Verwaltung der Talent-Pipeline

Die Kandidaten-Pipeline, auch Talent-Pipeline oder Workbench genannt, wird verwendet, um Kandidaten während des Recruiting-Prozesses zu verwalten. Sie ermöglicht es Personalbeschaffern, Bewerber nach Unternehmensanforderungen zu organisieren, um den Ratschlag zu reduzieren und die Effizienz mit dem Einstellungsprozess zu steigern.

Die Kandidaten-Pipeline identifiziert eindeutig, wo sich ein Bewerber im Recruiting-Prozess befindet.

Der Benutzer kann zwischen zwei Sichten der Kandidaten-Workbench wählen: der alten Kandidaten-Workbench-Sicht und der neuesten Kandidaten-Workbench-Sicht.

Die alte Kandidaten-Pipeline wird automatisch in der Instanz aktiviert und steht allen Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung.

Wenn Sie Kandidaten anzeigen, die sich auf die Stelle beworben haben, können Sie nur aktive Kandidaten oder alle Kandidaten anzeigen.

Wenn Sie nur aktive Kandidaten anzeigen, werden disqualifizierte Status ausgeschlossen und Rollenberechtigungen eingehalten.

Es ist auch möglich, Kandidaten basierend auf dem Kandidatentyp (intern/extern) auf der Seite „Kandidatenübersicht" über die neue Schaltfläche Filteroptionen zu filtern oder die Aktionsoptionen zu verwenden, um einen Kandidaten weiterzuleiten oder einem Talentpool hinzuzufügen.

Beim Weiterleiten eines Kandidaten ist es möglich, Anlagen der Art Mehrfachauswahl von Anlagen vorzutragen. Benutzer können auch im Portlet „Stellen beworben" auf der Seite „Bewerbung" einen Hinweis sehen, um die Bewerbung hervorzuheben, von der der Kandidat als Bewerber vorgeschlagen wurde.

Über die Angabe auf der Seite „Bewerbung" kann der Personalbeschaffer aus der aktuellen Bewerbung heraus Zugriff auf das Feedback der vorherigen Bewerbung zum Bewerbungsgespräch, Kommentare, Antworten auf Vorauswahlfragen, Bewertungsergebnisse, Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung usw. haben.

Kandidaten können den Fortschritt ihrer Bewerbung überprüfen, indem sie sich bei ihrem Kandidatenkonto anmelden. Der Status und die Schritte können im Admin-Center konfiguriert werden.

Es ist möglich, unterschiedliche Statusbezeichnungen für interne und externe Benutzer (z.B. Personalbeschaffer und Kandidat) zu haben.

Alle Recruiting-Benutzer können den letzten Bewerberprozess mit dem Bewerber-Workbench-Tool verfeinern, sobald dieses Tool in der Instanz aktiviert ist. Benutzer können nach Personen suchen, die sich auf bestimmte Stellen beworben haben, und ihre Details anzeigen. Das Werkzeug umfasst die folgenden Funktionen:

• Suchfunktion für Schlüsselwörter
• Erweiterte Filterfunktion
• Konfigurierbare Spalten
• Schnellaktionen

Die Funktion kann unter Admin-Center→Recruiting-Einstellungen verwalten→Neueste Bewerber-Workbench aktivieren aktiviert werden. Sobald die Funktion aktiviert ist, wird oben rechts in der →Recruiting-Bewerber-Workbench ein Schalter angezeigt. Sie können einfach zwischen der alten und der neuesten Workbench wechseln, indem Sie den Schalter verwenden. 

Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer zwischen der alten und der neuesten Bewerber-Workbench wechseln können, können Sie den Schalter unter „Admin-Center→ Recruiting-Einstellungen verwalten→ Neueste Bewerber-Workbench aktivieren→ Alte Workbench ausblenden" deaktivieren.

Mit der Suchfunktion können Benutzer nach Textstandardfeldern, benutzerdefinierten Feldern und Auswahllistenfeldern suchen.

Sie können im Bereich auf der linken Seite des Werkzeugs zwischen Filtern und Status wechseln. Der Bereich kann bei Bedarf vollständig ausgeblendet werden. Eine Liste der verfügbaren Filter kann unter Admin-Center→Daten verwalten aktualisiert werden. Filter können kombiniert werden, um die Liste der Bewerber zu reduzieren, und arbeitet in der ODER-Logik. 

