Auswahllisten anlegen

Unabhängig davon, ob Sie ein Recruiter sind, der das Land und die Sparte einer Stelle auswählt, oder ein Kandidat, der Ihr Schulungsprofil ausfüllt, gibt es viele Dropdown-Menüs mit Optionen. In SAP SuccessFactors werden diese Dropdown-Menüs als Auswahllisten bezeichnet. Auswahllisten können auch eine Beziehung zwischen über- und untergeordneten Elementen haben, in der Optionen in der untergeordneten Auswahlliste mit Optionen in der übergeordneten Auswahlliste verknüpft sind. Diese werden manchmal als kaskadierende Auswahllisten bezeichnet.

Mithilfe von Auswahllisten können Endbenutzer auf einfache Weise eine Option aus einer vordefinierten Auswahlliste auswählen. In der folgenden Liste werden Auswahllisten und ihre Funktionen beschrieben:

• Auswahllisten sind Felder in einer Dropdown-Liste in SAP-SuccessFactors-Modulen.
• Sie können Auswahllisten über das Admin-Center im Auswahllisten-Center bearbeiten.
• Mit Auswahllisten können Sie konsistente Inhalte für das Reporting und die Kandidatensuche erstellen.
• Mit Auswahllisten können Sie mehrere Sprachen handhaben.

In der Vergangenheit wurden Auswahllisten in verschiedenen SAP-SuccessFactors-Lösungen mit verschiedenen Tools verwaltet:

• Das Tool für den Import/Export von Auswahllisten (wird für alte Auswahllisten verwendet)
• Die Metadaten-Framework-Tools (MDF-Tools) (für MDF-Auswahllisten verwendet)

Auswahllisten sind nun standardisiert und werden im System verwaltet. Alle Auswahllisten in der Suite werden über ein einheitliches, benutzerfreundliches Auswahllisten-Center-Tool verwaltet, das das Risiko von Fehlern und das Potenzial für Datenbeschädigungen reduziert. Der Migrationsprozess ist für die meisten Benutzer bereits erfolgt. Jetzt können Administratoren Auswahllisten effektiv und einfach für eine oder alle SAP-SuccessFactors-Suite verwalten.

In Recruiting gibt es viele verschiedene Arten von Feldern, denen Auswahllisten angehängt sind. Einige Basisfelder wie Vollzeit/Teilzeit haben möglicherweise eine einfachere Konfiguration, bei der die Auswahlliste in der XML definiert und über die Auswahllistenkennung verbunden wird. Während andere Felder wie Sparte ein generisches Objekt sein können und zusätzliche, komplexere Konfigurationsschritte erfordern.

Traditionell wurden die Auswahllisten-ID und -werte importiert und in der Auswahllistenverwaltung gespeichert. Mit dem Bemühen, Kreationen und Bearbeitungen effizienter zu gestalten, haben unsere Teams das Picklist Center entworfen und in das Picklist Center überführt. Auswahllisten werden weiterhin über die Auswahllistenkennung in der XML konfiguriert oder identifiziert. Anschließend werden die Auswahllisten-IDs dem Import oder den Daten zugeordnet, die manuell für die Auswahllistenwerte eingegeben wurden. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die verschiedenen Arten von Feldern:

Um das Auswahllisten-Center zu finden, verwenden Sie die Suche mit der Aktionssuche oder dem Admin-Tool, indem Sie Auswahllisten-Center eingeben.

Sobald Sie das Auswahllisten-Center gefunden haben, steht eine erweiterbare Liste zur Auswahl. Für eine schnellere Suche beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Auswahlliste. Wenn Sie eine neue Auswahlliste erstellen oder eine Auswahlliste importieren/exportieren müssen, verwenden Sie die entsprechende Schaltfläche in diesem Abschnitt:

Um das Auswahllisten-Center zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie unter Berechtigungsrollen verwalten die Berechtigung Einrichtung von Auswahllistenverwaltung und Auswahllistenzuordnungen erteilen.

