Gestión de la configuración del grupo de políticas de facturas

La página Configuración de grupo de políticas permite a los clientes decidir si se debe ingresar información bancaria del proveedor cuando el usuario solicita un nuevo proveedor. Además, también puede optar por permitir o evitar que los usuarios creen facturas o modifiquen proveedores.

Para acceder a la página Configuración de grupo de políticas, desplácese hasta Captura de gastos en la página Configuración de facturas y seleccione Editar en el mosaico Configuración de grupo de políticas.

El grupo de políticas que seleccione en la lista junto al botón Guardar es aquel al que se aplicarán los cambios de configuración que realice en esta página, y ningún otro.

Para permitir que los clientes decidan si se debe ingresar la información bancaria del proveedor cuando el usuario solicita que se realice un nuevo proveedor, se asigna el requisito para agregar esta información a dos roles, el usuario de facturas y el administrador de proveedores. Puede ocultar la entrada de información bancaria o hacer que sea opcional u obligatoria. Esto le da al administrador la flexibilidad de decidir, por rol, si un usuario debe agregar información bancaria del proveedor.

El administrador selecciona una opción para cada rol, que determina si la sección Información bancaria del proveedor de la pantalla Solicitar nuevo proveedor debe ocultarse para el usuario o, si aparece, si los campos que el usuario rellena en esta sección son del tipo obligatorio u opcional.

La sección Información bancaria del proveedor se muestra al usuario o no según las siguientes opciones:

• Oculta: la sección no aparece y no hay nada que el usuario pueda ver o rellenar.
• Obligatorio: aparece la sección y todos los campos que deben rellenarse lógicamente están marcados como obligatorios (resaltado en rojo). El usuario no puede completar la nueva solicitud de proveedor sin introducir los datos necesarios.
• Opcional: aparece la sección, pero no se requiere la entrada de datos a menos que el usuario rellene uno o más campos obligatorios. En esta condición, se deben rellenar todos los campos obligatorios.

Para configurar un formulario de proveedor, haga clic en el campo Propietario de la factura y/o Administrador de proveedores en la página Configuración del grupo de políticas y, en la lista, seleccione Oculto, Obligatorio u Opcional.

Puede permitir o evitar que los propietarios de facturas creen facturas y/o cambien el proveedor asignado actualmente a un proveedor diferente para cualquier factura asignada. Estas opciones están seleccionadas (activadas) de forma predeterminada. Las opciones que elija se aplicarán a todos los usuarios del grupo de políticas que seleccionó en esta página.

• Acceda a Configuración de grupo de políticas a través de la sección Gastos de captura en la página Configuración de facturas para gestionar las opciones de configuración.
• Seleccione un grupo de políticas para aplicar cambios de configuración, lo que garantiza que las opciones específicas afecten solo al grupo elegido.
• Decida si la información bancaria del proveedor está oculta, es obligatoria u opcional para los usuarios de facturas y los administradores de proveedores.
• Habilite o deshabilite la capacidad de los usuarios para crear facturas o cambiar proveedores para grupos de políticas asignados.