Verwenden der Gesprächsplanung

Beim Weiterleiten eines Bewerbers ist es möglich, Anlagen der Art "Auswahl mehrerer Anlagen" vorzutragen. Benutzer können auch im Portlet „Stellen beworben" auf der Seite „Bewerbung" einen Hinweis sehen, um die Bewerbung hervorzuheben, von der der Kandidat als Bewerber vorgeschlagen wurde.

Über die Angabe auf der Seite „Bewerbung" kann der Personalbeschaffer aus der aktuellen Bewerbung heraus Zugriff auf das Feedback eines früheren Bewerbers zum Bewerbungsgespräch, Kommentare, Antworten auf Vorauswahlfragen, Bewertungsergebnisse, Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung usw. haben.

Wenn Sie die Funktion An Kollegen weiterleiten verwenden, können Recruiting-Benutzer über einen Link, der in einer ausgelösten E-Mail an sie weitergeleitet wird, direkt auf das Profil eines Kandidaten zugreifen. Der Name des Kandidaten ist ein Hyperlink in der E-Mail. Beachten Sie, dass E-Mail-Trigger in verschiedenen Kapiteln behandelt werden.

Recruiting-Benutzer können eine Bewerbungs-URL aus dem Übersichtsbildschirm der Stellenbewerbung kopieren und teilen. Die Anwendungs-URL bietet eine einfache und schnelle Navigation zum Anwendungsprofil.

• Generieren und senden Sie den Link zum Bewerbungsprofil per E-Mail oder Chat.
• Rufen Sie das Applikationsprofil direkt auf, indem Sie auf diesen Link klicken. Der Benutzer muss über die erforderliche Berechtigung für das Kandidatenprofil verfügen.
• Konfigurieren Sie ein E-Mail-Token in der E-Mail-Vorlage, um die Anwendungs-URL einzuschließen.

Beim Betrachten des Kandidaten kann der Benutzer den Kandidaten in einen anderen Status innerhalb der Pipeline verschieben:

• Auswahl des Kandidatenstatus und Speichern der Informationen
• Auswahl der Option Kandidat verschieben

Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Gesprächsteilnehmer auf dem Bildschirm mit den Kandidatendetails zuweisen, indem sie im Abschnitt „Bewerbungsgespräch" die Option „Gesprächsteilnehmer einrichten" wählen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Gesprächsteilnehmer hinzuzufügen:

• Wählen Sie Hinzufügen, um Gesprächsteilnehmer hinzuzufügen.
• Geben Sie die Namen ein.
• Fügen Sie Notizen zu Kandidaten hinzu.
• Verwenden Sie dieselbe Liste für diesen Kandidaten oder wenden Sie dieselbe Liste auf alle Bewerber an.
• Wählen Sie, ob der Lebenslauf angehängt werden soll oder nicht.
• Passen Sie die E-Mail des Gesprächsteilnehmers an.
• Sichern Sie entweder die Interviewer-Liste oder senden Sie eine E-Mail.

Kalendereinladungen müssen möglicherweise manuell gesendet werden, da es für diese Art der Gesprächsteilnehmereinplanung keine Microsoft-Outlook-Integration gibt.

Die Konfiguration für die Outlook-Integration umfasst die folgenden Schritte:

1. Für die Verbindung zwischen dem SAP-SuccessFactors-System und Microsoft 365 wurde eine OAuth-Konfiguration angelegt.
2. Eine grundlegende Integration zwischen SAP SuccessFactors und Microsoft Teams wurde aktiviert.
3. Eine benutzerdefinierte Serviceverbindung wurde eingerichtet, und einem Administrator wurde die Einwilligung erteilt, sowohl Microsoft-Outlook- als auch Teams-Online-Meetings für SAP-SuccessFactors-Prozesse zu aktivieren.
4. Die folgenden Einstellungen wurden unter Admin-Center→Work Tech→Konfigurationseinstellungen konfiguriert.
   1. Der Servicetyp wurde im Bereich Verbindung und Authentifizierung aktiviert.
   2. Die OAuth-Konfiguration wurde im Dropdown-Bereich Benutzerdefinierte App ausgewählt.
   3. Alle erforderlichen Berechtigungen wurden festgelegt.
   4. Die Tenant-ID wurde verbunden und geprüft.
   5. Servicekonto wurde ausgewählt.

Weitere Informationen zur Konfiguration der Integration zwischen SAP SuccessFactors und Microsoft 365 finden Sie im Implementierungsleitfaden für die SAP-SuccessFactors-Plattform im SAP Help Portal.