Um eine Auswahlliste im Admin-Center manuell anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Verwenden Sie die Aktionssuche, um zum Auswahllisten-Center zu navigieren.
2. Wählen Sie Neu anlegen.
3. Geben Sie die Auswahllistendaten ein.

   Daten können aus folgenden Feldern bestehen:

   Feld	Beschreibung
   Code	Eindeutiger Geschäftsschlüssel, der zur Identifizierung der Auswahlliste verwendet wird (wenn Sie mit alten Auswahllisten vertraut sind, was der Auswahllistenkennung entspricht).
   Übergeordnete Auswahlliste	Eine Auswahlliste kann eine übergeordnete Auswahlliste haben. Wenn beispielsweise bei der Auswahl eines bestimmten Landes nur bestimmte Bundesländer ausgewählt werden können, ist die Auswahlliste „Land" der Auswahlliste „Bundesland/-staat" übergeordnet. Wenn alte Auswahllisten in MDF-Auswahllisten migriert werden, wird eine Option-ID für vorhandene MDF-Auswahllistenwerte generiert. Für alte Auswahllistenoptionen, die migriert wurden, wird die vorhandene Options-ID in der Zuordnungstabelle gespeichert. Notiz Wenn Sie nach der Migration eine Auswahlliste aus dem Auswahllisten-Center erstellen, wird eine Optionskennung für alle Datensätze generiert. Der aktuelle Datensatz mit Gültigkeitsdatum wird verwendet; andere Einträge mit Gültigkeitsdatum für die übergeordnete Auswahlliste werden nicht berücksichtigt.
   Anzeigereihenfolge	Reihenfolge, in der die Auswahllistenwerte in der Auswahlliste aufgeführt sind, z.B. alphabetisch oder numerisch.
   Bezeichnung	Eindeutiger Name der Auswahlliste. Wenn die Auswahlliste beispielsweise für die Art der Adresse gilt (Privatadresse, Postanschrift, Geschäftsadresse, Abrechnung usw.), können Sie die Auswahlliste „Adresstyp" benennen.
   Status	Gibt an, ob die Auswahlliste aktiv oder inaktiv ist, d.h. ob sie zur Verwendung verfügbar ist.
   Gültigkeitsstartdatum	Eine Auswahlliste kann verschiedene Sätze von Auswahllistenwerten für verschiedene Anfangsdaten haben. Um beispielsweise der Auswahlliste Standort den neuen Wert New York hinzuzufügen, sodass er nach dem 1. Januar 2017 verfügbar ist, geben Sie 01.01. 2017 als Gültigkeitsdatum ein. Diese Auswahlliste, die den neuen Wert enthält, ist nach dem Januardatum verfügbar.

4. Geben Sie die Auswahllistenwerte ein. Wenn Ihre Auswahlliste beispielsweise Bundesstaat ist, können Ihre Werte Alabama oder Alaska sein.

   Feld	Beschreibung
   Externer Code	Externer MDF-Code: ein eindeutiger Geschäftsschlüssel, der zur Identifizierung des Auswahllistenwerts verwendet wird, z.B. state_Alabama
   Nicht eindeutiger externer Code	Älterer externer Code: Im Gegensatz zum externen MDF-Code kann er leer sein oder dupliziert werden.
   Übergeordneter Auswahllistenwert	Wenn der externe Code beispielsweise state_Alabama lautet, wäre der übergeordnete Auswahllistenwert USA. Wenn der Wert state_Alberta ist, wäre der übergeordnete Auswahllistenwert Kanada.
   Label	Wenn der externe Code beispielsweise state_Alabama lautet, lautet die Bezeichnung Alabama.

5. Um zusätzliche Daten für die Auswahllistenwerte einzugeben, wählen Sie Details.

   Feld	Beschreibung
   Status	Gibt an, ob der Auswahllistenwert aktiv oder inaktiv ist, d.h. ob er zur Verwendung verfügbar ist.
   Minval	Verwenden Sie -1, es sei denn, die Symbole des Organigramms funktionieren.

