Optimierung der Personalbeschaffung mit Automatisierung und Geschäftsregeln

Konfigurierbare Geschäftsregeln können erstellt werden, um die Recruiting-Prozesse für Kunden zu unterstützen, indem Werte vorbelegt, Felder validiert und Funktionen erstellt werden.

Was sind Geschäftsregeln?

Geschäftsregeln sind eine Möglichkeit, Anwendungslogik hinzuzufügen, um das Ergebnis einer Änderung an Daten im System zu ermitteln. Das heißt, Sie können eine Logik so einrichten, dass eine Aktion ausgeführt wird,wenn etwas passiert.

Beispiel:

Wenn der Mitarbeiter aktienberechtigt ist (UND das Unternehmen SAP_USA ist), wird die initiale Bestandszuteilung auf 200 gesetzt.

Eine Geschäftsregel besteht aus folgenden Teilen:

• Regel-ID, Regelname, Regeltyp (Informationen zur Regel selbst)
• IF/THEN-Anweisung

Sie können nur eine IF-Anweisung haben, aber sie kann mehrere Bedingungen haben (wie im obigen Beispiel gesehen).

Sie können mehrere THEN-Anweisungen für eine Regel hinzufügen. Beispiel: DANN wird die initiale Aktienzuteilung auf 200 und der Zielbonusbetrag gesetzt.

Außerdem können Sie ELSE-Anweisungen für eine beliebige Regel hinzufügen.

Ein Beispiel wäre IF Country = USA, THEN set EEO Category to EEO-US1, ELSE set Notes = Non-USA.

Einige Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor Sie mit konfigurierbaren Geschäftsregeln beginnen können. Zunächst müssen Sie die folgenden Bereitstellungseinstellungen aktiviert haben:

1. Unternehmenseinstellungen des→→Bereitstellungsunternehmens→Allgemeine Objekte aktivieren
2. →Provisioning-Firma→Unternehmenseinstellungen→Recruiting-Geschäftsregeln aktivieren

Diese müssen derzeit von Professional-Services-Beratern ausgefüllt werden, da diese Funktionen im Backend-Tool aktiviert sind.

Als Nächstes müssen Sie Ihrem Administratorbenutzer Berechtigungen zuordnen.

1. Admin-Center→Berechtigungsrollen verwalten
2. AdministratorberechtigungenMetadata Framework→Alle Kontrollkästchen markieren

Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, können wir mit dem Erstellen von Regeln beginnen! Beginnen wir mit einem realen Recruiting-Beispiel:

Als einstellende Führungskraft, die einen Suchauftrag anlegt, möchte ich meinen Standort, meine Abteilung und meine Abteilung in die Stellenanforderungsfelder mit Werten basierend auf meiner Organisationsstruktur vorbelegen.

Das heißt, wir möchten einige Felder automatisch ausfüllen, um dem einstellenden Manager beim Ausfüllen des Anforderungsformulars Zeit zu sparen.

Lassen Sie uns dies nach Schritten aufschlüsseln:

1. Navigieren Sie zum Admin-Center, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, und suchen Sie Geschäftsregeln konfigurieren.
2. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen.
3. Wählen Sie Recruiting-Regel aus, und geben Sie einen Regelnamen/eine Regel-ID an. Der Regeltyp ist für Recruiting-Regeln nicht erforderlich, und das Startdatum sollte die Standardeinstellung 01.01.1900 beibehalten. Hier haben wir Stellenanforderung gewählt.

Sobald die Details und Informationen der Regel eingegeben wurden, können wir direkt an der Definition unserer Regel arbeiten.

Hier habe ich einen IF/THEN-Ausdruck erstellt, sodass die Felder „Abteilung", „Sparte" und „Standort" in der Bestellanforderung automatisch ausgefüllt werden, wenn die Abteilung des einstellenden Managers Corporate Global Services ist.

Dies ist ein Beispiel für einen Recruiting-Geschäftsregelausdruck IF/THEN, bei dem Datenfelder in der Stellenanforderung automatisch gefüllt werden.

