管理数据隐私和保留

客户可通过"数据保密同意声明"向候选人发送通知，详细说明客户如何处理候选人的个人数据。候选人必须先接受此声明，然后才能输入数据。

数据隐私同意声明具有以下版本 1.0 和 2.0。

• DPCS 1.0 允许客户以候选人的首选语言为内部和外部候选人提供数据隐私提示。此版本应替换为 DPCS 2.0。
• DPCS 2.0 允许客户以候选人的首选语言为内部和外部候选人提供国家/地区特定的数据隐私提示。

客户可以跟踪和报告候选人的 DPCS 接受情况，以确保候选人愿意将其数据提交到数据库。对接受情况的跟踪和报告，也有助于各方了解如何使用和处理候选人数据。

功能可以支持多种语言，具体取决于实例中启用了哪些语言包。

必须向用户授予管理数据隐私声明的相应权限：

• 如果使用基于角色的权限： 管理权限角色→管理招聘→管理内部和/或外部数据保密同意 。
• 如果客户使用原有权限： 管理 招聘管理→管理内部和/或外部数据隐私同意 。

要创建或更新数据隐私声明，请执行以下操作：

• 打开管理中心。
• 选择公司设置。
• 选择数据隐私声明。
• 选择现有模板或创建新模板。

外部候选人可随时通过单击候选人站点中的"删除"来删除自己的档案。

候选人档案将被清除，因此候选人无法登录，也不会出现在任何候选人搜索中。应用程序仍对操作员可见。

可将外部候选人档案配置为在指定期间后清除，无需登录。

例如，管理员可以将来自法国的候选人配置为在 365 天后从系统中清除，而无需登录。

候选人申请也可以在申请日期的指定期间后匿名（将申请链接到特定人员的所有信息移除）。例如，管理员可以将应用程序配置为三年后要匿名的法国职位。记录仍然存在，用于报告目的，但之后无法再确定申请人的身份。

可用于数据清除的管理员权限包括以下内容：

• 创建请求
• 审批申请

可以通过"管理员中心"授予用户创建或审批数据清除请求的权限。

• 如果使用基于角色的权限：管理权限角色→管理招聘→管理数据清除。
• 如果客户使用原有权限： 管理员中心→默认用户权限 。

通过此权限，管理员可以使用 管理员中心→公司设置→数据管理 提交清除请求。

要提交申请，请执行以下操作：

• 导航到 管理员中心→公司设置→数据管理 。
• 选择创建新的清除规则。
• 为请求命名。
• 设置条件。
• 设置国家/地区（从下拉列表中选择国家/地区）。
• 指定保留期（天）。
• 选择审批人（即具有审批人权限的管理员）。
• 提交请求。

手动提交的请求不会立即执行。该请求必须由所有审批人批准才能执行。在 管理中心→公司设置→维护监控器 中批准请求。

• DPCS 版本：版本 2.0 启用候选人首选语言的国家/地区特定数据隐私提示，替换版本 1.0。员工首次创建候选人档案时会触发内部 DPCS；被拒绝的声明会导致档案移除和申请匿名化。帐户创建期间，外部候选人需要外部 DPCS；拒绝会阻止帐户创建和匿名化应用程序。

• 候选人档案可以在配置的非活动期间后自动清除，例如无需登录的 365 天，并且可以在指定时间范围后匿名化应用程序，移除个人标识符，同时保留记录以供报告。

• 系统隐私设置可按位置进行配置，允许管理员遵守区域数据保护要求。

• 数据清除管理需要特定的管理员权限：创建请求和批准请求，通过公司设置启用。通过导航到管理中心创建清除请求，定义条件，包括国家/地区、保留期和选择审批人。