Administración de la privacidad y retención de datos

La Declaración de consentimiento de privacidad de datos permite a los clientes presentar a un candidato una notificación que detalla cómo el cliente gestiona los datos personales del candidato. Los candidatos deben aceptar esta declaración antes de introducir sus datos.

La Declaración de consentimiento de privacidad de datos tiene las siguientes versiones, 1.0 y 2.0.

• DPCS 1.0 permite al cliente proporcionar un aviso de privacidad de datos para candidatos internos y externos en el idioma preferido del candidato. Esta versión debe sustituirse por DPCS 2.0.
• DPCS 2.0 permite al cliente proporcionar un aviso de privacidad de datos específico/país para candidatos internos y externos en el idioma preferido del candidato.

Los clientes pueden realizar un seguimiento e informar sobre la aceptación de DPCS de los candidatos para garantizar que los candidatos hayan enviado sus datos a la base de datos de forma voluntaria. El seguimiento y la generación de informes de la aceptación también ayuda a todas las partes a darse cuenta de cómo se utilizan y gestionan los datos de los candidatos.

La funcionalidad puede admitir varios idiomas, según los paquetes de idiomas que se hayan habilitado en la instancia.

Se deben otorgar las autorizaciones adecuadas al usuario para gestionar las declaraciones de privacidad de datos:

• Si se utilizan autorizaciones basadas en la función: Gestionar funciones de autorización→Gestionar reclutamiento→Gestionar consentimiento de privacidad de datos interno y/o externo.
• Si el cliente utiliza permisos antiguos: Gestionar Administración de reclutamiento→Gestionar consentimiento de privacidad de datos interno y/o externo.

Para crear o actualizar la Declaración de privacidad de datos, proceda de la siguiente manera:

• Abra el Centro de administración.
• Seleccione Parametrizaciones de empresa.
• Seleccione la Declaración de privacidad de datos.
• Seleccione una plantilla existente o cree una plantilla nueva.

Los candidatos externos pueden eliminar sus propios perfiles en cualquier momento haciendo clic en Eliminar en el sitio del candidato.

El perfil del candidato se purgó, por lo que los candidatos no pueden iniciar sesión y no aparecen en ninguna búsqueda de candidatos. Las aplicaciones siguen siendo visibles para los operadores.

Es posible configurar perfiles de candidatos externos para purgarlos tras un período específico sin inicios de sesión.

Por ejemplo, el administrador puede configurar candidatos de Francia para que se purguen del sistema después de 365 días sin inicio de sesión.

Las solicitudes de candidatos también se pueden anonimizar (toda la información que vincula la solicitud con una persona en particular se elimina) después de un período específico a partir de la fecha de solicitud. Por ejemplo, el administrador puede configurar solicitudes de empleo para puestos en Francia para que se conviertan en anónimas al cabo de tres años. Los registros aún existen con fines informativos, pero la identidad del solicitante ya no se puede determinar después de ese tiempo.

Los permisos de administrador disponibles para la depuración de datos incluyen lo siguiente:

• Crear solicitud
• Aprobar solicitud

Los usuarios pueden obtener autorización para crear o aprobar una solicitud de purga de datos a través del Centro de administración.

• Si se utilizan autorizaciones basadas en la función: Gestionar funciones de autorización→Gestionar reclutamiento→Gestionar purga de datos.
• Si el cliente utiliza permisos heredados: Centro de administración→Permisos de usuario predeterminados.

Con esta autorización, el administrador puede enviar una solicitud de depuración mediante Centro de administración→Configuración de la empresa→Gestión de datos.

Para enviar una solicitud, proceda de la siguiente manera:

• Vaya a Centro de administración→Configuración de la empresa→Gestión de datos.
• Seleccione Crear nueva regla de purga.
• Asigne un nombre a la solicitud.
• Establezca criterios.
• Fije el país (selección múltiple del país de una lista desplegable).
• Especifique el período de retención en días.
• Seleccione Aprobadores (es decir, los administradores con permiso de Aprobador).
• Envíe la solicitud.

Las solicitudes enviadas manualmente no se ejecutan inmediatamente. La solicitud debe ser aprobada por todos los autorizadores antes de su ejecución. Apruebe la solicitud en Centro de administración→Configuración de la empresa→Monitor de mantenimiento.

• Versiones de DPCS: la versión 2.0 habilita avisos de privacidad de datos específicos del país en los idiomas preferidos de los candidatos, reemplazando la versión 1.0. La Declaración de consentimiento de privacidad interna se desencadena cuando los empleados crean perfiles de candidatos por primera vez; las declaraciones rechazadas provocan la eliminación del perfil y la anonimización de aplicaciones. Se requiere Declaración de consentimiento de privacidad externa para candidatos externos durante la creación de la cuenta; el rechazo evita la creación de la cuenta y anonimiza las solicitudes.

• Los perfiles de candidatos se pueden purgar automáticamente después de un período de inactividad configurado, como 365 días sin inicio de sesión, y las solicitudes de empleo se pueden anonimizar después de un período de tiempo específico, eliminando los identificadores personales mientras se conservan los registros con fines de generación de informes.

• La configuración de privacidad del sistema se puede configurar por ubicación, lo que permite a los administradores cumplir con los requisitos regionales de protección de datos.

• La Gestión de purga de datos requiere autorizaciones de administrador específicas: Crear solicitud y Aprobar solicitud, habilitadas a través de la configuración de la empresa. Para crear solicitudes de purga, vaya al Centro de administración, defina criterios que incluyan el país, el período de retención y seleccione aprobadores.