Datenquelle anlegen

Mit dem Query Designer können Sie die Felder auswählen, die Sie zum Erstellen von Berichten mithilfe der Story verwenden möchten. Die Abfragen, die Sie mit dem Query Designer erstellen, werden in den Storys gespeichert und können außerhalb der Story nicht aufgerufen werden. Sie werden als Datenquellen für Ihre Story gespeichert.

Der Query Designer verfügt über eine Symbolleiste mit einem Dateiabschnitt und einem Datenabschnitt. Tools auf dieser Symbolleiste wirken sich auf die gesamte Abfrage aus. Die vier verfügbaren Werkzeuge lauten wie folgt:

• Speichern – Speichern Sie den Story-Bericht.
• Filter anlegen – Blenden Sie die Abfragefilterleiste ein/aus, die in einem späteren Abschnitt behandelt wird.
• Berechnete Spalte anlegen: Starten Sie das Dialogfeld Spaltenübersicht, das zum Verwalten ausgewählter Spalten und berechneter Spalten verwendet wird.
• Eingabeparameter anlegen: Starten Sie das Dialogfeld Eingabeparameter, das zum Anlegen von Eingabeparametern für die Abfrage verwendet wird.
• Validierung: Geben Sie Warnungen für übertragene Berichte an, deren Datenquelle die Validierungsprüfungen nicht besteht.

Nachdem Sie dem Grafikbereich eine Tabelle hinzugefügt haben, können Sie eine Tabelle auswählen, um das Aktionsmenü der Tabelle anzuzeigen. Folgende Aktionsmenüwerkzeuge sind verfügbar:

• Kopieren: Kopieren Sie eine zugehörige Tabelle.
• Zugehörige Tabellen anzeigen: Zeigt die Tabellen an, die mit der ausgewählten Tabelle verknüpft sind
• Spalten auswählen: ermöglicht die Auswahl von Spalten für die Abfrage
• Filter hinzufügen: Ermöglicht das Hinzufügen von Filtern zu Ihrer Spaltenauswahl
• Tabelle entfernen: Entfernt die ausgewählte Tabelle aus dem Grafikbereich des Query Designers.

Die Verwendung dieser Tools wird in späteren Abschnitten behandelt.

Wenn Sie eine Tabelle hinzugefügt haben, wählen Sie die einzelnen Felder aus, indem Sie die entsprechenden Ankreuzfelder neben den einzuschließenden Feldern markieren.

Um Felder aus einer einzelnen Tabelle hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Expandieren Sie das Schema, das Sie im Bericht verwenden.
2. Suchen Sie die entsprechende Tabelle.
3. Ziehen Sie die Tabelle in den Grafikbereich.
4. Wählen Sie die Tabelle im ausgewählten Datenbereich aus. Ein Aktionsmenü wird angezeigt.
5. Wählen Sie die Drucktaste Spalten auswählen.
6. Wählen Sie die Felder aus, die Sie in die Abfrage aufnehmen möchten.
7. Wählen Sie außerhalb des Bereichs Spalte auswählen, um das Fenster zu schließen.

Alternativ können Sie die Tabellen im Abschnitt Verfügbare Daten aufklappen und auf die Felder (Spalten) doppelklicken, die Sie auswählen möchten. Um zu bestätigen, ob das Feld ausgewählt wurde, prüfen Sie die Farbe des Feldnamens im Abschnitt Verfügbare Daten. Die Farbe eines ausgewählten Felds wird blau angezeigt.

