启用数据隐私

通过以下步骤启用此功能：

1. 在"配置"中启用。
2. 授予在管理中管理数据保密同意声明的权限。
3. 创建和维护数据隐私同意声明。

要在配置中启用此功能，请完成以下步骤：

1. 导航到 配置→公司设置 并启用数据隐私同意声明 2.0。
2. 导航到 配置→管理招聘→→编辑候选人隐私选项→数据隐私设置 ，然后至少启用以下数据隐私同意声明 2 选项：
   1. 启用外部数据隐私协议设置，并要求接受外部候选人注册。
   2. 启用内部数据隐私协议设置。

启用 Data Privacy Consent Statement 2.0 后，会自动将一些预定义状态添加到 申请人状态集 ：

• 已拒绝 DPCS
• 由管理员按需删除
• 应候选人要求删除
• 候选人撤销

数据隐私同意声明 2.0 功能旨在在上线前进行配置。强烈建议在启用配置设置后立即在"管理"中配置默认语句。这将阻止候选人在登录时收到错误。

需要为管理员用户分配相关权限，以便配置和使用数据隐私同意声明。

要授予权限，请执行以下操作：

1. 导航到管理员→管理权限角色→选择角色→权限→管理员权限。
2. 启用以下权限：
   1. 管理系统属性→数据隐私同意声明设置 - 数据隐私同意声明设置
      • 拥有此权限的用户能够访问"管理员中心"中的"数据隐私同意声明"功能
   2. 管理招聘
      • 管理外部数据隐私同意声明 - 用户可以管理外部用户的数据隐私同意声明
      • 管理内部数据隐私同意声明 - 用户可以管理内部用户的数据隐私同意声明
      • 国家/地区特定同意书设置 – 用户可以为候选人设置国家/地区特定选项
      • DPCS 代表候选人接受 – 允许管理员用户代表候选人接受数据隐私同意声明

请注意，您可以在 RBP 中同时选中 管理外部数据隐私同意声明 和 管理内部数据隐私同意声明 的复选框，即使"配置"中未启用内部选项。但是，当您创建声明时，如果未在"配置"中启用内部选项，则不会显示"内部招聘"选项。

请记住，应在启用配置设置后尽快完成此步骤。如果没有要演示的语句，候选人将收到错误且无法继续。

要创建新语句，请执行以下步骤：

1. 导航到 管理→公司设置→数据隐私声明 。
2. 选择新建声明。
3. 输入名称 - 这将是数据隐私同意声明的名称。创建后无法更改。
4. 选择类型 - 包含以下选项：
   1. 登录 - 显示用户首次登录 SAP SuccessFactors 时必须接受语句才能使用 SAP SuccessFactors 的时间。此声明是平台隐私声明，并非特定于招聘。
   2. 内部招聘 - 在内部候选人完成候选人档案或申请职位之前显示。如果您启用在 RBP 中管理内部数据隐私同意声明的权限，但在"配置"中未启用"内部隐私"选项，则不会显示此选项。
   3. 外部招聘 - 在外部候选人创建候选人个人资料之前显示。候选人必须接受声明才能继续。

5. 输入谢绝的重定向 URL - 此字段允许配置 URL，其中候选人在拒绝数据隐私同意声明时将重定向到 。如果此处未添加 URL，则拒绝声明的候选人将重定向回主页。通常，在此处配置将候选人转到公司隐私政策页面或托管页面的 URL。这是为了通知候选人他们必须接受"数据隐私同意声明"才能继续申请流程。

6. 选择分配的国家/地区 - 候选人的居住国家/地区与为声明配置的国家/地区匹配时，将显示该特定声明。每个国家/地区只能为每种类型的对帐单配置一个声明（登录、内部招聘和外部招聘）。
7. 将其设置为系统缺省声明 - 此复选框用于创建在候选人的居住国没有自己的声明时显示的默认声明。

