Configuración de la coincidencia de órdenes de compra

La comparación de órdenes de compra (PO) ayuda a las empresas a mantener el control al identificar y resolver las excepciones de coincidencia antes de pagar a los proveedores. Esto incluye garantizar que los pagos se limiten al precio ofertado, las condiciones y la cantidad pedida.

Los clientes que crean órdenes de compra dentro de su sistema financiero pueden importar datos de órdenes de compra a SAP Concur mediante la función Importación de órdenes de compra. Desde allí, pueden configurar reglas que ayuden a identificar excepciones de coincidencia o habilitar el procesamiento directo cuando las facturas coinciden adecuadamente.

Existen dos tipos de reglas de coincidencia que puede utilizar:

• Individual

  Estas reglas incluyen una comparación uno a uno entre la factura actual y el pedido de compra. Se ejecutan en función de la elección de cabecera, partida individual y/o nivel de proveedor para comparaciones como Precio por unidad a Precio por unidad.

• Vida hasta la fecha

  Esta regla es una comparación de uno a varios entre todas las facturas asociadas y el pedido de compra. Se ejecuta en función del total acumulado de todas las facturas con el mismo número de pedido; por ejemplo, compara el total acumulado de las cantidades de factura con la cantidad de pedido aprobada. Esto es especialmente útil en escenarios de envío parcial.

Cada factura se compara con su pedido de compra relacionado para identificar discrepancias o excepciones. Si la factura coincide con el pedido de compra según las reglas predefinidas, puede continuar con el proceso de aprobación y pago. Si hay inconsistencias, el sistema las marca para su revisión y resolución antes de procesar la factura.

Puede configurar cómo responde el sistema si una factura no coincide con el pedido de compra. Puede hacer que el sistema muestre una advertencia al usuario o que evite por completo el envío hasta que se resuelva el problema.

1. Desplácese hacia abajo hasta Captura de gastos en la página Configuración de facturas.
2. Seleccione Editar en el mosaico Coincidencia de orden de compra.

1. Seleccione Reglas de coincidencia de órdenes de compra individuales.
2. Marque o desmarque las opciones teniendo en cuenta si el pedido de compra y las facturas coinciden o no.
3. Seleccione Grabar.

• Precios unitarios:

  Para cada artículo en línea asociado, el precio por unidad del pedido de compra se compara con el precio por unidad de la factura.

• Cantidades de línea:

  Para cada artículo en línea asociado, la cantidad del pedido de compra se compara con la cantidad de la factura.

• Totales:

  Compara el importe total del pedido de compra con el importe total de la factura.

• Monedas:

  Compara la moneda de la orden de compra con la moneda de la factura.

• Proveedores:

  Compara la información del proveedor de la orden de compra con la información del proveedor de la factura.

• Direcciones de proveedor:

  Compara la dirección del proveedor en la orden de compra con la dirección en la factura.

• Porcentaje:

  Elija un porcentaje por encima del cual la regla activará un indicador. Por ejemplo, si el porcentaje es uno y el importe del pedido es 1000, las facturas por encima de 1010 desencadenarán la excepción.

• Unidades:

  Especifique un número igual o superior al número con el que la regla desencadenará una excepción. Por ejemplo, si la unidad es 100 y el importe del pedido de compra es 1000, las facturas que superen 1100 desencadenarán la excepción.

• Moneda:

  Seleccione la moneda base que utiliza su empresa. El sistema calcula y aplica automáticamente las conversiones para monedas alternativas en las facturas recibidas.

1. Seleccione Reglas de coincidencia de orden de compra de vida hasta la fecha.
2. Marque o desmarque las opciones teniendo en cuenta si el pedido de compra y las facturas coinciden o no.
3. Seleccione Grabar.

• Impuestos

  Para cada artículo en línea asociado, compare el importe de los impuestos en el pedido de compra con los impuestos acumulados de todas las facturas que comparten el mismo número de pedido de compra.

• Cantidades de línea

  Para cada artículo en línea asociado, la cantidad del pedido de compra se compara con las cantidades totales (acumuladas) facturadas en todas las facturas que comparten el mismo número de pedido de compra.

• Totales de líneas

  Para cada elemento de línea asociado, compara el total del elemento de línea de la orden de compra con los totales totales de elementos de línea (acumulados) de todas las facturas que comparten ese número de orden de compra.

• Importes brutos

  Compara el importe bruto de la orden de compra con las cantidades acumuladas brutas de todas las facturas que comparten el mismo número de orden de compra.

• Importes netos

  Compara el importe neto de la orden de compra con los importes netos totales (acumulados) de todas las facturas que comparten ese número de orden de compra.

• Cantidades de factura

  Para los pedidos de compra que requieren recibos, compare los importes totales facturados (basados en cantidades coincidentes) con los registrados en los recibos asociados.

• Porcentaje

  Seleccione un porcentaje por encima del cual el conjunto de reglas desencadenará un indicador. Por ejemplo, si el porcentaje es uno y el importe del pedido es 1000, las facturas por encima de 1010 desencadenarán la excepción.

• Unidades

  Especifique un número igual o superior al número con el que el conjunto de reglas desencadenará una excepción. Por ejemplo, si la unidad es 100 y el importe del pedido de compra es 1000, las facturas que superen 1100 desencadenarán la excepción.

• Moneda

  Seleccione la moneda base que utiliza su empresa. El sistema calculará y aplicará automáticamente las conversiones para las monedas alternativas utilizadas en las facturas recibidas.

• Comprender la coincidencia de órdenes de compra: la coincidencia de órdenes de compra garantiza que las facturas se alineen con las órdenes de compra en términos como precio, cantidades y moneda.
• Tipos de reglas de coincidencia: Configure reglas individuales para comparaciones uno a uno y reglas de vida hasta la fecha para comparaciones acumulativas.
• Configuración de reglas individuales: ajuste el comportamiento del sistema en caso de inconsistencias (por ejemplo, advertencias o evitar el envío) en función de criterios específicos, como el precio por unidad y el proveedor.
• Configuración de reglas de ciclo de vida hasta la fecha: Compare los datos de factura acumulados (por ejemplo, totales, impuestos, cantidades) con los pedidos de compra para detectar discrepancias integrales.
• Personalizar niveles de tolerancia: defina umbrales (porcentajes o unidades) para desencadenar excepciones, lo que garantiza una alineación precisa de factura a pedido.