経費ファイルエクスポートの基本の探索

Objective

After completing this lesson, you will be able to ファイルエクスポートについて説明してください。

イントロダクション

この章では、経費エクスポートファイルの重要なコンポーネントについて説明します。この章では、経費エクスポートファイルへのアクセス方法とカスタマイズ方法など、経費エクスポートファイルを包括的に理解します。

この章の目的は、以下のとおりです。

経費エクスポートファイルの形式を説明してください。
経費エクスポートファイルにアクセスします。
経費エクスポートファイルをカスタマイズします。
参照にアクセスします。

経費ファイルエクスポートの基本

SAP Concur ユーザーインターフェイスのセクション [ファイルエクスポート - 形式の選択] 。タイトルの下に「デフォルトのGLファイル形式を使用するか、独自のファイル形式を作成するかを選択します」という説明が表示されます。この説明の下には、6 つのステップを含むナビゲーションバーがあり、それぞれが番号付きの円とラベル 1 で表されます。書式、2 を選択します。［アカウント文字列］を選択します。3.一般設定、4.ヘッダを定義します。5.詳細を定義します。6.要約/コピーナビゲーションバーが黄色の枠線で強調表示されます。メインコンテンツ領域には、青い [保存] ボタンで始まるフォームセクションがあります。ボタンの下には、GL ファイルエクスポート形式の選択という指示があります。提供されるオプションは、オプション 1: 既定の GL ファイル形式を使用する、およびオプション 2: カスタム GL ファイル形式を使用する (2 番目のオプションが選択されている) です。

経費ファイルエクスポートとは

経費ファイルエクスポートは、詳細な経費精算レポートデータを含むファイルを生成するように設計されています。これには、従業員が負担した個別の経費に関する情報が含まれます。このエクスポートは通常、財務システムとの直接統合が利用できない場合に使用されます。エクスポートされたファイルは、追加処理のために会計システムまたは ERP システムにマニュアルでアップロードすることができます。

経費データ抽出ファイルの書式は、受信システムの特定の要件に合うようにカスタマイズできるため、データの表示とマッピングを柔軟に行うことができます。このファイルには、経費タイプ、金額、日付、従業員詳細、関連する領収書やドキュメントなどの詳細な取引データが含まれます。包括的かつ詳細で、経費精算レポートのあらゆる側面を取り込みます。

組織エンティティ別の経費 (部門、コストセンター、場所、プロジェクトなど) は、カスタムフィールドであるため、既定の経費ファイルエクスポートには含まれません。これらのカスタム項目を追跡するには、それらを含めるようにファイルを調整する必要があります。

ファイル形式

経費ファイルエクスポートを使用する場合は、利用可能なさまざまなファイル形式を理解することが重要です。

CSV
CSV ファイル形式は、データのエクスポートで最も一般的に使用される形式の 1 つです。これにより、さまざまな財務システムおよびツールとの容易な統合が可能になります。CSV ファイルの各項目はカンマで区切られ、Microsoft Excel などのスプレッドシートアプリケーションで開くことができます。
CSV ファイルの作成時に、すべての必須フィールドが含まれており、データが正しく書式設定されていることを確認してください。これにより、ファイルを財務システムにインポートする際の問題を回避することができます。特定のフィールド詳細および最大文字長については、「フィールド形式のエクスポート」リソースを参照してください。
Quickbooks IIF
QuickBooks IIF 形式は、QuickBooks Desktop 会計ソフトウェアとの統合専用に設計されています。この形式により、QuickBooks への取引データのシームレスなインポートが可能になり、財務レコードの管理が容易になります。IIF ファイルには、取引日、金額、口座詳細などのさまざまなフィールドが含まれています。
IIF ファイルの生成時には、QuickBooks によって提供される特定の形式ガイドラインに従うことが重要です。これにより、データが正確にインポートされ、エラーのリスクが軽減されます。フィールドおよび形式の詳細については、Concur Standard Edition の Expense Payment Manager Quickbooks IIF Extract を参照してください。
ADP EPIP
ADP EPIP 形式は、ADP 給与計算システムとの統合に使用されます。この形式には、給与計算トランザクションを処理するために ADP で必要とされる特定のフィールドが含まれます。EPIP ファイルは、通常、設定に応じて、他のトランザクションファイルとともに zip ファイルに含まれます。

サマリ

経費ファイルのエクスポートでは、手動アップロード用に経費取引のカスタマイズ可能なファイルが作成されます。組織のカスタムフィールドは、デフォルトでは含まれていません。
サポートされている形式には、CSV (汎用、スプレッドシートで開く)、QuickBooks IIF (QuickBooks Desktop の場合)、ADP EPIP (ADP 給与計算の場合、多くの場合 zip 形式でパッケージ化) があります。
インポートを正常に実行するには、常に形式固有のガイドラインに従い、必須フィールド (「フィールド形式のエクスポート」および「支払先ガイド」を参照) を含めます。

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