Configuración de aprobaciones de facturas y preferencias de flujo de trabajo

Configuración de cumplimiento de facturas

Configuración de la configuración del grupo de políticas de facturas

Configuración de exportaciones de archivos de facturas

Configuración de cumplimiento de facturas

Objective

After completing this lesson, you will be able to configure las opciones de Cumplimiento de facturas.

Configuración de cumplimiento de facturas

La página Modificar controles de conformidad proporciona a los administradores opciones para configurar reglas de conformidad que identifican solicitudes que no cumplen con las políticas de la empresa.

La imagen muestra una parte de la página Cumplimiento de facturas. La cabecera muestra Modificar controles de conformidad. Se enumeran diferentes reglas de conformidad precedidas por una casilla de selección, seguidas de una lista desplegable de acciones y un mensaje de advertencia, ambos disponibles para modificar.

Para configurar reglas de conformidad:

Pasos

Marque la casilla de selección para la opción de regla de conformidad deseada.
Revise y edite el mensaje que verá el usuario haciendo clic en Mensaje de advertencia (si corresponde) y, a continuación, haga clic en Guardar.
Establezca el evento cuando se incumpla la regla (evitando el envío o la advertencia al usuario).

Opciones y definiciones de reglas de cumplimiento disponibles

Compruebe si el usuario que ingresó Total de la factura coincide con el Total calculado de la solicitud:
Concur Invoice comparará los totales introducidos por el usuario y visualizados en la factura y, si es diferente, evitará que se envíe la factura o mostrará un mensaje de advertencia al usuario.
Verifique si la factura tiene la documentación de copia de seguridad adecuada:
Concur Invoice comprobará si hay imágenes incluidas mediante un adjunto y, si no se encuentra, evitará que se envíe la factura o mostrará un mensaje de advertencia al usuario.
Compruebe si la factura ha realizado un seguimiento de los cambios:
Concur Invoice realizará una verificación de los cambios rastreados y evitará que se envíe la factura o mostrará un mensaje de advertencia al usuario.
Compruebe si la factura tiene un número de factura duplicado:
Concur Invoice hará referencia a números de factura existentes para determinar si la factura enviada encuentra una coincidencia. Si lo hace, impide que se envíe la factura o muestra un mensaje de advertencia al usuario. Esta regla se desencadena cuando los usuarios guardan o crean la factura en las páginas Facturas no asignadas y Mis facturas.
Verifique la factura al enviarla para ver si un proveedor no tiene una imagen:
Es posible que una empresa desee que se incluya una imagen, como un certificado de impuestos W-9, para un nuevo proveedor. Para ello, seleccione esta opción y luego haga que Factura impida que se envíe la factura o muestre un mensaje de advertencia al usuario.
Verifique la factura si la fecha de la factura se encuentra en el futuro:
Concur Invoice anotará la fecha de creación y, si se encuentra en el futuro, impedirá que se envíe la factura o mostrará un mensaje de advertencia al usuario.
Permitir a los usuarios de facturas delegar imágenes en facturas creadas en su nombre:
Si una factura creada en nombre del propietario asignado también incluye una imagen, permita o evite que el propietario de la factura asignado elimine esa imagen de la factura.
Ocultar el enlace Eliminar solicitud de pago para el usuario de pago:
Si es necesario eliminar una factura, ¿el propietario de la factura debe tener la opción de eliminarla o se le debe impedir que lo haga?
Ocultar el enlace Agregar y eliminar elemento para el usuario del procesador de pago:
Si se selecciona, esta opción elimina la capacidad de un procesador de revisar facturas con cualquier estado que no sea No enviado (sólo) para agregar o eliminar un elemento de línea para estos tipos de factura. Para permitir que un procesador añada o borre una partida individual, borre (desactive) esta opción.
Permitir al administrador de pagos cambiar la información bancaria:
Si se selecciona, esta opción permite al Administrador de pagos cambiar la información bancaria. Para eliminar la posibilidad de que el administrador cambie la información bancaria, borre (desactive) esta configuración. El enlace Importación de datos bancarios ya no estará visible en el Administrador de pagos.

Recursos

SAP Help Portal	Enlace
Guías de administración de Concur Invoice Standard Edition	Controles de cumplimiento

Resumen

Habilite las reglas de cumplimiento para marcar facturas que infrinjan las políticas de la empresa, como totales no coincidentes o documentación faltante.
Establezca reglas para evitar el envío o visualizar advertencias para problemas como duplicados, fechas obsoletas o fechas de creación de facturas futuras.
Configure permisos de usuario, como eliminar imágenes, modificar artículos en línea o gestionar acciones de usuario de pago.
Permitir o restringir la capacidad del administrador de pagos para cambiar la información bancaria o acceder al enlace de importación de información bancaria.
Personalice los mensajes de advertencia para los usuarios y guarde los cambios para reflejar las reglas de cumplimiento y el comportamiento del sistema.

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