Trabajar con Single Sign-On autoactivado

Trabajar con solicitud de compra/orden de compra

Trabajar con importaciones de PO

Trabajar con el procesamiento de capturas

Trabajar con códigos de impuesto de IVA para facturas

Gestión de configuración de PO

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurar la configuración de órdenes de compra en la edición estándar de Concur Invoice.

Resumen de configuración de pedido

El administrador del cliente utiliza la página Configuración de orden de compra para configurar la generación de números de orden de compra y para definir cualquier información que deba transmitirse con la orden de compra.

Acceder a la página Configuración de pedido de compra

Desplácese hacia abajo hasta Captura de gastos en la página Configuración de facturas.
Seleccione Editar en el mosaico Configuración de pedido de compra.

La imagen muestra la sección Captura de gastos en SAP Concur en Configuración de factura. Se muestran varias opciones de configuración, cada una con un botón Editar. La opción resaltada es Configuración de PO, que permite a los usuarios generar números de pedido de compra y agregar información para transmitir pedidos de compra. Otras opciones incluyen Campos personalizados, Tipos de gastos para facturas, Configuración de grupo de políticas de facturas, Coincidencia de órdenes de compra y Ubicaciones de la empresa.

Establecer configuración de pedido de compra

Configurar pedidos

Introduzca la información en las siguientes secciones:

Pasos

Generación de número de pedido
- Prefijo: escriba cualquier secuencia de caracteres o números que deba preceder al número de orden de compra incremental en el campo Siguiente secuencia.
- Secuencia siguiente: introduzca el número de pedido (pedido) inicial que el sistema utilizará para asignar automáticamente a cada nuevo pedido a medida que se crean después de aprobar una solicitud de pedido (solicitud de pedido). El número que introduzca en el campo "Secuencia siguiente" será el primer número utilizado. Una vez que el sistema está en uso, solo puede modificar este número introduciendo un número superior en la secuencia (por ejemplo, si el número actual es 1000, puede modificarlo a 1001 o superior.
- Sufijo: escriba cualquier secuencia de caracteres o números que deba colocarse después del número de orden de compra incremental en el campo Secuencia siguiente (por ejemplo, las iniciales del agente de compras).
Mensaje para incluir en las órdenes de compra transmitidas:
Escriba las instrucciones que desea que el proveedor tenga en cuenta y siga. Tenga en cuenta que este campo está limitado a 3.200 caracteres.
Asunto de correo electrónico predeterminado al transmitir órdenes de compra
Escriba el texto que aparecerá en el campo de asunto del correo electrónico para el proveedor. Puede personalizar el asunto del correo electrónico. Este campo está limitado a 500 caracteres.
Cuando el administrador selecciona el campo Asunto de correo electrónico predeterminado al transmitir órdenes de compra, verá información sobre herramientas con información (tokens) sobre cómo introducir texto en el campo.
Mensaje de correo electrónico predeterminado al transmitir órdenes de compra
Escriba el texto que aparecerá en el cuerpo del correo electrónico enviado al proveedor (puede cambiar este mensaje mientras revisa el pedido de compra antes de la transmisión).
Dirección de la empresa
Escriba la dirección de la empresa. Cuando haya completado la dirección de la empresa, esta información de la dirección completará automáticamente la dirección de facturación y/o envío en el subpaso Ubicaciones de la empresa de la página Factura de Configuración del producto, solo si no existe ninguna dirección de envío o facturación.
Documentos justificativos
Seleccione Cargar para cargar los documentos que admiten la transmisión de la orden de compra. Estos documentos se incluirán cuando el proveedor reciba el pedido de compra. Puede ver o eliminar documentos seleccionando Ver o Eliminar, respectivamente.
Logotipo de marca de la empresa
Seleccione Cargar para cargar el logotipo de la empresa en Concur Invoice, de modo que los proveedores que visualicen los PDF de la orden de compra verán el logotipo de la empresa.
El logotipo es compatible con grupos, como la configuración de la orden de compra, y los clientes solo pueden actualizar un logotipo de empresa por grupo Factura. Puede ver o eliminar un logotipo seleccionando Ver o Eliminar, respectivamente.
Puede cargar un archivo .png, .jpg o .gif. La imagen debe tener 55 píxeles de alto, no más de 200 píxeles de longitud y 100 KB de tamaño.
Enviar correo electrónico predeterminado
Escriba el prefijo deseado para la dirección de emisor predeterminada para los correos electrónicos de transmisión de pedidos.
La dirección de correo electrónico por defecto será PurchaseOrder_DoNotReply@ConcurSolutions.com. Los administradores podrán modificar el prefijo (fijado en "PurchaseOrder" por defecto) antes de la parte _DoNotReply de la dirección de correo electrónico.
Si el prefijo se deja en blanco, el sistema utilizará la dirección de correo electrónico del solicitante como dirección "De". SAP Concur no recomienda esto, ya que aumenta el riesgo de que el sistema de correo electrónico del proveedor trate el correo electrónico de la orden de compra como spam.
Seleccione Grabar.
El mensaje predeterminado aparece para revisar cuando el administrador de compras abre la orden de compra y selecciona Vista previa. Esto abre el pedido de compra en formato PDF, donde el administrador de compras puede corregir las áreas seleccionadas (en la sección Detalles de correo electrónico).

Recursos

SAP Help Portal	Enlace
Guías de administración de Concur Invoice Standard Edition	Solicitud de compra y orden de compra

Resumen

Configurar numeración de PO: configurar prefijos, siguientes números de secuencia y postfijos para la asignación automática de pedidos de compra después de la aprobación.
Personalizar la comunicación con el proveedor: defina los asuntos del correo electrónico, los mensajes y agregue instrucciones para incluir en las órdenes de compra transmitidas.
Agregar detalles de soporte: Cargue documentos de soporte, dirección de la empresa e imagen de marca (p. ej., logotipo) para incluirlos en las órdenes de compra transmitidas.
Emisor de correo electrónico predeterminado: configure la dirección de emisor predeterminada para correos electrónicos de pedido o utilice el correo electrónico del solicitante si no se ha fijado ningún prefijo.

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