E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen anlegen

Vorlagen für System-E-Mail-Benachrichtigungen automatisieren den Prozess der Erstellung von E-Mail-Nachrichten, die an Benutzer wie Kandidaten, einstellende Manager und Recruiter gesendet werden. Die Verwendung von E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und stellt sicher, dass allen Bewerbern eine konsistente Nachricht übermittelt wird.

E-Mail-Benachrichtigungen werden automatisch an Mitarbeiter gesendet, wenn ein bestimmtes Ereignis oder eine bestimmte Änderung eintritt, z.B. wenn ein Formular verfügbar wird oder überfällig ist. Sie können festlegen, welche Benachrichtigungen Mitarbeiter erhalten. Sie können beispielsweise eine Begrüßungsnachricht an alle neuen Mitarbeiter senden.

E-Mail-Benachrichtigungen bestehen aus dem E-Mail-Betreff, dem Benachrichtigungstext und optional dem Signaturtext. Die Signatur kann am Ende jeder E-Mail hinzugefügt werden und enthält in der Regel Kontakt- oder Unternehmensinformationen, kann jedoch eine beliebige Nachricht sein.

SAP SuccessFactors stellt den Text für alle E-Mail-Benachrichtigungen bereit. Sie können den Text vieler, aber nicht aller E-Mail-Benachrichtigungen ändern. Sie können beispielsweise den Inhalt verspäteter Bekanntmachungen ändern, jedoch nicht der Systemfortschrittsbenachrichtigungen.

Verwenden Sie Kontrollkästchen, um E-Mail-Benachrichtigungen auszuwählen und zu löschen. E-Mail-Benachrichtigungen mit einer Prüfung neben ihnen werden an Benutzer gesendet, wenn die zugehörige Aktion auftritt. Ausgraute Ankreuzfelder sind immer aktiviert und können nicht zurückgesetzt werden. Der Text kann jedoch weiterhin angepasst werden.

Um auf die Standardbenachrichtigungen zuzugreifen, navigieren Sie zu Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen.

Im Bereich E-Mail-Benachrichtigung des Admin-Centers gibt es Recruiting-spezifische Benachrichtigungsvorlagen der folgenden Typen:

• Benachrichtigungen, die mit anderen Modulen geteilt werden, z. B. Weiterleitungsbenachrichtigung.
• Benachrichtigungen, die für Recruiting vordefiniert sind, z.B. Kandidatenmeldungen.
• Benachrichtigungen, die immer aktiviert sind, z. B. Administratorbenachrichtigungen für Import und Export.

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf den Namen der Benachrichtigung, die Sie ändern möchten.
• Ändern Sie den Text des E-Mail-Betreffs und -Texts.
• Fügen Sie bei Bedarf Token hinzu.
• Aktivieren Sie Sprachen, wenn Sprachpakete erworben werden (in der Regel wird zuerst Englisch definiert).
• Sichern Sie die Änderungen.

• Kommunikation automatisieren: Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen automatisieren das Versenden von Nachrichten an Kandidaten, einstellende Manager und Recruiter, um Konsistenz sicherzustellen und Fehler zu reduzieren.

• Ereignisgesteuerte Benachrichtigungen: Das System sendet automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, z.B. Formularverfügbarkeit oder überfällige Posten.

• Anpassbarer Inhalt: Ändern Sie den Benachrichtigungstext, die Betreffzeilen und die Signaturen für die meisten Vorlagen, obwohl einige Systembenachrichtigungen fixiert bleiben.

• Vorlagenkonfiguration: Greifen Sie auf Vorlagen über Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Vorlageneinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen zu, um sie zu aktivieren und anzupassen.

• Mehrsprachenunterstützung: Aktivieren Sie mehrere Sprachen für Benachrichtigungen, wenn Sprachpakete erworben werden, in der Regel beginnend mit Englisch.