Gérer les rapports à l’aide du Centre de rapports

Vous pouvez rechercher un rapport par rapport ou par étiquette. Le champ de recherche utilise une fonctionnalité de saisie semi-automatique.

Les utilisateurs du Centre de rapports peuvent filtrer la liste des rapports par Auteur, Date de modification, Étiquettes ou Type. Cette option de filtre reste la même dans les sessions de connexion ou de déconnexion jusqu'à ce qu'elle soit modifiée ou réinitialisée. L'icône de filtre indique le nombre d'options de filtre actuellement appliquées. Vous pouvez trier les résultats par Nom du rapport, Auteur, Date de modification ou Type.

Si vous êtes un administrateur de rapports, vous disposez d’une vue appelée Mes rapports dans le Centre de rapports. Les administrateurs ont souvent accès à de nombreux rapports, et cette vue limite les rapports affichés afin qu'ils puissent se concentrer sur les rapports essentiels. Les administrateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de recherche et de filtre dans Tous les rapports pour rechercher des rapports supplémentaires.

Les vues Administrateur de rapports contiennent :

• Mes rapports : tous vos rapports créés et rapports partagés avec vous.
• Tous les rapports : tous les rapports auxquels vous avez accès.

Ces vues apparaissent dans la navigation dans le Centre de rapports lorsque l’utilisateur est un administrateur de tout type de rapport.

Vous pouvez utiliser le Centre de rapports pour ajouter ou supprimer des rapports favoris disponibles sur la page d’accueil.

Pour utiliser les rapports favoris :

• Sélectionnez ou effacez l'icône en forme d'étoile qui précède le nom du rapport pour l'ajouter ou le supprimer de la liste des rapports favoris. Par exemple, sélectionnez l'étoile avant Statut de l'objectif dans le Centre de rapports.
• Sur la page d'accueil la plus récente, sélectionnez l'action rapide Rapports favoris pour afficher votre liste de rapports favoris, organisés par types de rapport. Par exemple, Statut de l'objectif est répertorié sous Tableaux de bord. L'action rapide vous permet de rechercher et de supprimer des rapports de votre liste de favoris.

Les étiquettes peuvent désormais être classées comme publiques ou privées.

• Sont visibles par les administrateurs de rapports
• sont visibles par les utilisateurs de rapports lorsqu'ils ont accès (partagé avec eux, auteur du rapport) à un rapport affecté au libellé public ;
• Peut être créé uniquement par les administrateurs de rapports
• Peut être affecté aux rapports par les administrateurs de rapports uniquement

• sont visibles uniquement par l'utilisateur qui a créé l'étiquette privée ;
• Peut être créé par n'importe quel utilisateur de reporting
• Peut être affecté à des notes de frais auxquelles l'utilisateur peut accéder

Tous les utilisateurs de rapports peuvent gérer leurs propres étiquettes privées. Seuls les administrateurs de rapports peuvent gérer les libellés publics. Voir les figures suivantes de l'écran Gérer les étiquettes pour deux administrateurs distincts et un utilisateur de reporting.

L'administrateur A configure les étiquettes publiques et privées.

L'administrateur B peut gérer tous les libellés publics, mais ne peut pas voir ou gérer les libellés privés de l'Administrateur A.

Les créateurs de rapports et les consommateurs ne peuvent pas gérer les étiquettes publiques.

Vous pouvez créer des étiquettes via la liste déroulante en regard de l'onglet Étiquettes ou via la zone d'action d'un rapport. Les administrateurs de rapports peuvent créer des étiquettes publiques et privées. Les autres utilisateurs de rapports peuvent uniquement créer des étiquettes privées.

Par défaut, lors de la création d'une étiquette, l'étiquette est définie comme privée.

Lorsque vous utilisez un nom d'étiquette, tenez compte des points suivants :

• Les étiquettes ne sont PAS sensibles à la casse. La distribution de détail et la distribution de détail sont considérées comme une seule étiquette.
• Vous POUVEZ créer UNE seule étiquette publique et privée portant le même nom.
• Les noms d'étiquettes du même type (public, privé) doivent être uniques. Par exemple, vous ne pouvez pas créer une étiquette privée nommée FAVORITES et une autre étiquette privée nommée Favoris.
• Les étiquettes privées portant le même nom peuvent être créées par différents utilisateurs. Par exemple, Sally peut créer une marque privée nommée Favoris et Sam peut créer une marque privée nommée Favoris.

