Erstellen von Recruiting-E-Mail-Vorlagen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Vorlagen im System zu verwalten. Eine ist durch die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen des Systems und die andere in Recruiting-E-Mail-Vorlagen, die vom Benutzer initiiert und nicht vom System automatisiert werden. Hierbei handelt es sich um Ad-hoc-E-Mail-Vorlagen, die optional sind. Sie können beliebig viele E-Mail-Vorlagen anlegen, z.B. Vielen Dank für die Anwendung der Vorlage.

Es gibt verschiedene Arten von E-Mails in Bezug auf die Personalbeschaffung, die Sie bei der Verwaltung der Kommunikation im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung unterstützen:

• Recruiting-E-Mail-Vorlagen verwalten:
  • Ad-hoc-E-Mails an Kandidaten
  • Kandidatenstatus-E-Mails
  • E-Mail-Auslöser

• Angebotsschreibenvorlagen verwalten:
  • Diese Vorlagen werden für die Angebotsschreibenfunktion verwendet.

Sie können Vorlagen deaktivieren, die Sie nicht verwenden möchten. Wenn Sie die Vorlagen deaktivieren, werden sie aus Ihrer aktiven Vorlagenliste entfernt und verhindern, dass Sie veraltete Vorlagen verwenden. Wenn Sie eine Vorlage deaktivieren, wird sie nicht gelöscht. Daher ist es eine einfache Aufgabe, zu einer deaktivierten Vorlage zu wechseln und sie zu aktivieren, damit sie wieder verwendet werden kann.

Die Seite „Recruiting-E-Mail-Vorlagen verwalten" wird über das Admin-Center aufgerufen. Gehen Sie wie folgt vor:

• Navigieren Sie zu Unternehmensprozesse und -zyklen.
• Klicken Sie auf Recruiting.
• Klicken Sie auf E-Mail-Vorlagen für Recruiting verwalten.

Wenn Sie eine Recruiting-E-Mail-Vorlage verwalten, können Sie alle nachfolgenden E-Mail-Nachrichten ändern, die Sie mit dieser Vorlage senden, indem Sie die Vorlage einmal ändern.

Seite „Recruiting-E-Mail-Vorlagen verwalten" – Felder

Die folgenden Felder sind in der Vorlage verfügbar:

• Definieren Sie die Sprache, wenn mehrere Sprachen verwendet werden.
• Ordnen Sie einen Vorlagennamen zu.
• Aktivieren Sie den Status der Vorlage.
• Aktivieren Sie den SMS-Status.
• Möglichkeit für Cc oder Bcc jemanden in der Nachricht.
• Definieren Sie den E-Mail-Betreff.
• Fügen Sie eine Anlage hinzu.
• Definieren Sie den Inhalt der Nachricht im Feld Text.

Benutzer können verwendete Token validieren. Das System warnt den Benutzer über eine Warnmeldung, wenn der Benutzer nicht unterstützte Standard-Token in eine Vorlage einschließt.

Um die in der Vorlage konfigurierten Standard-Token zu validieren, klicken Sie auf Token validieren.

Ein Administrator kann beim Anlegen von E-Mail-Vorlagen Token verwenden. Token sind die Leerzeichen in einem Formbuchstaben, die auf bestimmte Felder in Ihren Daten verweisen und die korrekten Daten an dieses Feld weiterleiten. Sie können kopiert und in den E-Mail-Text eingefügt werden. Token sind für praktisch alle Arten von Daten vorhanden, die Sie beim Senden von Massen-E-Mail-Nachrichten benötigen, einschließlich:

• Zuletzt geändert
• E-Mail-Adressen
• Vornamen
• Nachnamen
• Telefonnummern
• Adressinformationen

• Zwei E-Mail-Vorlagentypen: Systemautomatische Benachrichtigungen und vom Benutzer initiierte Recruiting-E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Ad-hoc-Kandidaten.

• Vorlagenverwaltung: Greifen Sie über das Admin-Center unter Unternehmensprozesse und -zyklen→Recruiting→Recruiting-E-Mail-Vorlagen verwalten auf Vorlagen zu.

• Vorlagenkonfiguration: Definieren Sie Sprache, Name, Status, Empfänger (Cc/Bcc), Betreff, Anlagen und Textinhalt mit anpassbaren Token.

• Token-Validierung: Verwenden Sie Standard-Token für dynamische Datenfelder, und validieren Sie sie, um die ordnungsgemäße Funktion sicherzustellen.

• Vorlagensteuerung: Deaktivieren Sie veraltete Vorlagen, um sie aus aktiven Listen zu entfernen, ohne sie endgültig zu löschen, was eine einfache Reaktivierung ermöglicht.