Angebotsprozess verwalten

Mit einer Angebotsgenehmigung können Benutzer Angebotsdaten eingeben und diese Informationen zur Genehmigung senden, bevor sie ein Angebotsschreiben erstellen.

Der Workflow zur Angebotsgenehmigung umfasst Folgendes:

• Angebotsdetails werden von einem Recruiter oder einem anderen berechtigten Benutzer eingegeben.
• Die Liste der Genehmiger ist im Backend des Systems vordefiniert, oder Genehmiger werden beim Erstellen des initialen Entwurfs der Angebotsgenehmigung ad hoc eingegeben.
• Genehmiger können das Formular mit Anmerkungen genehmigen oder ablehnen.
• Alle Genehmiger haben Zugriff auf abgeschlossene Angebotsgenehmigungen und ausstehende Angebotsgenehmigungen in der Liste Zu erledigen und auf der Registerkarte Kandidatenangebotsgenehmigungen. Genehmiger können auch die Daten aus früheren Versionen einer Angebotsgenehmigung anzeigen und mit der neuen Version vergleichen, um Änderungen anzuzeigen.
• Fällige Angebotsgenehmigungen werden in der Liste Zu erledigen angezeigt.

Genehmiger können die folgenden Optionen verwenden, um auf ein Angebot zuzugreifen, das zur Prüfung bereit ist:

• Genehmiger erhalten eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass sie ein Angebot zur Genehmigung haben.
• Genehmiger klicken auf den Link in der E-Mail, um direkt zur Genehmigung im System zu gelangen.
• Genehmiger melden sich an der Instanz an und klicken auf den Link in ihrer To-Do-Liste auf ihrer Startseite.
• Genehmiger, die auch eine Rolle im Recruiting haben (z. B. Recruiter, einstellende Manager), können auch über den Link Angebotsgenehmigungen auf der Listenseite Stellenanforderungen auf Genehmigungen zugreifen.

Alle Benutzer können sehen, wo sich eine ausstehende Angebotsgenehmigung im Genehmigungsprozess befindet, und können Termine und Kommentare für alle Genehmiger an den folgenden Stellen sehen:

• Anzeigen von Informationen direkt auf der Seite Angebotsgenehmigung
• Die neuesten Informationen sind im Abschnitt Angebotsgenehmigung verfügbar.
• Empfangen der E-Mail-Benachrichtigung

E-Mail-Benachrichtigungen können im Admin-Center→„Recruiting-E-Mail-Auslöser" erstellt werden. Genehmiger können die Daten aus einer vorherigen Version einer Angebotsgenehmigung mit der neuen Version vergleichen, um zu sehen, was sich geändert hat.

Angebotsschreiben können an einen Bewerber ausgedehnt werden, sobald das Angebot genehmigt wurde. In der Regel ist der Angebotsstatus in der Pipeline für diese Funktion konfiguriert, es kann sich jedoch um den Status Angebotsschreiben handeln, wenn er einen anderen Status als den für die Angebotsgenehmigung definierten Status erfordert. Die entsprechende (berechtigte) Rolle (in der Regel der Personalbeschaffer) kann das Angebotsschreiben initiieren, indem sie die Option in der Dropdown-Liste auswählt.

Das Angebotsschreiben wird generiert, und die Daten werden aus der ausgewählten Vorlage gefüllt. Der Benutzer kann den Brief ändern und Dokumente anhängen, die der Kandidat ausfüllen muss.

Das System erkennt und hebt nicht aufgelöste Token automatisch hervor, wenn die erforderlichen Daten in Quellen wie der Stellenanforderung, der Bewerbung oder dem Kandidatenprofil fehlen.

Wenn diese Token gefunden werden, listet ein Warndialog die fehlenden Felder auf und identifiziert deren Standort (Recruiting-Quellen oder andere), sodass Sie Fehler schnell identifizieren und beheben können, um Verzögerungen bei der Einstellung zu vermeiden.

Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, wählt der Benutzer die Drucktaste Nächster Schritt.

Angebotsschreiben können in den folgenden Formaten gesendet werden:

• E-Mail als PDF-Anhang: Hängen Sie das Angebotsschreiben im PDF-Format an die E-Mail an. Die E-Mail kann von Grund auf neu angelegt oder eine vorhandene E-Mail-Vorlage verwendet werden.
• E-Mail als Text: Das System sendet das Angebot in einem E-Mail-Format.
• Drucken: Das System fordert den Benutzer auf, das Angebotsschreiben als PDF herunterzuladen, das dann gedruckt und an den Bewerber gesendet werden kann.
• Mündliches Angebot: Das System ergreift keine Maßnahmen, aber das verbale Angebot wird im Audit-Trail-Portlet für Angebotsschreiben nachverfolgt.
• Online-Angebot: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Angebotsschreiben an ein sicheres Online-Portal gesendet, und Kandidaten können sich anmelden und akzeptieren, ablehnen oder eine Frage stellen. Diese Option muss aktiviert werden, indem Sie Admin-Center→Recruiting-Einstellungen verwalten→Angebotsschreiben auswählen und Kandidaten erlauben, Angebote online anzunehmen aktivieren.
• Online-Angebot mit elektronischer Signatur: Berechtigte Recruiting-Benutzer können Online-Angebote erstellen und senden, um elektronische Signaturen von Kandidaten im Karriereportal anzufordern. Um diese Funktion zu aktivieren, ist eine Integration mit DocuSign, Inc. erforderlich.