6. Wählen Sie Sichern.

Gehen Sie beim Bearbeiten eines Auswahllistenwerts im Auswahllisten-Center wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Aktionssuche, und geben Sie Auswahllisten-Center ein.
2. Geben Sie im Feld Auswahllistensuche den Namen der Auswahlliste ein, und wählen Sie die Auswahlliste aus, die Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie im Menü Maßnahme ergreifen die Option Korrektur vornehmen.
4. Fahren Sie wie beim Erstellen einer neuen Auswahlliste fort.

Das Importieren von Auswahllisten über das Auswahllisten-Center ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst importieren Sie Ihre Auswahllisten (IDs, Stichtag usw.) und anschließend Ihre Auswahllistenwerte. Dies sind zwei separate CSV-Dateien, die an die E-Mail angehängt sind, damit Sie sie herunterladen und für diese Übung verwenden können.

1. Verwenden Sie die Aktionssuche, um das Auswahllisten-Center zu finden.
2. Wählen Sie die Drucktaste Import/Export.
3. Wählen Sie die auszuführende Aktion aus: Daten importieren.
4. Wählen Sie die Registerkarte CSV-Datei.
5. Wählen Sie Allgemeines Objekt: Auswahlliste aus.
6. Wählen Sie Datei: Durchsuchen, um die Datei Picklists.csv zu suchen und auszuwählen.
7. Wählen Sie File Encoding: Unicode (UTF-8).
8. Wählen Sie Bereinigungstyp: Inkrementelles Laden.
9. Wählen Sie Schlüsselpräferenz: Betriebswirtschaftlicher Schlüssel.
10. Wählen Sie Gebietsschemaformat verwenden: Nein.
11. Wählen Sie Dezimalrundung aktivieren: Nein.
12. Wählen Sie das Datumsformat MM/TT/JJJJ aus.
13. Wählen Sie Validieren (optional).
14. Wählen Sie Importieren.

Wiederholen Sie diese Importaktivität mit den folgenden Änderungen, um die Auswahllistenwerte zu importieren:

1. Wählen Sie Generisches Objekt: Auswahllistenwerte.
2. Wählen Sie Datei: Durchsuchen, um die Datei Picklist-values.csv zu suchen und auszuwählen.
3. Wählen Sie File Encoding: Unicode (UTF-8).
4. Wählen Sie Bereinigungstyp: Inkrementelles Laden.
5. Wählen Sie Schlüsselpräferenz: Betriebswirtschaftlicher Schlüssel.
6. Wählen Sie Gebietsschemaformat verwenden: Nein.
7. Wählen Sie Dezimalrundung aktivieren: Nein.
8. Wählen Sie das Datumsformat MM/TT/JJJJ aus.
9. Wählen Sie Validieren (optional).
10. Wählen Sie Importieren.

Wenn die beiden Jobs abgeschlossen sind, erhalten Sie eine E-Mail mit allen Fehlern, die während des Imports aufgetreten sind. Wenn Fehler aufgetreten sind, können Sie den vollständigen Bericht unter Admin-Center→Auftrag überwachen prüfen (und eine CSV-Datei mit Fehlerhinweisen herunterladen).

• In der Vergangenheit wurden Auswahllisten in verschiedenen SAP-SuccessFactors-Lösungen mit verschiedenen Tools verwaltet: dem Import-/Exporttool für Auswahllisten aus Altsystemen und den Tools des Metadata Framework (MDF) für MDF-Auswahllisten. Alle Auswahllisten in der Suite werden nun über ein einheitliches, benutzerfreundliches Auswahllisten-Center-Tool verwaltet.

• Auswahllisten werden weiterhin über die Auswahllistenkennung in der XML konfiguriert oder identifiziert. Anschließend werden die Auswahllisten-IDs dem Import oder den Daten zugeordnet, die manuell für die Auswahllistenwerte eingegeben wurden.

• Um das Auswahllisten-Center zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie unter Berechtigungsrollen verwalten die Berechtigung Einrichtung von Auswahllistenverwaltung und Auswahllistenzuordnungen erteilen.

• Auswahllisten können manuell erstellt oder in das Auswahllisten-Center importiert werden.