Les administrateurs de rapports peuvent créer des étiquettes publiques ou privées.

Les autres utilisateurs de rapports peuvent uniquement créer des étiquettes privées.

Pour créer une étiquette, procédez comme suit :

1. Ouvrez Gérer les étiquettes.
2. Sélectionnez Créer.
3. Saisissez un nom dans Nom de l'étiquette.
4. Pour définir le type d'étiquette comme public, sélectionnez Public.
5. Pour imbriquer l'étiquette dans une autre, sélectionnez Étiquette imbriquée dans, puis sélectionnez son étiquette parent dans la liste déroulante.
6. Sélectionnez une couleur pour l'étiquette publique.
7. Sélectionnez Créer.
8. Cliquez sur OK.

1. Dans le Centre de rapports, effectuez l’une des actions suivantes :
   • Cliquez sur le bouton Affecter des étiquettes.
   • Sélectionnez le menu d'actions, puis pointez sur Affecter des étiquettes.
2. Sélectionnez une ou plusieurs étiquettes.
3. Sélectionnez Appliquer.

Vous pouvez également gérer les étiquettes, telles que la suppression d'étiquettes, la modification de la couleur des étiquettes, le marquage comme public ou privé et le regroupement/l'imbrication d'étiquettes.

Pour gérer les étiquettes dans le Centre de rapports, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Gérer dans la liste déroulante en regard de l'onglet Étiquettes.
2. À partir de Gestion des étiquettes, vous pouvez :
   • Recherchez des libellés existants.
   • Créez une étiquette en sélectionnant Créer.
   • Supprimez une étiquette à l'aide du bouton Supprimer.
   • Modifiez une étiquette existante à l'aide du bouton Crayon (modifier).

   Remarque

   La fonction Traiter vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

   • Renommez une étiquette existante.
   • Marquez public/privé.
   • Modifiez la couleur.
   • Imbriquez-le dans un autre label.
3. Lorsque cette tâche est terminée, cliquez sur OK.

Lorsque vous utilisez le Centre de rapports, vous pouvez afficher vos rapports dans deux vues : Rapports et Étiquettes.

• L'onglet Rapports vous permet d'afficher les rapports sous forme de liste.
• L'onglet Étiquettes vous permet d'afficher les étiquettes dans un format de liste dans lequel les rapports sont regroupés sous des étiquettes. Les rapports qui ne sont associés à aucune étiquette sont regroupés sous Non étiquetés.

Les rapports affichent des étiquettes sous le nom du rapport.

Vous pouvez sélectionner la vue dans le Centre de rapports. Dans la vue Rapport, les étiquettes apparaissent sous les titres de rapport correspondants dans la liste plate des rapports. Sélection de filtres d'étiquette pour cette étiquette.

La vue Étiquettes affiche les étiquettes publiques et privées qui peuvent être développées et réduites.

Lorsque vous activez la vue Libellés, le Centre de rapports affiche les libellés publics et les libellés privés de l’utilisateur de rapport. Les étiquettes sans rapports auxquels l'utilisateur peut accéder n'apparaissent pas. Les rapports sans étiquette apparaissent dans Rapports sans libellés.

Pour partager un rapport de type Tableau ou Zone de graphiques, vous devez disposer de l'accès Modifier au rapport.

Pour partager des rapports Présentation, vous devez être le propriétaire du rapport, ou le rapport doit être partagé avec vous avec l’autorisation d’accès complet.

Pour partager des tableaux de bord basés sur des vignettes, vous devez être administrateur de tableaux de bord et de vignettes.

Pour partager avec des utilisateurs, recherchez et sélectionnez des utilisateurs individuels pour partager votre rapport.

Vous pouvez créer un lien partageable pour toute présentation que vous voyez sur votre page Centre de rapports. Lorsque vous partagez le lien avec d'autres utilisateurs, seuls les utilisateurs approuvés peuvent accéder à la présentation qui utilise ce lien spécifique.