Bestimmte Einstellungen müssen konfiguriert werden, um die Gesprächsplanung in der Instanz zu aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

• Berechtigung für die Funktion in Admin-Center→Recruiting-Einstellungen verwalten→Zentrale für Bewerbungsgespräche und Aktivierung der Gesprächsplanung.
• Konfigurieren Sie eine Auswahlliste für Standorte für virtuelle Bewerbungsgespräche und Standorte für persönliche Bewerbungsgespräche. Diese Werte in der Auswahlliste werden verwendet, um den Ort des Bewerbungsgesprächs anzugeben.
• Richten Sie E-Mail-Vorlagen für jede der E-Mails ein, die die Funktion unterstützen können. Vorlagen werden über die Vorlage „Recruiting-E-Mails verwalten" im→Admin-Center eingerichtet und mit den relevanten E-Mail-Auslösern im Admin-Center→„Recruiting-E-Mail-Auslöser" verknüpft.
• Gewähren Sie allen Benutzern, die für die Organisation von Bewerbungsgesprächen verantwortlich sind, und allen bekannten Gesprächsteilnehmern Zugriff auf die Registerkarte „Gesprächsplanung". Es ist nicht erforderlich, jedem möglichen Gesprächsteilnehmer die Berechtigung zu erteilen. Jeder Gesprächsteilnehmer, dem die Berechtigung entzogen wird, erhält Zugriff auf die Registerkarte, wenn er einem Bewerbungsgespräch hinzugefügt und das Bewerbungsgespräch gespeichert wird.

Eine allgemeine Prozessübersicht umfasst Folgendes:

• Wenn das Bewerbungsgespräch benötigt wird, öffnet der Verantwortliche den Kalender und plant das Bewerbungsgespräch in der Gesprächsplanung.
• Die Verfügbarkeit des Gesprächsteilnehmers wird als Ergebnis der Outlook-Integration direkt aus dem Kalender des Gesprächsteilnehmers übernommen.
• Der Kandidat erhält die Benachrichtigung, dass das Bewerbungsgespräch geplant wurde.
• Der Kandidat öffnet den Kalender, um das vorgeschlagene Datum zu bestätigen oder abzulehnen.
• Der Kandidat kann sich an den Personalbeschaffer wenden, um alle erforderlichen Änderungen zu besprechen.
• Bei einer Aktualisierung des Bewerbungsgesprächs wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den entsprechenden Beteiligten gesendet.

• Mithilfe der Gesprächsplanung können Personen, die für die Organisation von Bewerbungsgesprächen verantwortlich sind, auf die Verfügbarkeit für Gesprächsteilnehmer zugreifen und Kandidaten Zeiten vorschlagen, die dann eine Zeit reservieren können, die für sie funktioniert.
• Organisatoren können Kandidaten eine Uhrzeit senden, wenn sie nicht möchten, dass der Kandidat selbst eine Zeit einplant. Gesprächsteilnehmer und Kandidaten können ablehnen oder neu planen, wenn diese Zeit für sie nicht mehr funktioniert.
• Kandidaten können zusätzliche Zeiten beim Organisator anfordern, wenn sie keine Zeit finden, die funktioniert.
• Für Bewerbungsgespräche, die gebucht wurden oder als noch nicht gebucht gekennzeichnet sind, können Organisatoren erforderliche Aktualisierungen oder Änderungen am Bewerbungsgespräch vornehmen, einschließlich Hinzufügen oder Löschen von Gesprächsteilnehmern, Ändern des Standorts des Bewerbungsgesprächs, Art des Bewerbungsgesprächs, Datum des Bewerbungsgesprächs, Zeitfenster oder Dauer des Bewerbungsgesprächs.

Sobald die Gesprächsplanung aktiviert ist, können Gesprächsteilnehmer nur über die Gesprächsplanung zugeordnet werden.

Wenn Sie auf die Gesprächsplanung zugreifen, wird eine Liste der Stellen angezeigt, für die ein Bewerbungsgespräch erforderlich ist. Gehen Sie wie folgt vor, um Gesprächsteilnehmer zuzuweisen:

• Suchen Sie den Job, dem Gesprächsteilnehmer zugewiesen werden müssen, und wählen Sie Nicht gestartet.
• Wählen Sie den Kandidaten aus, für den ein Bewerbungsgespräch geplant werden muss, und klicken Sie auf Planung starten. Wenn Sie alle Kandidaten einplanen möchten, wählen Sie Alle auswählen.
• Klicken Sie auf Einplanung starten.
• Titel des Bewerbungsgesprächs definieren: Diese Option wird standardmäßig auf den Namen des Bewerbungsgesprächsschritts aus der Talent-Pipeline gesetzt.
• Definieren Sie die Art des Bewerbungsgesprächs, und fügen Sie, falls relevant, den Ort hinzu.
• Fügen Sie Gesprächsteilnehmer nach Benutzer-Lookup oder ihrer Rolle in der Bestellanforderung hinzu.
• Passen Sie die Dauer des Bewerbungsgesprächs an.
• Klicken Sie auf Verfügbarkeit suchen.
• Wählen Sie verfügbare Zeitfenster aus, und wählen Sie Weiter. Diese Aktion löst eine Benachrichtigungs-E-Mail aus, die an Kandidaten gesendet wird, um sie über das Bewerbungsgespräch zu informieren.

