Datenschutz und Aufbewahrung verwalten

Mit der Einverständniserklärung zur Datenschutzrichtlinie können Kunden einem Kandidaten eine Benachrichtigung vorlegen, die detailliert beschreibt, wie der Kunde mit den personenbezogenen Daten des Kandidaten umgeht. Kandidaten müssen diese Erklärung akzeptieren, bevor sie ihre Daten eingeben.

Die Einverständniserklärung zur Datenschutzrichtlinie hat die Versionen 1.0 und 2.0.

• Mit DPCS 1.0 kann der Kunde eine Datenschutzabfrage für interne und externe Kandidaten in der bevorzugten Sprache des Kandidaten bereitstellen. Diese Version sollte durch DPCS 2.0 ersetzt werden.
• Mit DPCS 2.0 können Kunden eine länderspezifische Datenschutzabfrage für interne und externe Kandidaten in der bevorzugten Sprache des Kandidaten bereitstellen.

Kunden können die Akzeptanz der Datenschutzerklärung für Kandidaten verfolgen und melden, um sicherzustellen, dass Kandidaten ihre Daten bereitwillig an die Datenbank übermittelt haben. Die Nachverfolgung und das Reporting der Akzeptanz hilft auch allen Beteiligten dabei, zu erkennen, wie Kandidatendaten verwendet und verarbeitet werden.

Die Funktion kann mehrere Sprachen unterstützen, je nachdem, welche Sprachpakete in der Instanz aktiviert wurden.

Für die Verwaltung von Datenschutzerklärungen müssen dem Benutzer entsprechende Berechtigungen erteilt werden:

• Wenn rollenbasierte Berechtigungen verwendet werden: Berechtigungsrollen verwalten→Recruiting verwalten→Interne und/oder externe Datenschutzeinwilligung verwalten.
• Wenn der Kunde alte Berechtigungen verwendet: Verwalten Recruiting-Administration→Interne und/oder externe Datenschutzeinwilligung verwalten.

Um die Datenschutzerklärung anzulegen oder zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Admin-Center.
• Wählen Sie Unternehmenseinstellungen.
• Wählen Sie die Datenschutzerklärung aus.
• Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus, oder legen Sie eine neue Vorlage an.

Externe Kandidaten können ihre eigenen Profile jederzeit löschen, indem sie auf der Kandidatenseite auf Löschen klicken.

Das Kandidatenprofil wird gelöscht, sodass sich die Kandidaten nicht anmelden können und in keiner Kandidatensuche angezeigt werden. Anwendungen sind für Operatoren weiterhin sichtbar.

Profile externer Kandidaten können so konfiguriert werden, dass sie nach einem bestimmten Zeitraum ohne Anmeldungen gelöscht werden.

Beispielsweise kann der Administrator Kandidaten aus Frankreich so konfigurieren, dass sie nach 365 Tagen ohne Anmeldung aus dem System gelöscht werden.

Kandidatenbewerbungen können auch nach einem bestimmten Zeitraum ab dem Bewerbungsdatum anonymisiert werden (alle Informationen, die die Bewerbung mit einer bestimmten Person verknüpfen, werden entfernt). Der Administrator kann beispielsweise Anwendungen für Jobs in Frankreich so konfigurieren, dass sie nach drei Jahren anonymisiert werden. Die Datensätze sind weiterhin zu Berichtszwecken vorhanden, aber die Identität des Antragstellers kann nach diesem Zeitpunkt nicht mehr ermittelt werden.

Folgende Administratorberechtigungen stehen für die Datenlöschung zur Verfügung:

• Anforderung anlegen
• Antrag genehmigen

Benutzern kann die Berechtigung zum Erstellen oder Genehmigen einer Datenlöschungsanforderung über das Admin-Center erteilt werden.

• Wenn rollenbasierte Berechtigungen verwendet werden: Berechtigungsrollen verwalten→Recruiting verwalten→Datenlöschung verwalten.
• Wenn Kunden alte Berechtigungen verwenden: Admin-Center→Standardbenutzerberechtigungen.

Mit dieser Berechtigung kann der Administrator eine Löschanforderung senden, indem er Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Datenverwaltung verwendet.

Um eine Anforderung zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

• Navigieren Sie zu Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Datenverwaltung.
• Wählen Sie Neue Löschregel erstellen.
• Benennen Sie die Anforderung.
• Legen Sie Kriterien fest.
• Legen Sie das Land fest (Mehrfachauswahl des Landes aus einer Dropdown-Liste).
• Geben Sie den Aufbewahrungszeitraum in Tagen an.
• Wählen Sie Genehmiger aus (d.h. die Administratoren mit der Berechtigung Genehmiger).
• Senden Sie die Anforderung ab.

Manuell gesendete Anforderungen werden nicht sofort ausgeführt. Der Antrag muss von allen Genehmigenden genehmigt werden, bevor er ausgeführt wird. Genehmigen Sie die Anforderung im Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Pflegemonitor.

• Versionen der Datenschutzerklärung: Version 2.0 ermöglicht länderspezifische Datenschutzaufforderungen in den bevorzugten Sprachen der Kandidaten und ersetzt Version 1.0. Die interne Datenschutzerklärung wird ausgelöst, wenn Mitarbeiter zum ersten Mal Kandidatenprofile anlegen. Abgelehnte Aussagen führen zum Entfernen von Profilen und zur Anonymisierung von Bewerbungen. Externe Datenschutzerklärung ist für externe Kandidaten während der Kontoerstellung erforderlich; die Ablehnung verhindert die Kontoerstellung und anonymisiert Bewerbungen.

• Kandidatenprofile können nach einem konfigurierten Zeitraum der Inaktivität automatisch gelöscht werden, z. B. 365 Tage ohne Anmeldung, und Bewerbungen können nach einem bestimmten Zeitraum anonymisiert werden, wobei persönliche IDs entfernt und Datensätze für Berichtszwecke aufbewahrt werden.

• Systemschutzeinstellungen können nach Standort konfiguriert werden, sodass Administratoren regionale Datenschutzanforderungen erfüllen können.

• Die Datenbereinigungsverwaltung erfordert bestimmte Administratorberechtigungen: Antrag erstellen und Antrag genehmigen, aktiviert über die Unternehmenseinstellungen. Erstellen Sie Löschanforderungen, indem Sie zum Admin-Center navigieren, Kriterien wie Land und Aufbewahrungszeitraum definieren und Genehmiger auswählen.