Lassen Sie uns als Nächstes an einer einfachen Regel arbeiten. In diesem Szenario soll für ein Stellenanforderungsformular immer das Land der Planstelle auf USA (US) gesetzt sein. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die ausgeführt wurden, um diese Aufgabe zu erfüllen:

1. Navigieren Sie zu Admin-Center→Unternehmenseinstellungen→Geschäftsregeln konfigurieren.
2. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen und dann auf Recruiting-Regel.
   1. Regelname: SubStatusReqCountry
   2. Regel-ID: SubStatusReqCountry
   3. Startdatum: 01.01.1900
   4. Regeltyp: Keine Auswahl
   5. Basisobjekt: Manager Requisition – SubStatus (durch den Namen Ihres individuellen Suchauftragsformulars ersetzen)
   
3. Wählen Sie "Weiter".
4. Wählen Sie für den IF-AusdruckImmer wahr.
5. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der Then-Ausdruckszeile.
   1. Ausgabeart auswählen: Setzen
   2. Linken Ausdruck auswählen: Land (standardmäßig abgeleitetes Länderfeld)
   3. Gleich Wert: Vereinigte Staaten (US)
   
6. Wählen Sie "Sichern".

Wenn ein Personalbeschaffer einen Suchauftrag über das Suchauftragsformular „Managersuchauftrag – Unterstatus Land" erstellt, wird das Land immer standardmäßig auf „USA" gesetzt! Wenn Sie dies selbst bearbeiten, werden Sie sehen, dass auch eine ganze Reihe anderer Werte vorbelegt werden kann. Klicken Sie einfach auf Ausdruck hinzufügen (siehe Screenshot oben), und Sie können beliebig viele Felder hinzufügen.

Die Einführung von Automatisierung in der Konfiguration eines Kunden bringt einen unglaublichen Wert, da die Anzahl manueller Aufgaben für jeden Recruiting-Prozess zu groß ist. Die Automatisierung kann Personalbeschaffern helfen, effizienter und effektiver zu arbeiten, indem sie den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben reduzieren und ihnen ermöglichen, sich auf wichtigere Aufgaben wie den Aufbau von Beziehungen zu qualifizierten Kandidaten zu konzentrieren.

Bei der Konfiguration des Recruiting-Moduls gibt es verschiedene Tools, um die Automatisierung in die Konfiguration eines Kunden einzuführen. Einige Recruiting-Funktionen verfügen über integrierte Automatisierungsfunktionen, während andere mithilfe der im Admin-Center verfügbaren Automatisierungstools mehr Kreativität erfordern.

Sie können sehen, wie verschiedene Automatisierungswerkzeuge verwendet werden können, um die verschiedenen Recruiting-Prozesse zu optimieren.

Einige der Recruiting-Tools verfügen über integrierte Funktionen zur Automatisierung von Recruiting-Prozessen. Einige Beispiele für die Produktfunktionen, die die Automatisierung unterstützen, sind:

• Vorabfragen: Durch die Nominierung von Fragen als Disqualifizierer kann das System die Bewerbung eines Kandidaten automatisch in den Status Automatisch disqualifiziert in der Talent-Pipeline verschieben, wenn er eine Frage falsch beantwortet.
• Recruiting Posting und intelligente Dienste: Wenn Kunden die Recruiting-Posting-Funktion verwenden, um Stellenausschreibungen in Stellenbörsen zu bewerben, können Kunden den standardmäßigen Auftrag „Intelligente Dienste" verwenden, um den Ausschreibungsprozess zu automatisieren. Darüber hinaus können Personalbeschaffer unter Recruiting→Stellenausschreibungen→Recruiting-Ausschreibungsaktionen auswählen, wie oft die Stelle neu ausgeschrieben werden soll. Dies hilft dabei, die Ausschreibung (und Neuausschreibung) von Stellenanforderungen in verschiedenen Stellenbörsen zu automatisieren.
• Integration des Planstellenmanagements in Recruiting: Dies hilft dabei, die Planstellendaten direkt in das Formular „Stellenanforderung" zu füllen, sobald die Stellenanforderung erstellt wurde.

