation de sélectionner leurs préférences de notification par e-mail à l'aide du menu Options. Si cette option est activée, les utilisateurs peuvent décider de recevoir ou non des notifications par e-mail SAP SuccessFactors.

Les utilisateurs peuvent activer ou désactiver leurs notifications par e-mail en accédant au menu Nom, en sélectionnant Paramètres, puis Notifications. Ils peuvent ensuite sélectionner l'option de notification par e-mail qu'ils préfèrent.

Si votre société autorise les utilisateurs à activer ou désactiver les notifications dans leurs Paramètres personnels, vous pouvez, en tant qu'administrateur, remplacer manuellement la préférence d'un utilisateur de recevoir des notifications par e-mail ou modifier le paramètre au nom d'un utilisateur.

Vous pouvez également utiliser cette option pour résoudre les problèmes lorsque les utilisateurs indiquent qu'ils ne reçoivent pas d'e-mails système et les réactiver.

Pour envoyer une notification par e-mail à la demande (déclenchée par l’administrateur), sélectionnez le lien Envoyer un e-mail de bienvenue à l’utilisateur dans la section Gérer les employés du Centre d’administration. La page Envoyer une notification par e-mail de message système s'ouvre. Le message par défaut affiché ici est basé sur le modèle de message de bienvenue figurant dans les paramètres des modèles de notification par e-mail.

Vous pouvez modifier les options de notification par e-mail pour inclure les informations que vous devez envoyer à vos utilisateurs à chaque fois, ou le message par défaut peut être modifié dans Paramètres des modèles de notification par e-mail.

Ces notifications peuvent être envoyées à des personnes individuelles, à des groupes ou à toute la base d'utilisateurs actifs. Pour envoyer un message système à un utilisateur spécifique, sélectionnez le lien Envoyer un message système par utilisateur en haut de la page, puis sélectionnez votre utilisateur en-dessous.

• Gérez les modèles d'e-mail et les notifications via les paramètres du Centre d'administration, y compris le corps du message, l'objet et la personnalisation de la signature.
• Activez ou désactivez les notifications par e-mail déclenchées par un événement et déclenchées par l'administrateur, configurables pour des utilisateurs individuels ou à l'échelle de l'entreprise.
• Accordez aux utilisateurs l’autorisation de personnaliser les préférences de notification par e-mail ou de remplacer les paramètres en tant qu’administrateur pour résoudre les problèmes.
• Envoyer des notifications déclenchées par l'administrateur, telles que des e-mails de bienvenue, à des individus, des groupes ou à tous les utilisateurs actifs à l'aide de modèles prédéfinis.
• Utilisez l'outil "Gérer les notifications par e-mail" pour la vérification du domaine, la configuration d'un expéditeur unique et la distribution sécurisée des e-mails du système.