Der Benutzer kann so filtern, dass nur aktive Bewerber in der Bewerber-Workbench angezeigt werden, um sich auf Kandidaten zu konzentrieren, die sich derzeit in der Pipeline befinden. Die Workbench enthält den Schalter Nur aktiven Bewerberstatus anzeigen, der die Sichtbarkeit von Kandidaten basierend auf ihrem Status steuert: Wenn diese Option aktiviert ist, werden nur aktive Status angezeigt, während bei Deaktivierung sowohl aktive als auch inaktive Kandidaten angezeigt werden.

Um den Prozess weiter zu optimieren, ist der Schalter standardmäßig auf EIN gesetzt, wenn der Zugriff auf die Workbench über die Spalte Aktive Kandidaten in der Liste der Stellenanforderungen erfolgt, während er beim Zugriff über die Standardspalte Kandidaten standardmäßig auf AUS gesetzt ist.

Status werden wie im im Admin-Center festgelegten Status einschließlich der gruppierten Status definiert angezeigt.

Im zentralen Bereich wird eine Liste der Bewerber angezeigt, die mit einer bestimmten Stellenanforderung verknüpft sind. Die angezeigten Spalten können über das Zahnrad auf der rechten Seite verwaltet werden. Es können maximal neun Spalten einschließlich des Namens des Bewerbers angezeigt werden. Spalten können geändert oder neu angeordnet werden. 

Ein vordefiniertes Starter-Kit mit Filtern und angezeigten Spalten ist verfügbar. Dieses Kit kann angepasst werden, wenn der Benutzer über bestimmte rollenbasierte Berechtigungen verfügt. Um die Berechtigungen zuzuweisen, gehen Sie zu Berechtigungsrollen verwalten→Wählen Sie Berechtigung→Rollenberechtigung→Administratorberechtigungen→MDF-Recruiting-Objekte verwalten, und legen Sie die folgenden Berechtigungen fest:

• Konfiguration der Personalisierungsobjekte für Recruiting-Benutzer
• Recruiting-Benutzerpersonalisierungsobjekt – Konfiguration. Felder

Um die Filter zu bearbeiten oder bestimmte Spalten anzuzeigen, wechseln Sie zu Admin-Center→Daten verwalten. Wählen Sie im ersten SuchfeldRecruiting-Benutzerpersonalisierung Objektkonfiguration. Wählen Sie im zweiten Feld Suchen die Option Listenseitentyp: Stellenbewerbung. 

Um ein neues Feld hinzuzufügen oder die Einstellungen in den Feldern des Starterkits zu ändern, wählen Sie Aktion ausführen und dann in der Dropdown-Liste die Option Korrektur vornehmen aus. Die Felder und ihre Einstellungen werden bearbeitbar, sodass Sie die Anzeige- oder Filtereinstellungen ändern, die Reihenfolge ändern können, in der die Felder angezeigt werden, oder neue Felder hinzufügen können.

Felder, die in der Kandidatenbewerbung oder der Kandidatenprofilvorlage definiert sind, einschließlich Hintergrundelemente, können als anzeigbar (für die Spaltenauswahl verfügbar) und filterbar (als Filter verfügbar) konfiguriert werden. Informationen dazu, welche Datentypen im MDF-Objekt Konfiguration der Recruiting-Benutzerpersonalisierung unterstützt werden, finden Sie im Thema Unterstützte Feldtypen für Bewerberverwaltung auf help.sap.com.

Sie können die Details zum Bewerber aufrufen, indem Sie den Namen des Bewerbers auswählen. Wenn Sie einen Bewerber aus der Liste auswählen, wird die Sicht sofort erweitert, um die zugehörigen Detailinformationen anzuzeigen. Gleichzeitig wird die Bewerberliste komprimiert und in die linke Spalte verschoben, sodass Sie auf einfache Weise Detailansichten zwischen verschiedenen Personen auswählen können, sodass Sie einen Vergleich zwischen verschiedenen Bewerbern durchführen können.

Die oberste Zeile in der Detailsicht enthält Kontaktinformationen für den Bewerber, den Sie gerade anzeigen. Die Details selbst sind in Registerkarten unterteilt, wobei die Informationen in beschriftete Abschnitte unterteilt sind. Ein Administrator kann abhängig von den Berechtigungen, denen Benutzer zugewiesen wurden, steuern, welche Portlets Recruiting-Benutzer anzeigen, hinzufügen oder bearbeiten können.