Integration Center und Intelligent Services sind zwei leistungsstarke Tools, mit denen Sie HR-Prozesse automatisieren und SAP SuccessFactors in die SuccessFactors-Module oder in andere Systeme integrieren können. Sie bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Erstellung von Integrationen und die Automatisierung von HR-Prozessen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Das Integration Center bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie leistungsstarke Integrationen erstellen können. Sie können Felder schnell zuordnen, um Daten zu aktualisieren, oder eine Integration mit einem Drittanbieter erstellen, um Daten auf geplanter oder wiederkehrender Basis zu senden. Das Integration Center erkennt einige benutzerbasierte Aktionen im System, um einen Integrationsauftrag auszulösen (z.B. wenn ein Recruiting-Benutzer die Aktion „Hintergrundüberprüfung initiieren" in der Bewerbung des Kandidaten verwendet, wird die Integration der Hintergrundüberprüfung ausgelöst). Die meisten im Integration Center angelegten Jobs erfordern jedoch eine Einplanung.

Folgende Datenentitäten können zum Anlegen von Integrationen für SAP SuccessFactors Recruiting verwendet werden:

• Stellenanforderung: Um die Validierung der erforderlichen Felder in der Stellenanforderung zu umgehen, verwenden Sie das Feld isDraft, und setzen Sie den Wert auf „true".
• Anwendung: Um die Validierung der erforderlichen Felder in der Anwendung zu umgehen, muss die folgende rollenbasierte Berechtigung für die Administratorrolle aktiviert sein: OData-API-Anwendung für Recruiting-Berechtigungen→Validierungsumgehung für erforderliche Felder erstellen und aktualisieren
• Kandidatenprofil (oder CandidateLight): Um die Validierung der erforderlichen Felder im Kandidatenprofil zu umgehen, verwenden Sie die Datenentität „CandidateLight". Für diese Datenentität müssen nur die Felder für den Vor- und Nachnamen, die Telefonnummer und die primäre E-Mail-Adresse ausgefüllt werden.
• Stellenangebot

Wenn Sie beispielsweise die mehrstufige Bewerbungsumgebung verwenden, können Sie Recruiter- oder kandidatenspezifische Felder so konfigurieren, dass sie in verschiedenen Status der Talent Pipeline erforderlich sind. Wenn wir das Integrations-Center verwenden, um eine Integration von Bewertungen durch Dritte zu konfigurieren, müssen wir die entsprechende rollenbasierte Berechtigung aktivieren, um erforderliche Felder in der Anwendung zu umgehen. Wenn wir diese rollenbasierten Berechtigungen nicht aktivieren, schlägt die Integration zwischen SAP SuccessFactors und dem Drittanbieter fehl, wenn eines der erforderlichen Felder in der Anwendung nicht ausgefüllt wurde.

Eine vollständige Liste der Datenentitäten, die beim Anlegen von Integrationen verwendet werden können, finden Sie im API-Referenzdokument im Leitfaden für die SAP-SuccessFactors-Plattform auf dem SAP Help Portal.

Intelligente Dienste bieten die Möglichkeit, leistungsfähigere Integrationen zu erstellen. Mit Intelligent Services können Sie ereignisbasierte Auslöser und Regeln verwenden, um anzugeben, wann eine Integration erfolgen soll (anstelle einer eingeplanten Zeitleiste). Sie können Intelligent Services auch verwenden, um einen Workflow zu erstellen, der mehrere Integrationen in einer bestimmten Reihenfolge von Vorgängen auflistet. Wenn das gewünschte Ereignis eintritt, werden die Integrationen in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge ausgelöst. Auf diese Weise können Sie anstelle einer einzelnen Integrationsaktivität einen automatisierten Prozess anlegen.

Die folgenden Ereignisse können beim Erstellen von Intelligent-Services-Integrationen für Recruiting verwendet werden:

• Aktualisierung einer Stellenanforderung (eine Stellenanforderung wird angelegt und/oder gespeichert)
• Stellenausschreibung initiieren (wird für die Recruiting-Posting-Automatisierung verwendet)
• Aktualisierung einer Bewerbung (die Bewerbung eines Kandidaten wird angelegt und/oder gespeichert)
• Aktualisierung des Status einer Bewerbung (die Bewerbung eines Kandidaten wird in einen neuen Status versetzt)
• Aktualisierung eines Kandidatenprofils (ein Kandidatenprofil wird angelegt und/oder gespeichert)
• Genehmigung des Angebotsdetails (der letzte Angebotsgenehmigungsschritt ist abgeschlossen)

Ein häufiger Anwendungsfall für die Verwendung von Integrations-Center und intelligenten Diensten ist die Konfiguration eines Hintergrundüberprüfungsprozesses für SAP SuccessFactors Recruiting. Diese Konfiguration erfordert traditionell eine Integration mit einem Drittanbieter. Wenn Sie die Integration zwischen SAP SuccessFactors Recruiting und einem Drittanbieter konfigurieren, können Sie die Integration nur über das Integrations-Center konfigurieren, oder Sie können die Integration über Intelligente Dienste und Integrations-Center anlegen.

