Actualizar datos de posición

Un aspecto importante de los modelos basados en cargos es que debe mantener actualizados los datos del cargo, de modo que el organigrama de sucesión muestre la información actual y pueda crear efectivamente planes de sucesión para su empresa.

Los administradores tienen dos opciones para crear y actualizar el modelo de posición:

• Generación a partir de datos de empleado, que se realiza mediante la función Sincronizar modelo de posición con datos de empleado.
• Importarlo desde una fuente externa, que se realiza mediante la función Importar posiciones.

La combinación de importaciones con operaciones de sincronización puede provocar la duplicación de datos de posición y/o la sobrescritura de datos buenos con errores. Tenga en cuenta que debe completar el modelo de cargos con uno de estos dos métodos antes de usar el Organigrama de sucesión; de lo contrario, obtendrá un error. Además, tenga en cuenta que, si no actualiza el modelo de puestos regularmente, es posible que vea titulares inactivos, relaciones de subordinación erróneas y que no pueda encontrar nuevos empleados en el organigrama de sucesiones.

Si no actualiza posiciones en su HRIS pero desea utilizar la planificación de sucesión basada en posiciones, puede utilizar Sincronización de posiciones para gestionar posiciones en Sucesión en función de sus datos de empleado HRIS. Puede utilizar la herramienta Sincronización de cargos para crear y actualizar un modelo de cargos que refleje su jerarquía de empleados.

Para acceder a la herramienta, vaya a Centro de administración Gestión de cargos de→sucesión→: Sincronizar modelo de cargos con datos de empleado. Asegúrese de que la Jerarquía de cargos verdaderos esté activada en Aprovisionamiento.

La sincronización de posiciones de MDF es una opción que le permite planificar la sucesión en función de las posiciones en lugar de en la función de persona aunque no establezca la información de la posición en su HRIS. La sincronización toma la información de la importación de personas de su HRIS y replica las jerarquías de informes como jerarquías de puestos que puede utilizar para la planificación de sucesión.

La sincronización de posición tiene tres desencadenadores básicos que se procesan secuencialmente durante cada sincronización:

1. Un empleado deja la empresa (está desactivado).
2. Un empleado se une a la empresa (está activado).
3. El gerente de un empleado cambia.

Todas estas condiciones pueden ocurrir durante un único evento organizativo, como una reorganización. Para obtener detalles sobre cómo la sincronización de cargos gestiona cada uno de los tres escenarios anteriores, consulte la documentación de ayuda de Sincronización de cargos de MDF en help.sap.com.

Ninguna de las actualizaciones de cargo realizadas por la sincronización son registros nuevos con fecha de entrada en vigor, sino que son actualizaciones de los registros existentes. En otras palabras, la sincronización no inserta un nuevo registro para actualizaciones, sino que actualiza el registro actual.

Para utilizar la sincronización, los usuarios deben tener la autorización "Sincronizar modelo de posición", que está disponible en la autorización administrativa "Gestionar sucesión" en Autorización basada en función. El usuario autorizado puede ver "Gestión de posiciones: Sincronizar modelo de posiciones con datos de empleado" en Centro de administración→Sucesión.

Para garantizar resultados de sincronización óptimos, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Los empleados deben informar a un gerente activo o a un gerente "marcador de posición" al importar archivos de empleados.
• Si ha configurado campos adicionales que la sincronización no actualiza automáticamente, asegúrese de que esos campos no estén marcados como obligatorios.
• Si almacena los títulos de las posiciones en la configuración regional en_US, no desactive la configuración regional en_US utilizando defaultValue para la traducción en el modelo MDF.

  Nota

  El sistema compara el título del titular del cargo (basado en el empleado) y el título del cargo (basado en el cargo) para determinar si los títulos coinciden en función de las condiciones definidas.
• Si almacena títulos de posición en idiomas que no sean en_US, seleccione los idiomas que desea sincronizar antes de ejecutar la sincronización para evitar resultados como títulos de posición vacíos.

  Nota

  Si selecciona solo un idioma, los demás idiomas no se verán afectados.

• Para los clientes que son de planificación de sucesión para un número reducido de cargos, se recomienda que la interfaz de usuario de administración de cargos de MDF gestione cargos manualmente en lugar de sincronizarlos.

Una vez realizada la sincronización, su organigrama de sucesión debe rellenarse con posiciones.

Cuando un cliente utiliza cargos de MDF pero no tiene Gestión de cargos de Employee Central, es común que el objeto Cargo solo contenga información básica, como Nombre del cargo, Titular y Criticidad. Sin embargo, algunos clientes deben configurar su autorización basada en función de la información que solo está disponible en la entidad Usuario (USERINFO_SYS), como Departamento, División, Ubicación y otros. Esta función le permite asignar este tipo de información de la entidad Usuario a campos personalizados en el objeto Cargo, de modo que pueda configurar el grupo objetivo de sus Roles de autorización que cumplan con sus requisitos empresariales.

Esto resulta especialmente útil para gestionar puestos vacantes, ya que solo puede conceder autorizaciones para añadir/ver sucesores a puestos vacantes concediendo autorizaciones de objeto Posición. Tener determinados atributos de posición rellenados con los campos en el perfil de empleado del usuario titular le ayuda a controlar las autorizaciones de acceso para las posiciones que quedan vacantes. Si una posición de MDF queda vacante, es decir, si el campo ‘titular’ está vacío, los datos del último usuario titular se conservan en la posición de MDF. Como resultado, esta posición vacante sigue siendo accesible para los usuarios que han iniciado sesión cuyas autorizaciones les permiten ver y editar posiciones actualizadas mediante los atributos del usuario titular.

Por ejemplo, información como el departamento solo está disponible en una posición sin un titular si previamente ha actualizado la posición con información de titular. A continuación, después de eliminar el titular, esa información permanece en el nivel de posición.