Sie können die folgenden Aktionen direkt aus der Bewerberliste in der neuesten Bewerber-Workbench ausführen:

• Status ändern mit der Drucktaste „Verschieben" – Die am häufigsten ausgeführte Aktion in der Bewerberliste besteht darin, den Status eines oder mehrerer Bewerber zu verschieben. Die Schaltfläche Verschieben befindet sich oben rechts in der Liste und ermöglicht Benutzern, das Dialogfeld Bewerber verschieben direkt für ihre ausgewählten Bewerber zu öffnen. Recruiting-Benutzer können alle Bewerberstatusänderungen über die Schaltfläche Verschieben steuern. Aus diesem Grund wird jedes vorhandene Geschäftsregelszenario für Stellenbewerbungen, das eine Feldänderungsregel (OnChange) verwendet, um das Bewerberstatusfeld zu aktualisieren, in der Bewerberverwaltung ignoriert.
• Zu Anforderung hinzufügen – Fügen Sie die Kandidaten zur Stellenanforderung hinzu, die für die Stelle weitergeleitet wurden, sich jedoch noch bewerben müssen.
• Bewerber kontaktieren – Kontaktieren Sie Bewerber per E-Mail sowie Textnachrichten, wenn die SMS-Funktion aktiviert ist. Im Zusammenhang mit von Agenturen verwalteten Bewerbern kann der Personalbeschaffer wählen, ob er die Agentur, den Bewerber oder beides kontaktieren möchte.
• Kommentar hinzufügen
• Kandidaten einladen – Ermutigen Sie Kandidaten, die zur Stelle weitergeleitet wurden, sich zu bewerben.
• Bewerber zu Talentpools hinzufügen
• Kandidaten weiterleiten – Senden Sie potenzielle Kandidaten an Stellenanforderungen oder Kollegen.
• Als Bewerber weiterleiten
• Lebenslauf und Anschreiben herunterladen Bitte beachten Sie, dass bis zu 50 Kandidaten gleichzeitig ausgewählt werden können, um Dokumente herunterzuladen. Die Dokumente können als einzelne PDF- oder ZIP-Datei heruntergeladen werden.
• Einen Kandidaten als Spätphasenbewerber einladen (wenn diese Funktion aktiviert ist)
• Möglichkeit zum Initiieren (und erneuten Einleiten) von Beurteilungen
• Möglichkeit, Hintergrundüberprüfungen mit Drittanbietern einzuleiten
• Möglichkeit zum Einleiten des Onboardings
• Details anzeigen und vergleichen – Mit der Option „Details anzeigen" können Benutzer mehrere Bewerber für den Vergleich auswählen. Ausgewählte Bewerber werden dann in eine abgekürzte Liste verschoben, damit Benutzer sie einfach anzeigen und vergleichen können.
• Tags des Bewerbers anzeigen, hinzufügen oder bearbeiten: Die maximale Länge des Tags beträgt 35 Zeichen, und dem Kandidaten können maximal 10 Tags plus 1 Favoriten-Tag zugeordnet sein. Dem Benutzer müssen Berechtigungen für das Kandidaten-Tagging zugeordnet sein, um das Tag einem Kandidaten zuordnen zu können.

Die folgenden Massenaktionsoptionen sind derzeit in der Kandidaten-Workbench verfügbar:

• Aktion verschieben
• Kommentar hinzufügen
• Zu Stellenanforderung hinzufügen
• Weiterleiten (als Bewerber, An Kollegen, Zum Suchauftrag)
• Kontakt
• Zur Bewerbung einladen
• Spätphasenbewerber einladen
• Dokumente herunterladen

Die Massenaktion kann für bis zu 500 Bewerber ausgeführt werden. Während eine Massenaktion ausgeführt wird, kann der Personalbeschaffer erst dann eine weitere Massenaktion für dieselbe Stellenanforderung starten, wenn die aktuelle abgeschlossen ist. Es ist jedoch möglich, in dieser Zeit einzelne Anwendungen anzuzeigen und zu aktualisieren.

In der neuesten Bewerber-Workbench gibt es folgende zusätzliche Funktionen:

Die Kandidaten-Pipeline wird aus verschiedenen Status gebildet, die zu einem Status-Set zusammengefasst sind. Abhängig von den Anforderungen und Präferenzen des Unternehmens können verschiedene Status bestimmte Status-Sets bilden. Nicht alle Status müssen in jedem gesetzten Status verwendet werden.

