Configurer les paramètres d’entretien

Automating Interview Scheduling with Scheduling Automation

Objective

After completing this lesson, you will be able to automatisez la planification des entretiens à l'aide des règles de planification automatique et des paramètres de préférences personnelles.

Automatisation de la planification

L'automatisation de la planification est une fonctionnalité conçue pour rationaliser le processus de planification des entretiens. Il automatise les étapes clés, permettant aux candidats de sélectionner les créneaux horaires disponibles qui correspondent à la disponibilité de la personne chargée de l’entretien. Cela réduit l'effort manuel impliqué dans la coordination des calendriers et élimine la communication va-et-vient souvent associée aux méthodes de planification traditionnelles.

Le système utilise des modèles d’entrevue prédéfinis et prend en compte la disponibilité de la personne chargée de l’entrevue pour trouver des correspondances appropriées.

Lancement de l'automatisation de la planification :

Il existe deux façons principales de lancer l'automatisation de la planification :

  1. Configuration du workflow par les administrateurs : les administrateurs peuvent configurer une règle d’auto-planification automatique dans les workflows du processus d’embauche. En définissant des conditions, le système planifie automatiquement les entretiens en fonction de facteurs tels que la disponibilité des personnes chargées de l’entretien et les modèles d’entretien prédéfinis. Cette méthode est particulièrement utile pour les scénarios d'embauche en masse ou à grande vitesse pour lesquels l'efficacité est essentielle.
  2. Planification initiée par l’utilisateur : les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent déclencher manuellement la planification automatique directement à partir de la liste des postulants ou du profil du postulant. Cela offre de la flexibilité pour les cas individuels où la planification automatique est privilégiée.

Configurer l'auto-planification automatique

La fonctionnalité d’auto-planification automatique permet aux candidats de réserver des heures d’entretien directement auprès des personnes chargées de l’entrevue à l’aide de modèles définis par les administrateurs.

Cette fonctionnalité peut être déployée par phases, en commençant par un accès réservé à l'administrateur et en s'étendant progressivement aux équipes d'embauche.

Remarque

Il est recommandé de le déployer avec précaution, en prêtant une attention particulière à la gestion du changement en ce qui concerne l’exactitude du calendrier des personnes chargées de l’entretien.

Pour configurer l'auto-planification automatique :

Étapes

  1. Commencer avec SmartSandbox : l'auto-planification automatique est activée par défaut dans les environnements SmartSandbox. Utilisez cet environnement pour tester et valider votre configuration avant de l'activer en production.

  2. Restreindre la fonctionnalité dans le système de production - Définissez initialement la fonctionnalité sur Administrateur uniquement dans l'environnement de production. Cela empêche les équipes d'embauche d'y accéder tant que la configuration n'est pas finalisée et testée..:

  3. Sélectionnez Menu utilisateur→Options.

  4. Accédez à la section Configuration→Processus d’embauche.

  5. Sélectionnez Gérer les modèles d’entretien sur la ligne du processus d’embauche que vous souhaitez modifier.

  6. Sélectionnez Seuls les administrateurs peuvent configurer la fonctionnalité pour commencer dans la section Autorisations de l’équipe d’embauche.

  7. Préparer les modèles d’entretiens et les processus d’embauche dans SmartSandbox :

    • Configurez les modèles d’entretien avec la structure appropriée, y compris les rôles, les formats et les durées.
    • Affectez des modèles aux étapes d'embauche appropriées dans vos processus d'embauche.
    • Utilisez différents processus d'embauche pour personnaliser la logique pour chaque service ou marque.
    • Assurez-vous que les étapes d’embauche sont marquées comme pertinentes pour l’entretien pour que l’automatisation fonctionne correctement.
    • Test de bout en bout dans SmartSandbox (facultatif) : utilisez les postes de test internes et les profils des candidats pour simuler le flux d’entretiens, déclencher l’auto-planification automatique et vous assurer que les attributions et rappels des chargés d’entretien fonctionnent comme prévu.

  8. Préparer les modèles d’entretiens et l’environnement de recrutement en production. Répliquez la configuration réussie à partir de l'environnement SmartSandbox dans l'environnement de production.

    Activez la fonctionnalité pour les équipes d’embauche en production : une fois que vous êtes satisfait de la configuration, autorisez les équipes d’embauche à utiliser l’auto-planification automatique.

    Remarque

    Si vous permettez aux équipes d'embauche de coordonner des entretiens avec l'automatisation, le client doit avoir suffisamment confiance dans son processus d'acquisition de talents et être prêt à utiliser cette fonctionnalité.