Lorsque vous utilisez le lien de copie d'action, un lien direct vers le rapport Présentation est copié dans votre presse-papiers système, que vous pouvez partager avec d'autres utilisateurs.

Vous pouvez planifier des rapports pour l'exécution hors ligne afin de pouvoir les télécharger ultérieurement ou les générer à une cadence régulière. La planification de rapports est particulièrement recommandée pour les rapports à forte intensité de données qui peuvent prendre beaucoup de temps à être générés. Avec la planification, vous pouvez envoyer des rapports aux sites SFTP (Secured File Transfer Protocol) pour décharger le traitement des rapports contenant de gros volumes de données.

L'utilisateur doit être autorisé à planifier des rapports.

Pour planifier un rapport, procédez comme suit :

1. Accédez à Nouvelle planification à partir du menu Action.
2. Renseignez les détails requis dans l'onglet Définition de job.
   1. Saisissez le nom du job.
   2. Sélectionnez le Format du rapport.
   3. Saisissez les adresses e-mail auxquelles vous voulez envoyer des notifications. Ces adresses e-mail ne reçoivent pas le rapport planifié qui en résulte. Vous pouvez choisir d'envoyer des notifications lors du lancement ou de l'achèvement du job.
3. Pour les rapports de type Zone de graphiques et Présentation, accédez à Destination pour définir l'édition du rapport.
4. Dans l'onglet Destination, sélectionnez Hors ligne pour télécharger le rapport ultérieurement à partir de la section Afficher les planifications ou planifiez un rapport à envoyer au SFTP (Secured File Transfer Protocol).

   Remarque

   Pour les rapports Présentation, seul le format de fichier CSV est disponible et peut uniquement avoir la méthode de destination Hors ligne.

   Remarque

   Pour les rapports de type Zone de graphiques, les formats de fichier MS Excel et CSV sont disponibles uniquement lorsque le rapport a uniquement le type Rapport sous forme de liste des composants de table. Si le rapport comporte des composants de table basés sur des vues (tableaux croisés dynamiques), le format de fichier CSV n'est pas pris en charge. Si un rapport de type Zone de graphiques contient des images ou des diagrammes, les formats de fichier MS Excel et CSV ne sont pas disponibles.

Exécutez les étapes suivantes :

1. Saisissez l' adresse de l'hôte, la connexion SFTP et le mot de passe SFTP.
2. Saisissez le chemin d'accès au fichier d'exportation.
3. Saisissez le nom de fichier avec l'extension. New_Report.xlsx en est un exemple.
4. Sélectionnez le format de date pour les rapports sous forme de tableau.

Dans l'onglet Occurrence de la tâche, sélectionnez la fréquence d'exécution du rapport et la première occurrence planifiée du rapport. La tâche s'exécute à l'heure indiquée pour chaque occurrence.

Les onglets de la page Afficher les planifications sont les suivants :

• Mes ordonnancements : répertorie toutes les planifications que vous avez configurées.
• Mes tâches : répertorie toutes les tâches en fonction de l'occurrence de tâche que vous avez définie lors de la création d'une planification. À partir du menu Action, vous pouvez voir les détails de la tâche ou télécharger le rapport.
• Toutes les planifications : répertorie toutes les planifications de votre instance. Cette option est disponible uniquement si vous disposez de l'autorisation Afficher toutes les planifications.

Les colonnes suivantes apparaissent dans les onglets de planification :

• Titre : nom de la planification créée
• Auteur : nom de l'administrateur qui a créé l'échéancier
• Dernière modification : date à laquelle la planification a été modifiée au plus tard. Remarque : la colonne n'est pas disponible dans l'onglet Mes tâches.
• Occurrence : type d'occurrence qui a été sélectionné lors de la création d'une planification. Vous pouvez sélectionner l'occurrence une seule fois, une fois par jour, une fois par semaine ou une fois par mois.
• Destination : indique si le rapport est planifié pour hors ligne ou SFTP.
• Date de début : affiche la date et l'heure auxquelles le job a été planifié.