Wenn Sie Ihrer Abfrage Felder hinzufügen, sehen Sie möglicherweise einige Indikatoren/Abrufe für die Felder, insbesondere:

• Sperrsymbol: Dies bedeutet, dass Sie nicht über die rollenbasierten Berechtigungen verfügen, die für den Zugriff auf die Daten in diesem Feld erforderlich sind. Sie können das Feld in der Abfrage weiterhin auswählen. In diesem Feld werden jedoch keine Daten angezeigt. Wenn andere Benutzer den Bericht ausführen, sehen sie Daten basierend auf ihren rollenbasierten Berechtigungen. Um die Einschränkung aufzulösen, prüfen und aktualisieren Sie die Datenzugriffsberechtigungen, die Ihnen für die entsprechenden Felder in diesem Modul erteilt wurden.
• Schildsymbol: Bedeutet, dass das Feld sensible Informationen enthält. Wenn Sie dem Bericht sensible Spalten hinzufügen, werden die Lesezugriffsprotokolle jedes Mal generiert, wenn jemand den Bericht verwendet (Vorschau, zeitgesteuert verarbeitet oder generiert). Sie müssen auch das Kontextfeld (z.B. Benutzer-System-ID) in den Report aufnehmen, um die Lesezugriffsprotokollierung zu aktivieren.

In vielen Fällen können Tabellen Felder mit ähnlichen Namen haben.

Unter bestimmten Umständen kann es sinnvoll sein, den Bezeichner eines Feldes zu ändern. Sie können beispielsweise die Spalte Nachname aus zwei verschiedenen Tabellen auswählen, z.B. Grundlegende Benutzerinformationen und Manager.

Benennen Sie in diesem Fall das Feld um, um zwischen den beiden Feldern zu unterscheiden, z.B. über den Nachnamen des Vorgesetzten.

Um ein Feld umzubenennen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wählen Sie im Abschnitt Daten der Symbolleiste die Drucktaste Berechnete Spalte.
2. Aktualisieren Sie im Spaltenübersichtsdialog die Spaltenbeschreibung für die Felder.
3. Wählen Sie OK.

Die Abfragevorschau bietet einen Überblick über Ihre Datenabfrage für die von Ihnen ausgewählten Spalten und die abgerufenen Daten.

Sie können auf Vorschau ausblenden klicken, um die Vorschau der Abfrage auszublenden.

Sie können Daten in Story-Berichten mithilfe der Funktion Daten exportieren direkt von der Seite Query Designer aus exportieren.

Das Symbol Daten exportieren ist im Bild Vorschau im Query Designer verfügbar.

• Wenn Ihre Daten weniger als 1 Million Zellen enthalten, laden Sie die Daten sofort in Ihren Download-Ordner herunter, indem Sie auf das Symbol Daten exportieren klicken.
• Wenn Ihre Daten mehr als 1 Million Zellen enthalten, wird der Export offline eingeplant. Sie erhalten eine Meldung mit einem Link zum Anzeigen der geplanten Berichte.

Die Benachrichtigung über geplante Berichte bestätigt die E-Mail-Zustellung nach Abschluss mit einem hervorgehobenen Auftrag, der zum Herunterladen im Aktionsmenü bereit ist.

Sie können sowohl die Reihenfolge als auch die Sortierung der Spalten für den Datenexport definieren. Der Export berücksichtigt die von Ihnen konfigurierte Spaltenreihenfolge und Sortiereinstellungen.

Sie können die Drucktaste Datenexport im Query Designer verwenden, um auf die Optionen Export- und Exporteinstellungen zuzugreifen.

Registerkarte Spaltenreihenfolge

Ordnen Sie Spalten über die Drucktasten zum Verschieben oder die Tastaturnavigation neu an.

Registerkarte Spaltensortierung

Definieren Sie die Sortierung für eine oder mehrere Spalten, legen Sie die Sortierreihenfolge auf aufsteigend oder absteigend fest, und passen Sie die Priorität an, indem Sie die Sortierkriterien nach oben oder unten verschieben.

Die Vorschau und die exportierten Daten spiegeln die von Ihnen angegebene Spaltenreihenfolge und Sortierung wider. Diese Einstellungen werden mit der Abfragedefinition gesichert und gelten immer dann, wenn Sie eine Vorschau anzeigen oder Daten aus der Datenquelle exportieren. Die Konfiguration wirkt sich nicht auf den Story-Inhalt oder die Einstellungen auf Widget-Ebene aus.

