Configuración de aprobaciones de facturas y preferencias de flujo de trabajo

Configuración de cumplimiento de facturas

Configuración de la configuración del grupo de políticas de facturas

Configuración de exportaciones de archivos de facturas

Configuración de aprobaciones de facturas

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurar aprobaciones de facturas y preferencias de flujo de trabajo.

Enrutamiento de aprobación de facturas

La página Ruta de aprobación de facturas le permite seleccionar el proceso de aprobación de facturas.

Puede elegir entre las siguientes posibilidades de hoja de ruta, según las necesidades de su empresa:

Enrutar al procesador (predeterminado)
El empleado envía la factura directamente al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas. Esta opción simplifica el flujo de trabajo de aprobación y optimiza la configuración inicial de administración de usuarios. Es posible que las pequeñas empresas lo prefieran porque elimina un proceso de aprobación duplicado.
Enrutar al gerente y, a continuación, al procesador
La factura se envía del empleado a su gerente para su aprobación antes de ser reenviada al procesador en la página Procesar facturas. Cada empleado debe tener un gerente asignado a su perfil.
Enrutar al gerente, luego al aprobador autorizado y, a continuación, al procesador
Los límites de aprobación que asigna a cada aprobador en la página Usuarios se aplican durante el enrutamiento de facturas del remitente al administrador. Si el límite de aprobación del gerente es insuficiente, el sistema les pedirá que elijan otro aprobador de una lista de usuarios con los límites de aprobación adecuados.
Enrutar al gerente, luego al gerente del gerente (hasta cinco niveles) y luego al procesador
El empleado envía la factura a su gerente para su aprobación. Si el límite de aprobación del administrador es suficiente, la factura se reenvía al procesador para su aprobación en la página Procesar facturas, de forma similar a la opción "Enviar al administrador y luego al procesador".
Si el gerente del empleado carece de autoridad de límite de aprobación suficiente, la factura se enviará al gerente del gerente. Si es necesario, este proceso continuará hasta cinco niveles gerenciales hasta que un gerente con el límite de aprobación adecuado apruebe la factura para pasar al procesador en la página Procesar facturas.
Enrutar al empleado y, a continuación, al procesador (facturas basadas en pedidos de compra)
Para las facturas basadas en pedidos de compra, puede seleccionar si desea que las facturas pasen del envío del empleado al procesador o si desea utilizar una de las opciones de flujo de trabajo que están disponibles para las facturas normales (véase arriba).

La imagen muestra una pantalla de configuración de Ruta de aprobación en la que los usuarios seleccionan cómo se enrutan las facturas para su aprobación. Hay cinco opciones numeradas con botones de selección, incluidas las opciones para enviar solicitudes de pago a un procesador, un administrador u otras rutas de aprobación. La pantalla tiene un botón Guardar en la parte superior e incluye enlaces para mostrar ejemplos de cada opción.

Aprobaciones de facturas Otras configuraciones

Enrutamiento de aprobación de facturas

A veces, las facturas deben ser aprobadas por un gerente fuera de la ruta de aprobación normal. Puede elegir si los empleados, gerentes o ambos pueden seleccionar aprobadores adicionales para la factura.

También puede definir cuándo vence una factura de aprobación pendiente y redirigirla al gerente del aprobador, asignar la factura al propietario de la solicitud de compra o hacer todo lo anterior.

Pasos

Permitir que el gerente o los empleados agreguen otro aprobador a la lista
Esto permite que un administrador o un empleado agregue un aprobador adicional a la lista de aprobadores predeterminados.
Establecer vencimiento de aprobador pendiente y administrador de ruta después de (en días)
Puede configurar la cantidad de días después de los cuales una factura pendiente de aprobación se envía automáticamente a un gerente de aprobaciones. El intervalo de vencimiento predeterminado es de 10 días. Después de enviar una factura, un responsable de aprobación recibe un correo electrónico de notificación.
Si este gerente no aprueba la factura, recibirá un correo electrónico de recordatorio después de tres días naturales. A continuación, recibirán recordatorios diarios hasta que haya transcurrido el intervalo de vencimiento configurado.
La factura se redirige automáticamente al administrador del aprobador si transcurre el intervalo de vencimiento. Si se borra (desactiva) la configuración, la factura permanecerá en la cola del aprobador pendiente.
Asignar factura a propietario de solicitud de compra
Los usuarios de AP no necesitan asignar manualmente facturas basadas en PO creadas por SAP Concur a los propietarios de la solicitud de compra correcta. En su lugar, Concur Invoice lo gestiona automáticamente.
Esto significa que Concur Invoice intentará encontrar al propietario de la solicitud de compra de la orden de compra asociada con la factura. Cuando se encuentra el propietario de la solicitud de compra, Concur Invoice asignará automáticamente al propietario de la solicitud de compra como el propietario de la factura.
Permitir que los procesadores de facturas procesen sus facturas
Esta opción permite a los procesadores procesar sus facturas. Esto beneficia a los clientes con solo un procesador en su empresa, que envía sus facturas.
Enviar notificaciones por correo electrónico de pago de proveedor para tipos de pago de facturas Concur ACH y cheque
Los proveedores pueden recibir un correo electrónico cuando se les paga a través de ACH o cheque con Invoice Pay, que contiene información completa de la remesa, incluido cuándo, cómo y para qué se les paga. Esto se aplica tanto a los pagos parciales como a los pagos completos.
El correo electrónico contendrá la fecha de factura, el importe, el número de factura, la fecha de pago, el método de pago y cualquier nota sobre el envío del pago. Para los pagos que impliquen cheques, se incluirá el número de cheque. El nombre de la empresa pagadora debe estar en el campo Asunto y en la línea de cabecera del correo electrónico.
Habilitar la creación y aprobación para proveedores de facturas
Esta opción permite que el administrador de proveedores de facturas agregue proveedores manualmente; si esta opción está desactivada, el administrador de proveedores deberá agregar proveedores a través de la herramienta de importación de proveedores.
Permitir a los empleados recuperar solicitudes
Cuando se recupera una factura, el empleado puede realizar las siguientes acciones:
- Edite y vuelva a enviar la factura.
- Borre la factura.
Cuando se recupera una factura, el sistema realiza las siguientes acciones:
- Se escribe un asiento en el seguimiento de auditoría que muestra la acción en la factura como Recuperación de factura.
- El nombre del usuario que recupera la factura se muestra en la columna Estado de la página Lista de facturas.
- Se reinicializa el workflow.

Recursos

SAP Help Portal	Enlace
Guías de administración de Concur Invoice Standard Edition	Ruta de aprobación

Resumen

Elija entre cinco opciones de enrutamiento, que incluyen aprobaciones directas al procesador, aprobaciones del gerente o aprobaciones del gerente de varios niveles.
Establezca las preferencias del flujo de trabajo, como agregar aprobadores, redirigir la expiración de la aprobación o gestionar el procesador de sus propias facturas.
Asigne automáticamente facturas a los propietarios de solicitudes de compra para facturas basadas en PO, optimizando la aprobación y reduciendo el esfuerzo manual.
¿Se pueden habilitar las notificaciones de proveedores para ACH/pagos con cheque, lo que proporciona información detallada sobre las remesas y transparencia de pagos a los proveedores?
Permita que los empleados recuperen facturas para editar, volver a enviar o eliminar, con acciones rastreadas en el registro de auditoría.

Continue to quiz