完成上述步骤后，您需要输入实际对账单消息以及任何适用的翻译。

要输入实际对账单消息和任何适用的翻译，请执行以下步骤：

1. 选择"语句消息"。
2. 输入标题 - 将向 名候选人显示。
3. 插入语句消息。
4. 单击"打印预览"(Print Preview) – 允许显示语句的预览。
5. 选择添加语言 - 如果希望语句使用其他语言，请在此处输入文本。需要注意的是，如果语言在"管理语言"中处于活动状态，就会在此处显示，因为数据隐私同意声明 2.0 是一种平台功能。但是，仅当已在"招聘管理"中通过"管理招聘语言"启用该语言，并且通过"站点区域设置"在 Recruiting Marketing 中启用语言时，才能为候选人选择语言。
6. 选择另存为草稿 - 允许您保存草稿版本，稍后可进行更新。
7. 选择保存并发布 - 这将立即推送到招聘网站。每次发布声明时，都会创建新版本的声明，现有候选人在登录其档案时必须接受该版本。

发布默认声明后，您可以配置可能需要的任何其他国家/地区特定的声明。

请记住，"招聘管理"声明基于候选人的居住国家/地区。

以下功能可用于数据隐私同意声明：

• DPCS 激活：要激活或重新激活数据隐私同意声明，请选中活动列中的复选框。这将启用语句，而清除"活动"复选框将取消激活该语句。
• DPCS 编辑：要编辑数据隐私同意声明，请单击管理中心→数据隐私声明中的数据隐私同意声明名称。编辑数据隐私同意声明时，不允许更改数据保密同意声明的名称或类型。您可以更改重定向 URL、消息内容和国家/地区分配。
• DPCS 删除：要删除数据隐私同意声明，请单击回收站图标。

有时，会将候选人添加到招聘管理中，而无需创建自己的帐户，也不会看到配置的语句。当员工推荐或代理提交新候选人时，以及使用添加候选人功能时，会发生此问题。

用户可以针对此类尚未查看或接受当前声明的候选人（内部或外部）能否通过管道进行设置国家/地区特定选项。这些设置也适用于任何已接受声明的候选人，但不适用于最新更新。

要使用国家/地区特定的同意设置，需要以下权限：管理员中心→管理权限角色 → [选择角色] → 权限→管理员权限→管理招聘→国家/地区特定同意设置。

要管理候选人访问：选择 管理→管理招聘→国家/地区特定的同意设置 ，然后完成所选国家/地区的信息。

如果选择不允许，则在由候选人或代表候选人接受新的或更新的数据隐私同意声明之前，用户将无法更新候选人状态。

如果选择 确认后允许 ，当用户更新候选人状态时，将弹出一条警告消息，显示"允许尚未接受 DPCS 声明的候选人"。对于新添加的候选人和尚未接受最新版本数据隐私同意声明的候选人，将显示警告消息。如果用户选中此框，他们将能够继续更新候选人状态。

要访问不同版本的语句，请遵循以下流程：

1. 对于版本化，请执行以下操作：
   • 单击查看历史记录链接。
   • 在"版本"列中，单击版本号以查看该版本的只读视图。
2. 要执行审计，请单击查看历史记录→查看日志。
   • 您可以搜索特定用户，也可以查看已接受或已拒绝的所有用户。
   • 您还可以下载报告以查看所有已接受的报告。

如果返回的记录数超过设置的阈值 (10000)，系统会将报表请求发送到服务器，并且管理员会收到下载报表的链接。

基于数据隐私同意声明的候选人搜索是 DPCS 2.0 客户的管理员选择加入功能。仅当候选人接受"数据隐私同意声明"后，此功能才允许对其进行搜索。DPCS 2.0 可以利用此功能确保未在候选人搜索结果中返回未接受至少一个数据隐私声明版本的候选人。

必须在"配置→""管理招聘""→编辑候选人隐私选项""→数据隐私设置""→启用内部和外部选项"中启用此功能。

在管理中，要仅显示候选人搜索结果中至少接受过一次数据隐私同意声明的候选人，请导航到管理员中心→管理招聘设置→常规数据隐私设置→允许招聘用户访问候选人信息（如果他们已接受数据隐私同意声明的一个版本）。