Wenn Ihr Unternehmen SAP SuccessFactors Learning verwendet, können Sie Storys verwenden, um Berichte zu den Schulungsdaten zu erstellen. Dadurch wird jedoch ein zusätzlicher Schritt beim Anlegen einer neuen Datenquelle hinzugefügt.

Wenn Sie für Organisationen mit SAP SuccessFactors Learning und Storys eine neue Datenquelle anlegen, werden Sie aufgefordert, eine Verbindung zum entsprechenden Datenmodell auszuwählen. Das Datenmodell definiert, welche Schemas, Tabellen und Felder in der Abfrage verwendet werden können:

• SAP SuccessFactors Reporting (SAPSFSFREP): Alle Schemas, die NICHT aus SAP SuccessFactors Learning stammen
• SAP SuccessFactors Learning (SAPSFSFLMS): NUR die SAP-SuccessFactors-Learning-Schemas

Der Prozess zum Anlegen der Datenquelle mithilfe von Lerndaten ist derselbe. Nur die Schemas, Tabellen und Felder sind unterschiedlich.

Informationen zu den für Story-Berichte unterstützten Lernschemas finden Sie im Thema Available Data (Schema) in Story Reports im Dokument Available Data (Schema) in Story Reports | SAP Help Portal auf dem SAP Help Portal.

Wenn sich die Konfiguration des SAP-SuccessFactors-Systems ändert oder Sie Berichtsdefinitionen aus einem anderen System importieren, können Sie Berichte mit ungültigen Datenquellen erhalten. Daher hat SuccessFactors ein Abfragevalidierungswerkzeug in den Query Designer integriert.

Wenn Sie eine Abfrage in der Vorschau anzeigen oder abschließen, werden einige Validierungsprüfungen ausgelöst, mit denen Sie Probleme in der Abfrage identifizieren und beheben können, sofern vorhanden.

Die Abfragevalidierungsprüfungen helfen Ihnen dabei, Folgendes zu identifizieren:

• Fehlende Spalten (Felder): Die Validierungsprüfungen identifizieren die in der Abfrage verwendeten Felder (ausgewählte Spalten, Filter und/oder Berechnungen), sind jedoch im System nicht verfügbar. Um das Problem zu beheben, können Sie entweder das fehlende Feld durch eine gültige Option ersetzen oder das fehlende Feld löschen.
• Fehlende Objekte (Tabellen): Die Validierungsprüfungen identifizieren die in der Abfrage verwendeten Tabellen (ihre Felder sind in ausgewählten Spalten, Filtern und/oder Berechnungen enthalten), sind jedoch im System nicht verfügbar. Um das Problem zu beheben, entfernen Sie die fehlende Tabelle aus Ihrer Abfrage, und entfernen Sie die Felder der fehlenden Tabelle aus Filtern und/oder Berechnungen.
• Fehlende Berechtigung (Metadaten): Wenn ein Benutzer eine Abfrage mit Filtern bearbeitet und der Benutzer keinen Datenzugriff auf eines der in den Filtern verwendeten Felder hat, bricht die Abfrage ab. Diese Validierungsprüfung identifiziert solche ungültigen Filter, die die Abfrage beschädigen. Um das Problem zu beheben, können Sie die ungültigen Filter entfernen und Ihre Änderungen an der Abfrage sichern.

Wenn Spalten fehlen, variieren die Schritte zum Beheben des Problems je nachdem, wo das Feld verwendet wird:

• Wenn ein fehlendes Feld als Spalte in der Abfrage ausgewählt wurde, bietet das System Optionen zum Aktualisieren oder Entfernen des Felds an, um das Problem zu beheben.
• Wenn ein fehlendes Feld in einem Filter oder in einer Berechnung enthalten war, stellt das System Details zum fehlenden Feld und zur Entität bereit, in der das Feld verwendet wurde. Sie müssen die Entität manuell aktualisieren, um das Problem zu beheben.