Bei der Konfiguration der Integration über das Integrations-Center muss der Recruiting-Benutzer die Initiierung einer Hintergrundprüfung in der Bewerbung des Kandidaten manuell auslösen. Die Anwendungsfunktionsberechtigung steuert, wer eine Hintergrundüberprüfung einleiten kann und wann (in der Talent-Pipeline).

Wenn Sie die Integration mithilfe der intelligenten Dienste und des Integrations-Centers konfigurieren, löst das System automatisch die Initiierung der Hintergrundüberprüfung aus, wenn die Bewerbung des Kandidaten in den Status der Hintergrundüberprüfung in der Talent-Pipeline verschoben wird. Die Berechtigung für die Funktion zur Überprüfung des Werdegangs muss für den entsprechenden Status der Überprüfung des Werdegangs konfiguriert sein, damit das System erkennen kann, wann der Integrationsauftrag initiiert werden soll.

Die Konfiguration mit Intelligent Services reduziert die Anzahl der Schritte, die ein Recruiting-Benutzer ausführen muss, um eine Hintergrundüberprüfung einzuleiten. Während Intelligent Services der Konfiguration der Hintergrundprüfung eine Automatisierungsebene hinzufügt, ist es wichtig, den Prozess und die Anforderungen eines Kunden gründlich zu verstehen, bevor eine Lösung implementiert wird. Während einige Kunden die vollständig automatisierte Lösung schätzen werden, wünschen sich andere mehr Kontrolle darüber, wann eine Hintergrundüberprüfung aufgrund der mit dem Auftrag verbundenen Kosten initiiert wird.

Es ist wichtig zu bedenken, dass es zwar mehrere Tools gibt, mit denen Sie eine Automatisierung in SAP SuccessFactors Recruiting erstellen können, es jedoch keine richtige oder falsche Möglichkeit gibt, eine Lösung zu konfigurieren. Die Flexibilität, die diese verschiedenen Tools bieten, hilft Ihnen, eine Lösung anzupassen, die für Ihren Kunden geeignet ist.

Die Integration von LinkedIn Recruiter System Connect (RSC) mit SAP SuccessFactors Recruiting optimiert den Personalbeschaffungsprozess, indem sie einen nahtlosen Datenaustausch und eine nahtlose Synchronisierung zwischen den beiden Plattformen ermöglicht. Dazu gehören wichtige Personalbeschaffungsdaten wie Kandidaten, Bewerbungen und Stellenanforderungen. Durch die Verknüpfung dieser Systeme können Unternehmen manuelle Aufgaben minimieren, den Bedarf an Werkzeugen reduzieren, Datenkonsistenz sicherstellen, die Entscheidungsfindung beschleunigen und die Produktivität der Personalbeschaffer steigern. 

Mit dem Plug-In Recruiter System Connect, das sich im Security Center von SAP SuccessFactors befindet, können Administratoren LinkedIn RSC aktivieren und den entsprechenden Vertrag auswählen. Diese Erstkonfiguration stellt sicher, dass die Integration sicher aktiviert und auf Organisationsvereinbarungen abgestimmt ist.

Der typische Einrichtungs-Workflow für die LinkedIn-RSC-Integration folgt diesen Schritten im Security Center:

1. Erstellen Sie ein LinkedIn-Kundenkonto, und melden Sie sich an.
2. Wählen Sie einen relevanten Vertrag für RSC aus.
3. Aktivieren Sie RSC über das Plug-In Recruiter System Connect.

LinkedIn RSC wird aktiviert, sobald die Datensynchronisierung zwischen LinkedIn und SAP SuccessFactors Recruiting initiiert und erfolgreich abgeschlossen wurde.

Bei der Datensynchronisierung werden folgende Daten ausgetauscht: Stellenanforderung, Stellenbewerbungen und Kandidatendaten.