启用此选项还可确保未接受"数据隐私同意声明"至少一个版本的候选人不可搜索。如果禁用此选项，则无论是否接受"数据保密同意声明"，所有候选人均可搜索。

仅当启用所有前提条件后，此设置才会显示在"管理招聘设置"中。

如果候选人已接受"数据隐私同意声明"设置的一个版本，则在启用"招聘用户"访问候选人信息之前创建的申请在"招聘管理"页面中仍然可用。

基于"数据隐私同意声明"选项显示候选人信息的搜索区域如下：

• 高级搜索
• 快速搜索
• 候选人标签
• 背景元素
• 人才库页面 – 候选人关系管理的一部分
• 电子邮件活动页面：也是"候选人关系管理"的一部分
• 管理重复的候选人页面 - 无法在自动完成搜索框中搜索未接受至少一个数据保密承诺声明版本的候选人

数据的存储时间不应超过所需时间。在某些情况下，当地/地区法规可能要求在数据保护和隐私的特定时间长度后清除系统中的用户数据。在其他情况下，用户可以选择仅清除用户数据，因为它不再用于业务目的。

数据保留时间管理 (DRTM) 是数据清除解决方案，提供更全面的 HCM 套件覆盖范围，并且能够为不同类型的数据和不同国家/地区配置不同的保留时间。

"数据保留管理"功能集允许用户通过数据保留时间管理功能集，根据可配置的国家/地区特定保留时间定期配置从系统中清除候选人数据。

清除 SAP SuccessFactors HCM Suite 中的数据是不可逆的，因此构建为需要请求和审批的多步骤流程。这确保在记录永久且不可挽回地从系统中移除之前进行监督。

下表包含"DRTM 主数据清除"类型，因为在清除招聘用户和内部候选人档案和申请时，该类型适用于"招聘"。此主数据清除将从您的实例中永久且不可逆地移除非活动用户，以及他们从 HCM Suite 中的相关数据，包括审计数据。

为 DRTM 主数据配置的保留时间将覆盖为任何其他 DRTM 清除对象配置的保留时间。但是，此清除不会删除在您的招聘流程中处于活动状态的定义为"任何职位需求审批人、面试官或录用通知审批人"的任何招聘管理用户。需要将其待定操作处置或转移给其他用户，然后才能将其清除。这也称为"用户否决"，无需进行任何配置。

DRTM 非活动候选人清除

可通过在"数据保留管理"中创建清除请求来匿名化非活动候选人。非活动候选人是指在配置为非活动期间的天数内，尚未登录其帐户的候选人。

如果您不想通过清除操作丢失候选人数据，请通过电子邮件联系候选人，要求他们通过登录系统来激活其帐户。可以配置清除日期之前的天数，触发电子邮件提醒以通知非活动候选人在其档案匿名之前采取措施。

注意

对于在配置的保留时间内未接受数据隐私同意声明 (DPCS) 的候选人，不会触发电子邮件通知。

如果已启用 DRM 2.0 候选人清除：如果系统中存在针对"管理招聘设置"中的候选人设置的现有应用程序，则不要清除候选人档案：

• 无论候选人存在的申请状态如何，都会清除候选人档案。
• 根据下表中候选人所存在的申请状态，清除候选人档案。

您还可以启用将已删除需求中的进行中的申请作为非活动子开关来清除符合保留条件的候选人的候选人记录，即使他们已将进行中的申请与删除的需求绑定。这些应用程序将根据您在 DRM 和 DRTM 清除设置中选择的条件进行匿名化。

要启用功能，必须启用父开关 清除设置 不清除具有进行中申请的候选人档案 。

对于任何正在进行的申请，将不会清除候选人档案。将清除处于草稿、已关闭、已撤销或已取消资格状态的候选人。特别是对于"需求已关闭"和"已在其他需求上录用"状态，这将根据"考虑状态为"需求已关闭"的职位申请清除或不清除候选人档案，并考虑"已在其他需求上录用"状态的职位申请以进行清除设置。这是一项更新的功能，之前处于这些状态的候选者不会被清除。如果要清除处于这两种状态的非活动候选人，请确保已启用这些选项。

