Assigning Default System Roles and Creating Custom System Roles

Dans SmartRecruiters, les droits des utilisateurs sont déterminés par une structure à deux niveaux :

• Chaque utilisateur dispose d'un rôle système, qui définit son accès au niveau du système à différentes fonctionnalités de la plate-forme, telles que la configuration des paramètres de la société, les offres d'emploi ou l'achat d'annonces ou de services dans la place de marché. Les rôles système sont affectés lorsque quelqu'un crée un utilisateur, mais qu'il peut être modifié ultérieurement.
• Le rôle de l'équipe d'embauche d'un utilisateur détermine son niveau d'accès à certaines informations sur le poste et les candidats à ce poste, ainsi que les actions que l'utilisateur peut effectuer sur le poste ou le candidat, telles que la prolongation d'une offre ou la modification des détails du poste. Ces rôles sont affectés lorsque l’utilisateur est ajouté à l’équipe d’embauche d’un poste. Les utilisateurs peuvent avoir différents rôles associés à chaque tâche.

SmartRecruiters utilise des rôles système pour définir le niveau d'accès et les autorisations des utilisateurs au sein de la plateforme. Ces rôles appartiennent à deux catégories principales : Rôles par défaut (prédéfinis) et Rôles personnalisés (définis par l'utilisateur).

Les rôles système par défaut sont des rôles préconfigurés qui couvrent les types d'utilisateurs courants dans un processus de recrutement. En outre, des rôles système personnalisés peuvent être créés lorsque des noms spécifiques et des autorisations exactes sont personnalisés en fonction des besoins et des exigences de configuration d'un client.

Dans SmartRecruiters, cinq rôles par défaut sont créés dans chaque système.

Des autorisations sont automatiquement accordées à chacun de ces rôles pour les actions et fonctions liées au recrutement. Il est essentiel de comprendre ce que les utilisateurs affectés à ce rôle peuvent et ne peuvent pas faire.

1. Rôle administrateur : il s'agit du niveau d'accès au système le plus élevé. Un administrateur peut accéder à tous les éléments du système, y compris toutes les fonctionnalités de base, les données, la configuration système critique et les paramètres de la société.
2. Rôle étendu : ce rôle est presque identique au rôle administrateur, mais avec une restriction de clé : l'utilisateur étendu ne peut pas accéder à la configuration système ou aux paramètres de la société. Cependant, ils ont toujours un accès complet aux données de recrutement, aux fonctions, aux analyses et aux tableaux de bord pour l'utilisation des données, mais ils ne peuvent pas créer de rapports dans l'outil Report Builder dédié.
3. Rôle standard : cet utilisateur dispose d'un niveau élevé de fonctionnalités opérationnelles, mais l'accès au système est restreint. Un utilisateur standard ne peut pas accéder à la configuration du système mais peut afficher toutes les analyses et tous les rapports partagés. Il est important de noter qu'ils ont l'autorisation de créer de nouveaux emplois. Leur accès aux données est limité, ce qui nécessite qu'ils soient ajoutés à une équipe d'embauche pour afficher un poste ou dans un groupe d'accès pour voir les pipelines de candidats pertinents.
4. Rôle de base : il s'agit du rôle opérationnel le plus restreint (en plus du rôle passif Salarié). Un utilisateur de base n'a pas accès à la configuration ou aux analyses. Comme le rôle standard, l'utilisateur de base peut uniquement accéder aux fonctions et aux candidats lorsqu'il est explicitement ajouté à l'équipe d'embauche pertinente ou à un groupe d'accès.
5. Rôle de l’employé : le rôle de l’employé ne figure pas dans la liste Rôles système, car le système fournira automatiquement des autorisations à ce rôle système sur le portail Carrière de l’employé. Il s’agit de la seule autorisation liée au recrutement qui est accordée au rôle d’employé et qui n’est donc pas répertoriée dans la liste des rôles système.

Les rôles système personnalisés permettent aux organisations de créer jusqu'à 10 nouveaux rôles système personnalisés avec des autorisations spécifiques et granulaires adaptées à des besoins métier uniques que les rôles par défaut ne couvrent pas. Cela offre de la flexibilité et garantit la sécurité et la conformité des données en limitant l'accès uniquement à ce dont un utilisateur a besoin pour exécuter son travail.

Par exemple, supposons qu'un partenaire RH (HRBP) doit être en mesure de créer des rapports pour les fonctions et d'accéder aux analyses, mais n'a pas besoin de créer des fonctions et a uniquement besoin d'accéder à certaines fonctions et données de candidat pour une unité commerciale spécifique dans une région. Ce serait un excellent exemple de lorsqu'un rôle système personnalisé est nécessaire, car ces conditions ne sont pas remplies avec les rôles système standard.

Lors de la création d’un rôle personnalisé, vous pourrez affecter manuellement des autorisations dans les catégories suivantes pour contrôler l’accès aux fonctionnalités et informations liées au recrutement.

Les autorisations sont généralement réparties par module ou entité (par exemple, Candidats, Jobs, Rapports, Configuration) et par action :

• Paramètres de la société
• Analyse
• Emplois et candidats

Les droits d'accès suivants peuvent être affectés au rôle pour chaque droit d'accès :

• Non (aucun)
• Affichage uniquement
• Limité
• Complet

• SmartRecruiters utilise une structure de rôle à deux niveaux : rôles système (définition de l'accès à l'ensemble du système) et rôles d'équipe d'embauche (définition de l'accès à des postes et candidats spécifiques).
• Les rôles système par défaut (Admin, Extended, Standard, Basic, Employee) fournissent des ensembles d’autorisations préconfigurés pour les types d’utilisateurs courants.
• Les rôles système personnalisés permettent aux organisations de créer des rôles avec des autorisations granulaires adaptées aux besoins uniques de l'entreprise, ce qui améliore la sécurité et la conformité des données.
• Les rôles personnalisés peuvent être configurés avec différents niveaux d'accès aux options de la société, aux analyses et aux jobs et candidats à l'aide d'autorisations telles que Non, Affichage seul, Limité et Complet.
• Les rôles système sont attribués aux utilisateurs via la gestion des utilisateurs dans les paramètres, en contrôlant leur accès aux fonctionnalités et aux données dans SmartRecruiters.