• SAP SuccessFactors Recruiting zu LinkedIn: Stellenanforderungen, Kandidaten und Bewerbungen (vorkonfigurierte Felder und nicht auf der UI verfügbar)
• LinkedIn zu SAP SuccessFactors Recruiting: nur Kandidatendaten.

Die folgenden rollenbasierten Berechtigungen müssen Administratoren zugewiesen werden, die für die Konfiguration der Integration für LinkedIn Recruiter verantwortlich sind:

• Administratorberechtigungen→Integrationstools verwalten→LinkedIn-Setup und -Implementierung verwalten
• Benutzerberechtigungen→MDF-Recruiting-Berechtigungen→LinkedInDeveloperApplication
• Benutzerberechtigungen→MDF-Recruiting-Berechtigungen→LinkedInIntegrationConfiguration

Die Seite „LinkedIn Recruiter System Connect Sync Configuration" bietet eine zentrale Schnittstelle für die Verwaltung der Integration. Sie umfasst konfigurierbare allgemeine Einstellungen, Standardfeldzuordnungen für Kandidaten und Stellenanforderungen und ermöglicht Administratoren, diese Zuordnungen an bestimmte Geschäftsanforderungen anzupassen.

Beachten Sie, dass Anwendungsfeldzuordnungen standardmäßig konfiguriert sind und nicht bearbeitet werden können.

Die folgenden Einstellungen werden auf der Seite „LinkedIn Recruiter System Connect Sync Configuration" verwaltet:

• Allgemeine Einstellungen: Überprüfen Sie die Einstellungen für Kandidatentyp, Berechtigungen und Datenschutzreferenz auf der Registerkarte Datenübertragung an LinkedIn. Diese Einstellungen können nicht mehr geändert werden, nachdem eine Datensynchronisierung initiiert wurde. Stellen Sie daher sicher, dass sie korrekt sind, bevor Sie fortfahren.
• Feldzuordnung: Überprüfen Sie die Standardfeldzuordnungen für die Registerkarten „Stellenanforderung" und „Kandidat" auf der Registerkarte „Datenübertragung an LinkedIn". Passen Sie diese Zuordnungen nach Bedarf an Ihre Geschäftsanforderungen an. Um eine Feldzuordnung zu ändern, wählen Sie Bearbeiten, wählen Sie das gewünschte Feld aus der Werteauswahl aus, und wählen Sie Sichern.
• One-Click-Export: Ändern Sie auf der Registerkarte Datenübertragung aus LinkedIn die LinkedIn-Feld-IDs für den One-Click-Export nach Bedarf.
• Synchronisierung initiieren: Wählen Sie auf der Registerkarte Datensynchronisierung und -überwachung im Abschnitt Synchronisierung von SAP SuccessFactors Recruiting mit LinkedIn die Option Synchronisierung initiieren. Dadurch wird eine vollständige historische Synchronisierung der Daten der letzten zwei Jahre ausgelöst. Beachten Sie, dass dies nur einmal alle 24 Stunden verwendet werden kann. Für routinemäßige Aktualisierungen wird automatisch alle 30 Minuten eine Delta-Synchronisation ausgeführt.

• Automatisierung von Geschäftsregeln: Konfigurieren Sie die IF-THEN-Logik, um Felder automatisch auszufüllen, Daten zu validieren und Stellenanforderungs- und Bewerbungsprozesse zu optimieren.

• Integrationstools: Verwenden Sie das Integrations-Center für geplante Datenimporte/-exporte und intelligente Dienste für ereignisbasierte automatisierte Workflows zwischen Systemen.

• Produkteigenschaften: Nutzen Sie die integrierte Automatisierung wie Vorauswahl von Fragen, Recruiting-Ausschreibungsservices und Integration des Planstellenmanagements, um manuelle Aufgaben zu reduzieren.

• LinkedIn-RSC-Integration: Ermöglichen Sie eine nahtlose Datensynchronisierung zwischen LinkedIn Recruiter und SAP SuccessFactors, um die Produktivität von Recruitern und das Kandidatenmanagement zu verbessern.

• Strategische Implementierung: Wählen Sie geeignete Automatisierungswerkzeuge aus, die auf Kundenanforderungen basieren, und gleichen Sie die Effizienz mit der erforderlichen Prozesssteuerung und Flexibilität aus.