Personalbeschaffer können Bewerbungsgespräche mit Mitternacht in ihrer eigenen Zeitzone planen. Beispielsweise können Recruiter, die in den Shared-Service-Centern des Großunternehmens arbeiten, in Asien/Pazifik ansässig sein und ohne Einschränkungen Interviews für die Durchführung in Europa einrichten.

1. Zur →Recruiting-Planung für Bewerbungsgespräche navigieren
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Stellenanforderungen.

   Recruiter können alle Stellenanforderungen sehen, für die sie die Berechtigung „interviewAssessment" haben, vorausgesetzt, sie haben VisibleTo-Berechtigungen für den gesetzten Status.

3. Wählen Sie den Kandidaten aus, für den Sie ein Bewerbungsgespräch planen möchten, und wählen Sie Planung starten.
4. Aktivieren Sie die Option Microsoft Teams, die als Teil der Online-Besprechungsoptionen verfügbar ist.
5. Wählen Sie Sichern und Weiter.

Die Voraussetzungen für die Aktivierung der Microsoft-Teams-Integration für die Gesprächsplanung sind:

• Damit Benutzer Bewerbungsgespräche mithilfe von Outlook- und Teams-Online-Meetings planen können, müssen Sie zunächst auch die Konfigurationen für die Microsoft-Outlook-Integration für die Gesprächsplanung abschließen.
• Sie haben die Integration zwischen dem SAP-SuccessFactors-System und Microsoft 365 auf der Seite Technikkonfiguration für Arbeit eingerichtet.
• Sie haben die Basisintegration zwischen SAP SuccessFactors und Microsoft Teams aktiviert.

Die Integration von Microsoft Teams mit der Gesprächsplanung unterstützt die Integration mit Microsoft Exchange Online und Microsoft Office 365. Microsoft Teams stellt über Microsoft-Graph- und Microsoft-Authentifizierungsbibliotheken, die OAuth-2.0-Token-basierte Berechtigungen implementieren, eine Verbindung zu Exchange Online her.

Für die Integration der Gesprächsplanung mit Exchange Online und Outlook 365 über die moderne Authentifizierung muss Ihr Microsoft-Exchange-Administrator Folgendes tun:

1. Registrieren Sie die Anwendung für Ihr Servicekonto im Microsoft-Azure-Portal, und notieren Sie sich die folgenden Anmeldeinformationen:
   • Anwendungs-(Client-)ID
   • Verzeichnis-ID (Tenant-ID)
   • Wert des geheimen Client-Schlüssels
   • E-Mail-ID des mit Ihrer Anwendung verknüpften Servicekontos
2. Wenden Sie die folgenden API-Berechtigungen an:
   • Für Online-Meetings: OnlineMeetings.Read.All und OnlineMeetings.ReadWrite.All
   • Für Online-Meeting-Artefakt: OnlineMeetingArtifact.Read.All
   • Für Kalender: Calendars.Read und Calendars.ReadWrite
3. Erteilen Sie die Administratoreinwilligung, die es der Microsoft-Teams-Integration für die Gesprächsplanung ermöglicht, auf die erforderlichen Diagramm-APIs zum Senden oder Empfangen von E-Mails und auf die Kalender von Organisatoren und Gesprächsteilnehmern zuzugreifen.

Die folgenden Konfigurationen sind erforderlich, um mit der Einrichtung der Microsoft-Teams-Integration in SAP SuccessFactors zu beginnen:

1. Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen OAuth-Konfigurationen im Sicherheitscenter abgeschlossen sind.
2. Richten Sie auf der Seite Admin-Center→Microsoft-Integration mit Gesprächsplanung→Prüfen und verbinden eine Verbindung für die Integration von Microsoft Teams in Exchange Online ein.
3. Führen Sie einen Scan aus, um die Konfigurationen mithilfe der Option Verify and Connect zu validieren.
4. Wählen Sie nach erfolgreicher Verifizierung die Option Microsoft-Teams-Integration aktivieren in den Einstellungen für Bewerbungsgespräche in Recruiting-Einstellungen verwalten aus.