  9. Propager vos modifications aux tâches existantes : utilisez l’action Écraser les tâches modifiées pour appliquer les paramètres d’entretien mis à jour aux tâches qui ont été précédemment modifiées et qui peuvent ne pas refléter votre dernière configuration. Seuls les jobs qui y étaient modifiés après la création sont impactés par les options Écraser les jobs modifiés. Il est conseillé d'apporter de petites modifications aux jobs qui n'ont pas été modifiés afin qu'ils soient ajoutés au périmètre des jobs modifiés d'écrasement.

Préférences de planification

Les préférences de planification permettent aux membres de l’équipe d’embauche d’adapter leurs paramètres de planification des entretiens en fonction de leurs préférences personnelles. Cela améliore l'efficacité et réduit les conflits de planification. La fonctionnalité est accessible via Paramètres→Mon compte Section→Préférences de planification.

Avantages clés des préférences de planification

  • Contrôle amélioré : adaptez vos paramètres de planification en fonction de vos besoins personnels et évitez les conflits.
  • Efficacité améliorée : automatisez la planification des entretiens tout en garantissant la compatibilité avec votre calendrier.
  • Flexibilité : Ajustez les paramètres à tout moment pour tenir compte des changements dans votre disponibilité ou votre charge de travail.

Options de configuration clés

  • Intégration du calendrier : intégrez votre calendrier de travail pour permettre au système de vérifier votre disponibilité. Les fournisseurs de calendriers pris en charge peuvent être connectés en toute transparence.
  • Plages horaires disponibles : définissez des plages horaires spécifiques pendant lesquelles vous êtes disponible pour des entretiens. Cela garantit que les entretiens ne sont programmés que lorsque cela vous convient. Par exemple, du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00.

  • Préférences d'automatisation : personnalisez les paramètres de planification avancés pour affiner la manière dont les entretiens sont planifiés :

    • Avance : indiquez la période de préavis minimale pour les entretiens (par exemple, au moins 48 heures).
    • Marge : ajoutez des marges entre les entretiens pour prendre en compte les pauses (par exemple, 15 minutes).
  • Limite d’entrevue quotidienne : définissez un nombre maximal d’entretiens que vous pouvez gérer en une seule journée pour éviter une surcharge. Par exemple, un maximum de 4 entretiens par jour.

Périodes d'indisponibilité

Vous pouvez spécifier des périodes hors du bureau (OOO) dans vos Préférences de planification. Ces périodes remplacent automatiquement les disponibilités du calendrier, ce qui garantit que vous n’êtes pas planifié pour des entretiens lorsque vous n’êtes pas disponible. Vous pouvez définir jusqu'à 10 périodes OPO distinctes. Absent peut être configuré dans Préférences de planification dans la section Paramètres.

Notification d’absence de créneaux d’entretien

Les personnes chargées de l’entretien et les créateurs de postes recevront une notification par e-mail lorsqu’un candidat tentera de s’auto-programmer, mais ne trouvera aucun créneau disponible. Cela invite les personnes chargées de l’entrevue à mettre à jour leurs préférences de planification et les créateurs de postes à gérer.

Lorsqu’un candidat clique sur le lien de planification et qu’aucun créneau n’est disponible dans la fenêtre glissante de 14 jours du système, une notification unique par e-mail est déclenchée. Cette notification ne sera pas renvoyée sauf si une nouvelle disponibilité est détectée, puis entièrement réservée à nouveau.

La page de planification est mise à jour quotidiennement, ce qui signifie que si aucun créneau n'est disponible aujourd'hui, le système continuera à vérifier les plages horaires libres au cours des 14 prochains jours. Si le candidat n’a pas encore planifié, il verra les nouveaux créneaux disponibles dans les futures mises à jour. À la réception d’une notification, les personnes chargées de l’entrevue sont invitées à mettre à jour leurs préférences de planification et les créateurs de postes reçoivent un lien pour gérer les personnes chargées de l’entretien.

Synthèse

  • Automatiser la logique de workflow : les administrateurs peuvent configurer des règles automatiques de planification automatique dans le processus d’embauche, ce qui permet au système de déclencher automatiquement les invitations aux entretiens en fonction de modèles prédéfinis et d’étapes de recrutement spécifiques.
  • Garantir un déploiement contrôlé : les meilleures pratiques pour l'implémentation incluent d'abord le test des configurations dans un environnement de test et, initialement, la restriction des fonctionnalités à l'administration uniquement en production pour gérer efficacement la transition.
  • Personnaliser la disponibilité des chargés d’entretien : pour maintenir l’exactitude du système, les membres de l’équipe peuvent définir des préférences de planification individuelles, y compris les délais de carence obligatoires entre les entretiens, les limites des entretiens quotidiens et jusqu’à dix périodes d’absence uniques.
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