内部和外部候选人申请数据清除按申请进行设置，并基于下表中定义的状态。

要配置数据保留时间管理，请执行以下操作：

1. 在 XML 中配置 anonymize 属性。
   • 触发数据保留时，任何标记为匿名化的数据都将从记录中匿名化。要匿名化的字段必须在候选人档案 XML、申请 XML 和录用通知详细信息 XML 中定义字段级别属性 anonymize="true"。并非所有字段都支持在数据清除期间进行匿名化。在"录用通知详细信息"模板中，您只能将职位申请字段设置为匿名 ="真"。有关支持匿名化的字段列表，请参阅 招聘指南 。
2. 在配置中计划匿名化作业。
   1. 导航到 配置→管理作业调度器→管理计划作业 。
   2. 单击创建新作业。
   3. 选择作业类型 RCM 实体匿名化作业。
   4. 输入作业的作业名称、所有者和计划详细信息。
   5. 单击提交作业。

   此作业对数据进行匿名化，因此必须配置。最佳实践是将作业配置为每天运行。

3. 在管理中心启用 DRM 2.0。
   1. 导航到管理→公司和徽标设置并启用数据保留管理最小审批人数量。或者，您可以根据需要输入任意最小审批人数量。
4. 授予用户权限。
   1. 导航到管理→管理权限角色→管理员权限→元数据框架→管理数据。这使用户可以访问管理数据屏幕，通常这些屏幕用于管理 MDF 对象，而不仅仅是数据保留时间管理。
   2. 导航到管理员→管理权限角色→用户权限→数据保留管理，然后选择 DRTM 候选人档案和除字段级别覆盖字段之外的所有字段。对 DRTM 职位申请执行相同操作。这两个权限集的组合允许用户设置国家/地区以使用数据保留时间管理，然后为招聘对象的不同国家/地区配置数据保留时间。
   3. 分配 DRM 2.0 权限以使用此功能。
      1. 创建 DRTM 数据清除请求，使用户可以创建和提交 DRTM 清除请求。
         • 访问数据保留管理
         • 能够创建新请求、取消计划请求和删除
      2. 批准 DRTM 数据清除请求，使用户可以审批 DRTM 清除请求
         • 访问清除请求监视器
         • 批准/拒绝请求的功能
5. 升级到 DRTM 招聘对象。用户可能已分配此权限，或者实例可能已升级。
   1. 导航到管理中心→升级中心→可选升级→DRTM 招聘。

      注意

      在 中授予了访问升级中心的权限：管理权限角色→权限→管理员权限→管理中心权限→管理升级中心。

   如果未在列表上看到该功能，则该功能已在实例中可用。

6. 标记要在 DRTM 中使用的国家/地区。
   • 在您要作为元素添加到清除对象的每个国家/地区上，将"数据保留已启用"字段设置为"是"。此配置仅将此国家/地区添加为清除对象和作业中的元素。

要使用数据保留功能，请执行以下操作：

1. 创建请求。
   1. 导航到 管理员中心→数据保留管理→创建新的清除请求 。选择清除请求类型，将其命名为 ，选择此清除计划应涵盖的国家/地区，并添加审批人。
   2. 然后，您可以选择立即启动，而无需重新发生或使用不同选项进行计划。使用的任一选项都会向审批人发送通知，并且需要在 14 天后过期之前进行审批。
2. 批准请求。
   1. 导航到 管理员中心→清除请求监控→请求待审批 。
      • 将在清除请求监控器屏幕上启动审批类型（立即或计划）。

• 为候选人配置数据隐私同意声明并启用 Data Privacy Consent Statement 2.0。
• 分配必要的权限、创建新声明并管理国家/地区特定的隐私设置。
• 使用数据保留管理 (DRM) 自动清除和匿名化候选人数据，确保符合法规要求。
• 审查与隐私接受相关联的审计、版本控制和候选人搜索功能。