Trabajar con solicitud de compra/orden de compra

Configuración de autorizaciones y aprobaciones de solicitudes de compra

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurar permisos y flujos de trabajo de aprobación para solicitudes de compra.

Permisos de solicitud de compra

Para utilizar el sistema Solicitud de compra, el administrador deberá asignar permisos a los usuarios adecuados en la sección Cuentas de usuario.

Están disponibles los siguientes permisos para asignar:

  • ¿Es administrador de compras? : Este rol está pensado para aquellos que se encargan de procesar las solicitudes de compra y transmitir las órdenes de compra a los proveedores. La sección Productos de la página Cuentas de usuario se muestra en la imagen. En la parte superior hay varias pestañas que muestran los diferentes servicios de SAP Concur. Se resalta el servicio Factura. En la cabecera Permisos hay casillas de selección correspondientes a los distintos niveles de acceso para Factura. ¿Es administrador de compras? se resalta en la esquina inferior derecha.
  • ¿Es usuario de solicitud de compra? : Este usuario puede enviar solicitudes de compra.
  • ¿Es aprobador de solicitudes de compra?: Este usuario puede gestionar y aprobar solicitudes de compra enviadas a él. La sección Productos de la página Cuentas de usuario se muestra en la imagen. En la parte superior hay varias pestañas que muestran los diferentes servicios de SAP Concur. Se resalta el servicio de solicitud de compra. En la cabecera Permisos hay casillas de selección correspondientes a los distintos niveles de acceso para Solicitud de compra. ¿El usuario es un usuario de solicitud de compra? y ¿Es aprobador de solicitudes de compra? La casilla de selección está resaltada.]

Flujos de trabajo de aprobaciones de solicitudes de compra

La página Aprobaciones de solicitudes de compra le permite seleccionar el proceso de aprobación para las solicitudes de compra.

Para acceder al enrutamiento de aprobación, desplácese hacia abajo hasta Política en la página Configuración de facturas y seleccione Editar en la ficha Aprobaciones de solicitudes de compra.

Aparece una parte de la página Configuración de facturas en la imagen. La política se muestra como la cabecera de este grupo de mosaicos. Se incluyen cinco mosaicos: Aprobaciones de facturas, Facturas, Cumplimiento, Aprobaciones de solicitudes de compra (resaltadas), Cumplimiento de solicitudes de compra y Grupos de políticas.]

Puede elegir entre las siguientes posibilidades de hoja de ruta, según las necesidades de su empresa:

  • Enrutar al procesador (predeterminado)
  • Enrutar al gerente y, a continuación, al procesador
  • Enrutar al gerente, luego al aprobador autorizado y, a continuación, al procesador
  • Enrutar al gerente, luego al gerente del gerente (hasta cinco niveles) y luego al procesador
La imagen muestra la página Ruta de aprobación para las solicitudes de compra. Muestra el paso uno, que incluye cuatro botones de selección que representan las opciones disponibles para los diferentes flujos de trabajo.

Aprobaciones de solicitudes de compra Otras opciones

También puede seleccionar si los administradores y empleados pueden añadir más aprobadores al proceso. Cuando la solicitud de compra pasa por la aprobación final, se puede exportar y pagar.

Además, como administrador, puede permitir que los empleados recuperen solicitudes de compra enviadas en cualquier momento antes de un estado de solicitud de compra de Pago pendiente. SAP Concur ha activado esta funcionalidad de forma predeterminada.

Una vez recuperada, el usuario puede corregir cualquier error u omisión y, a continuación, volver a enviar la solicitud de compra, o simplemente puede eliminar la solicitud.

Específicas para las solicitudes de compra son preferencias adicionales que el administrador puede seleccionar:

  1. El administrador puede seleccionar si desea permitir que el sistema transmita automáticamente órdenes de compra y, por lo tanto, reducir un paso en el flujo de trabajo. Una vez que el administrador haya activado esta función, Concur Invoice transmitirá las órdenes de compra de la solicitud de compra aprobada directamente al proveedor.
  2. Los propietarios de solicitudes de compra pueden transmitir sus órdenes de compra una vez que estén disponibles en el sistema. Esto permite a los usuarios enviar sus propias órdenes de compra al proveedor en lugar de esperar al administrador de compras.
  3. Los propietarios de la solicitud de compra pueden editar sus propias órdenes de compra después de que el administrador de compras las haya procesado.
  4. Los propietarios de solicitudes de compra pueden procesar sus propias solicitudes de compra, siempre que también sean administradores de compras.
La imagen muestra la página de configuración Enrutamiento de aprobación en SAP Concur, donde los usuarios definen cómo se enrutan las solicitudes de compra para su aprobación. La página incluye un botón Guardar en la parte superior y una lista de opciones de preferencias de flujo de trabajo con casillas de verificación para gerentes y empleados, vencimiento de aprobación, notificaciones y configuración de transmisión de pedidos de compra.

Recursos

SAP Help PortalEnlace
Guías de administración de Concur Invoice Standard EditionSolicitud de compra y orden de compra

Resumen

  • Asignar permisos de usuario (p. ej., administrador, usuario, aprobador) para habilitar roles y responsabilidades de compra dentro del sistema de solicitud de compra.
  • Configure flujos de trabajo de aprobación para enrutar solicitudes de compra a través de aprobadores y procesadores según las necesidades de su empresa.
  • Active funciones como la transmisión automática de órdenes de compra, la edición por parte de usuarios de órdenes de compra y la recuperación de solicitudes de corrección enviadas.
  • Personalice la configuración para optimizar los procesos de aprobación, reducir los pasos del flujo de trabajo y permitir flexibilidad para la gestión de solicitudes de compra.
Learning

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