La información actualizada a nivel de cargo a través de esta asignación se representará en todas las áreas del módulo, como Organigrama de sucesión, Portlets de nominación y sucesión, informes ad hoc y otros.

Puede actualizar atributos de posición utilizando Centro de administración Configuración de→→sucesión Actualizar→atributos de posición (puede navegar directamente a Configuración de sucesión).

Los datos de usuario actualizan los campos de posición de MDF cuando se produce cualquiera de las siguientes condiciones:

• Solo durante la sincronización con cargos de MDF
• Cada vez que se guarda un cargo (incluida la importación de cargos)

Al actualizar atributos de posición:

• Los campos disponibles para la coincidencia representan los campos más utilizados del archivo de datos de usuario.
• Los campos disponibles para la posición de MDF son todos los campos estándar (que no están reservados para uso del sistema) y personalizados del tipo de datos "Cadena" del objeto Posición.
• Si se modifica el tipo de un campo después de realizar la asignación, la asignación se descartará. Si se borra un campo asignado, la asignación también debe descartarse.
• Puede seleccionar hasta 10 campos en esta asignación.
• El sistema solo actualizará los atributos de posición para una posición con modificaciones. Si la posición no se modifica después de configurar los atributos de posición, los datos de UDF no se copiarán. Para las nuevas configuraciones, un administrador debe completar previamente desde el UDF para garantizar que todos los campos estén sincronizados.

Tenga en cuenta el siguiente ejemplo de cómo funciona la asignación:

• Se asignó el departamento de un usuario al campo de cargo de MDF "cust_business_unit" y la división del usuario al campo de cargo de MDF "cust_org".
• Cuando se crea una nueva posición con el usuario ‘employee1’ como titular, el departamento y la división del empleado 1 se copian en los dos campos personalizados de posición de MDF cuando se guarda el registro y/o durante la sincronización de posiciones de MDF.
• Cuando se "actualiza" el cargo (para actualizaciones con fecha efectiva y sin fecha efectiva), los campos de titular se copian de nuevo en los campos de cargo de MDF.
• Si el campo de titular está vacío, no se copiará nada a los campos personalizados de Posición de MDF; los valores antiguos se conservarán en los campos de Posición de MDF.

Si gestiona sus posiciones en un sistema HRIS externo, puede alimentar sus datos de posición a Planificación de sucesión mediante importaciones programadas. Para importar datos de cargos de MDF desde el Centro de administración, utilizamos la herramienta Importar y exportar datos. Esta es la misma herramienta que se utiliza para cualquier otro objeto MDF.

Esta herramienta se puede utilizar para la carga inicial de datos de posición e importaciones delta.

Es importante distinguir entre esta herramienta y la herramienta de administración Gestión de cargos: Importar cargos que solo es relevante para cargos antiguos.

Para obtener detalles sobre el conjunto completo de funciones para la herramienta de importación de MDF, consulte la documentación Importación de datos de MDF de help.sap.com.

La importación de datos a una instancia de MDF es un proceso de dos pasos. Ambas operaciones utilizan el mismo formulario que se inicia:

1. Descargue el modelo correcto para el objeto e introduzca los datos que desea importar. La plantilla contiene la estructura del objeto porque está configurado en definiciones de objetos MDF.
   1. Seleccione Descargar plantilla para que se realice la acción.
   2. Seleccione Posición para el Objeto genérico.
   3. Seleccione No para Incluir dependencias. Esta opción solo es necesaria cuando el objeto de posición hace referencia a otros objetos y esos objetos también deben importarse.
   4. La plantilla muestra los campos que se configuraron como Editar o Solo lectura en la definición del objeto de cargo. Los campos configurados como Invisibles en el objeto de cargo no están disponibles en la plantilla.
2. Cargue los datos para ese objeto.
   1. Seleccione Importar datos para realizar la acción.
   2. Seleccione Posición para el Objeto genérico.
   3. Seleccione el archivo que está importando.
   4. Seleccione Carga incremental para el Tipo de purga. Este es el método de importación sugerido. Al importar un archivo de posición con esta opción, solo se actualizan las posiciones incluidas en el archivo. De hecho, con la opción de carga incremental, las posiciones que no están en el archivo no se actualizarán ni eliminarán.

Por lo general, cuando los clientes tienen Employee Central (EC) para gestionar cargos, se recomienda utilizar solo nominaciones basadas en cargos de MDF. En esta situación, el mismo objeto de posición se comparte entre EC y Sucesión. Sin embargo, hay algunas opciones que se deben tener en cuenta si solo existe un grupo de empleados en EC y si todos existen en el área Talento.

¿Cuál es nuestra recomendación para el método de nominación de sucesión cuando un cliente utiliza Employee Central solo para algunos empleados? Esta pregunta parece surgir con frecuencia hoy en día y actualmente no hay una solución fácil en la herramienta, pero hay dos opciones que se pueden considerar.

• Opciones de gestión de cargos: los administradores pueden sincronizar datos de cargos de la jerarquía de empleados o importarlos desde sistemas HRIS externos; elija solo un método.
• Sincronizar modelo de cargos: crea y actualiza la jerarquía de cargos según los datos de empleado de HRIS; se utiliza para cargos antiguos o MDF.
• Importar datos de MDF: permite importar actualizaciones iniciales o incrementales para cargos de MDF, lo que permite la gestión de datos a través de sistemas HRIS externos.
• Actualizar atributos de posición: asigna datos de titular a campos personalizados de posición de MDF para autorizaciones de destino y accesibilidad para posiciones vacantes.
• Integración de Employee Central: recomendado para nominaciones basadas en cargo de MDF; simplifica la gestión de datos de cargo en los sistemas de Sucesión y EC.