Sie können auf Status-Sets zugreifen, indem Sie die Aktionssuche verwenden und Bewerberstatuskonfiguration bearbeiten eingeben.

Status-Set anlegen - interne und externe Kandidaten

Status-Sets können für interne und externe Kandidaten unterschiedlich benannt werden.

Verschiedene E-Mail-Benachrichtigungen können mit Status verknüpft und an verschiedene Personen gesendet werden, die am Einstellungsprozess beteiligt sind.

E-Mail-Vorlagen müssen im Abschnitt „E-Mail-Vorlage für Recruiting" des Admin-Centers konfiguriert werden.

Status können für bestimmte Recruiting-Rollen, z.B. Personalbeschaffer oder einstellende Führungskraft, sichtbar und auswählbar sein. Nur ausgewählte Personen sehen den Status in der Kandidaten-Pipeline (sichtbar für Abschnitt) und können Kandidaten in den Status verschieben (nach Abschnitt auswählbar).

Status-Set anlegen - Ankreuzfeld "Erforderlich"

Wenn das Ankreuzfeld Erforderlich markiert ist, muss der Kandidat in diesen Status wechseln, bevor er in nachfolgende Status übergeht.

Folgende Statussichtbarkeiten sind verfügbar:

• Diesen Status nur für interne Kandidaten aktivieren: Wird für Status verwendet, die sich nur auf interne Kandidaten beziehen.
• Diesen Status nur für externe Kandidaten aktivieren: Wird für Status verwendet, die sich nur auf externe Kandidaten beziehen (z. B. einen Status der Überprüfung des Werdegangs).
• Status für Benutzer ausblenden, die nicht über die Berechtigung "Sichtbar für" verfügen: Wenn diese Option aktiviert ist und ein Benutzer nicht über die Berechtigung "Sichtbar für" verfügt, wird der Status in der Pipeline ausgeblendet. Die Bewerberanzahl für diesen Status wird auch für Benutzer ohne die Berechtigung „Sichtbar für" ausgeblendet.
• Bewerberanzahl für Benutzer ausblenden, die nicht über die Berechtigung „Sichtbar für" verfügen: Wenn diese Option aktiviert ist und ein Benutzer nicht über die Berechtigung „Sichtbar für" verfügt, wird die Bewerberanzahl für diesen Status ausgeblendet. Die Anzahl der Bewerber im Status ausgeblendet wird ebenfalls von der Gesamtanzahl der Bewerber abgezogen. Benutzer können den Status weiterhin sehen.
• Kommentar sammeln, wenn dieser Status übersprungen wird: Wenn diese Option ausgewählt ist, muss der Recruiting-Benutzer einen Freitextkommentar hinzufügen, um zu erläutern, warum er diesen Schritt umgeht, wenn der Recruiting-Benutzer einen anderen Status als diesen Status erhält, ohne den Bewerber zuerst in diesen Status zu versetzen. Diese Option ist ausgegraut, wenn der Status erforderlich ist. Es gibt keine Möglichkeit, den Status zu überspringen.

• Sichten der Kandidaten-Pipeline: Wählen Sie zwischen der alten und der neuesten Bewerber-Workbench, um Kandidaten während des gesamten Recruiting-Prozesses effizient zu organisieren und zu verfolgen.

• Erweiterte Suche und Filterung: Verwenden Sie die Schlüsselwortsuche, konfigurierbare Spalten und anpassbare Filter, um Kandidatenlisten zu verfeinern und die Bewerberverwaltung zu optimieren.

• Bewerberdetails und Aktionen: Greifen Sie über mehrere Registerkarten auf umfassende Kandidateninformationen zu und führen Sie Massenaktionen wie Statusänderungen, Kommunikation und Dokumenten-Downloads aus.

• Statussatzkonfiguration: Erstellen und passen Sie Status-Sets mit rollenbasierter Sichtbarkeit, erforderlichen Checkpoints und automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Kandidatentypen an.

• Flexible Workbench-Anpassung: Konfigurieren Sie anzeigbare Spalten und filterbare Felder über das Admin-Center, um bestimmte Recruiting-Workflows und -Anforderungen für Organisationen abzugleichen.