  Remarque

  La colonne est disponible uniquement dans l'onglet Mes tâches.
• Cellules : affiche le nombre total de cellules renvoyées par le rapport. Le nombre total de cellules renvoyées dans votre rapport est défini comme le produit du nombre de lignes et du nombre de colonnes de votre rapport. Par exemple, si votre rapport contient N lignes et M colonnes, le nombre total de cellules renvoyées = N * M. Remarque : les données de cette colonne sont renseignées uniquement après l’exécution d’une instance de la tâche (au moins une fois).
• Impact du garde-fou : indique l'impact du garde-fou sur vos rapports. Le contrôle de garde-fou est activé pour les rapports en ligne et cette colonne est renseignée en fonction du résultat du contrôle. Cette colonne est vide lorsque le nombre de cellules dans le rapport reste dans la limite autorisée pour la génération en ligne. La valeur affichée dans cette colonne est :
  • Hors ligne : indique que le nombre de cellules dans le rapport dépasse la limite pour une exécution en ligne normale. Vous pouvez planifier des rapports qui dépassent la limite.
  • Bloqué : indique que le nombre de cellules dans le rapport de table multidomaine sans modèle BIRT dépasse la limite d'exécution. Réduisez le nombre de cellules en appliquant un filtre ou en modifiant la définition du rapport.
• Statut : affiche le statut de la tâche planifiée, qu'elle soit terminée, échouée ou récupérée. Pour annuler une tâche au statut En cours ou en cours d'exécution pendant plus de 24 heures, cliquez sur l'icône des points de suspension sous la colonne Action, puis sélectionnez Annuler. Notez que la colonne est disponible uniquement dans l'onglet Mes tâches.
• Action : sélectionnez l'icône des points de suspension pour effectuer diverses opérations telles que l'exécution, la suppression, l'annulation, l'affichage ou la modification de la tâche planifiée.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir du menu Action.

• Exécutez le document.
• Supprimez la planification.
• Annulez les jobs que vous ne voulez plus exécuter.
• Afficher les jobs pour une planification individuelle
• Modifiez la planification.

Vous pouvez annuler des jobs planifiés qui ne sont pas terminés et qui sont bloqués au même statut pendant une longue période. Cette annulation de tâche améliore les performances du planificateur de rapports dans le Centre de rapports.

Vous pouvez annuler une tâche si le statut de la tâche planifiée pour le rapport de type Zone de graphiques est En attente ou Lancé et, pour le rapport de type Table, elle a le statut En cours.

L'exécution des rapports planifiés prend parfois plus de temps car ils sont placés dans une file d'attente.

Le framework de l'ordonnanceur de rapports exécute 10 jobs à la fois à partir de chaque Job Server. Lorsque les jobs dépassent ce nombre, l'ordonnanceur s'exécute à partir de la file d'attente d'urgence où il existe six nœuds de job pour sélectionner les jobs.

Si certains jobs sont toujours en cours d'exécution et que l'exécution du job prend plus de temps, l'ordonnanceur retarde la sélection du job suivant. Ce n'est que lorsque l'exécution de tous les jobs est terminée que l'ordonnanceur reprend les nouveaux jobs. Ce retard entraîne le début tardif de l'exécution d'un rapport planifié hors ligne.

Vous pouvez accéder aux fichiers de sortie des rapports planifiés et les télécharger depuis la page Mes tâches du Centre de rapports.

Les fichiers de sortie des rapports planifiés Présentation, Table et Zone de graphiques peuvent être téléchargés sur la page Mes jobs. De plus, l'étalonnage, la succession et la rémunération et la rémunération variable utilisent certains rapports hérités qui sont déclenchés à partir des produits respectifs. Les rapports générés peuvent être téléchargés sur la page Mes tâches.

Tous les rapports peuvent être téléchargés pendant 14 jours à compter de la fin de la tâche. Pour télécharger un rapport au bout de 14 jours, vous devez replanifier la génération du rapport via un nouveau job.

Pour télécharger ou supprimer des rapports dans Mes jobs, procédez comme suit :

1. Accédez à l’onglet Vue Centre de rapports→Planifications→Mes tâches.
2. Sélectionnez le menu Action du rapport que vous souhaitez télécharger ou supprimer.
3. Sélectionnez Télécharger ou Supprimer.