Für die meisten Berichte müssen Sie mehr als eine Tabelle verwenden, um die erforderlichen Daten abzurufen.

Tabellen im Reporting-Schema können mit anderen Tabellen verknüpft sein, entweder innerhalb desselben Schemas oder in einem anderen Schema. Nachdem Sie dem Grafikbereich eine Tabelle hinzugefügt haben, werden im Abschnitt Verfügbare Daten nur die Tabellen angezeigt, die mit dieser Tabelle verknüpft sind oder mit dieser verknüpft sind.

Sie können zugehörige Tabellen entweder über den Abschnitt Verfügbare Daten oder über das Tabellenaktionsmenü hinzufügen. Ein Vorteil der verfügbaren Daten besteht darin, dass sie über eine Suchoption verfügen.

Um eine zugehörige Tabelle oder ein zugehöriges Feld aus Verfügbare Daten hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren oder suchen Sie im Abschnitt Verfügbare Daten nach der entsprechenden Tabelle bzw. dem entsprechenden Feld.
2. Doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie die Tabelle/das Feld per Drag&Drop in den Grafikbereich der Abfrage.
3. Sie können zusätzliche Felder mit derselben Methode oder mit dem Befehl Spalten auswählen im Tabellenaktionsmenü hinzufügen.

Sie können zugehörige Tabellen auch über den Befehl Zugehörige Tabellen anzeigen aus dem Tabellenaktionsmenü hinzufügen. Die zugehörigen Schemas und Tabellen werden rechts neben den ausgewählten Tabellen angezeigt. Schemas werden als zuklappbare/erweiterbare Bezeichnungen angezeigt, z. B. 360-Grad-Beurteilung.

1. Wählen Sie die Tabelle im ausgewählten Datenbereich aus.

   Ein Aktionsmenü wird angezeigt.

2. Wählen Sie die Drucktaste Zugehörige Tabellen anzeigen.

3. Wählen Sie >, um das Schema aufzuklappen und die zugehörigen verfügbaren Tabellen anzuzeigen.

4. Um eine Tabelle hinzuzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

   a. Wählen Sie das Symbol +, um die Tabelle ohne Felder hinzuzufügen.

   b. Klicken Sie in die Tabelle, und verwenden Sie dann den Aktionsmenübefehl Spalten auswählen, um die Spalten auszuwählen.

5. Die Tabelle wird dem Grafikbereich hinzugefügt.

Derzeit kann Ihre Abfrage nur bis zu 120 Spalten enthalten, die aus maximal 30 Tabellen ausgewählt werden. Ihre Query kann Daten von bis zu 1.000.000 Zellen abrufen. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Gesamtzahl der Spalten aus allen Abfragen 180 nicht überschreitet.

Nachdem dem Grafikbereich eine zugehörige Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie den Join-Typ zwischen den beiden Tabellen anpassen. Jede zugehörige Tabelle hat einen Standardwert, der durch Auswahl des Tabellen-Join-Symbols überschrieben werden kann.

Inner Joins zeigen nur Datensätze an, die in beiden Objekten vorhanden sind. In diesem Beispiel wird der Mitarbeiter-CCC nicht in den Abfrageergebnissen angezeigt, da er im Spot-Bonus-Objekt nicht vorhanden ist.

Left Outer Joins zeigen alle Datensätze aus dem Objekt auf der linken Seite und nur Datensätze an, die mit dem Objekt auf der rechten Seite übereinstimmen. In diesem Beispiel wird der Mitarbeiter-CCC in den Abfrageergebnissen angezeigt, da sie im Objekt „Globale Stelleninformationen" vorhanden sind, jedoch mit leeren Ergebnissen aus den Einmalbonus-Spalten, da sie in diesem Objekt nicht vorhanden sind.