Centralizing and Standardizing Agency Partnerships

SmartRecruiters facilite le travail avec les agences externes en les intégrant directement dans votre processus de recrutement. Au lieu de vous appuyer sur des fils d'e-mails dispersés et des feuilles de calcul manuelles, vous pouvez gérer les contrats, les soumissions de candidats et l'activité de l'agence dans un système contrôlé et traçable.

Lorsque les agences soumettent des candidats via un portail dédié, il n'est pas nécessaire d'envoyer des CV par e-mail. Toutes les informations sur les candidats restent au même endroit, ce qui offre à votre organisation une meilleure visibilité et permet de s'assurer que les partenaires d'agence respectent vos normes d'embauche.

Cette approche centralisée offre également deux avantages commerciaux importants : elle permet d'éviter les litiges de propriété des candidats et prend en charge la conformité aux réglementations internationales sur la confidentialité des données soumises par l'agence.

La base d'une collaboration efficace avec les agences est établie via la configuration de quatre composants centraux dans les options système pour garantir la cohérence globale et l'efficacité opérationnelle.

• Gestion des agences
• Contrats-cadres
• Approbations d'embauche
• Paramètres du portail de l’agence

L’écran d’accueil Gestion des agences est le tableau de bord principal pour la gestion des partenaires de recrutement tiers sur la plateforme. Elle permet aux administrateurs de superviser leur réseau d'agences, de standardiser les accords juridiques et de surveiller les performances des partenaires en temps réel.

1. Contrôles de navigation et de recherche supérieurs

   En haut de la page, les administrateurs peuvent utiliser les contrôles principaux pour rechercher des agences et gérer les enregistrements de partenaires.

   • Barre de recherche d’agence : utilisez ce champ dans le coin supérieur gauche pour filtrer rapidement la liste des agences par nom ou société.
   • Bouton Ajouter des agences : sélectionnez ce bouton pour ajouter une nouvelle agence, saisissez ses détails de contact et affectez-la à un contrat.
   • Modifier l’e-mail d’invitation : utilisez ce bouton pour mettre à jour le message d’invitation et sélectionnez la langue utilisée dans l’e-mail automatique envoyé aux nouveaux partenaires de l’agence.
2. Listes d’agences et outils par lot

   Sous la barre de recherche, les administrateurs peuvent utiliser des outils supplémentaires pour organiser et gérer de plus grands groupes d’agences.

   • Listes d'agences : les administrateurs peuvent regrouper les agences dans des listes telles que "Développement logiciel" ou "Partenaires de niveau 1" pour faciliter l'organisation et le filtrage. Pour créer une nouvelle liste, sélectionnez plusieurs agences et cliquez sur Créer liste avec sélection. Pour ajouter un autre type d'agence, accédez à Contrats-cadres dans Options.
   • Outils de gestion : le menu Outils permet aux administrateurs de renvoyer des invitations aux agences dont le statut est En attente ou de supprimer des agences du système. Une agence ne peut pas être supprimée si des candidats sont encore actifs dans un processus d’embauche.
3. Tableau de synthèse de l’agence

   Le corps principal de l'écran fournit une vue granulaire de chaque relation partenaire via plusieurs colonnes clés :

   • Icône d’aperçu : l’icône en forme d’œil en regard du nom d’une agence ouvre les conditions générales du contrat de cette agence pour un examen rapide.
   • Statut : cette zone affiche le stade actuel de la relation d'agence. Accepté (conditions convenues) signifie que l'agence a rejoint le portail et a accepté le contrat. En attente (conditions en attente) signifie que l'invitation a été envoyée mais qu'elle n'a pas encore été acceptée. Non invité signifie que l'enregistrement d'agence existe, mais qu'aucune invitation formelle n'a été envoyée.
   • Contrat : cette colonne indique le contrat-cadre affecté à l'agence, ce qui aide l'organisation à maintenir des conditions cohérentes entre les partenaires.
   • Type(s) de travail et structure tarifaire : ces colonnes indiquent le type de travail pris en charge par l'agence, par exemple Permanent ou Travailleur indépendant, et s'il utilise une structure de frais Standard ou Personnalisée.
   • Liste des agences : cette colonne affiche les listes personnalisées auxquelles l’agence appartient. Ces listes aident les administrateurs à organiser et filtrer les agences par catégorie, par exemple "Développement logiciel".
   • Notation : les administrateurs peuvent afficher une note de performance de cinq étoiles pour chaque agence. L'évaluation est calculée automatiquement à l'aide de données telles que les participations réussies, le délai de recrutement et les taux de progression des candidats.
4. Bouton Ajouter une agence

   Sélectionnez le bouton Ajouter des agences pour commencer à ajouter une nouvelle agence.

   Ajout d’un nouvel écran d’agence

   L'écran Ajout d'une nouvelle agence est le principal outil permettant d'ajouter de nouvelles agences et de définir leurs conditions juridiques et financières. Pour accélérer la configuration, les administrateurs peuvent appliquer un contrat-cadre pour renseigner automatiquement les détails standard ou mettre à jour manuellement des conditions spécifiques pour un partenaire individuel.

   
5. Identification d'agence et sélection de contrat

   En haut de la page, les administrateurs saisissent les coordonnées clés de l'agence et choisissent la configuration du contrat.

   • E-post et Nom complet : il s'agit de champs obligatoires dans lesquels l'administrateur saisit l'adresse e-mail du contact principal de l'agence et le nom complet de la personne à contacter ou de l'agence.
   • Liste déroulante des contrats : utilisez cette zone pour sélectionner un contrat-cadre créé dans Options→Contrats-cadres. Lorsqu'un contrat est sélectionné, le système renseigne les zones restantes avec les conditions standard. Les administrateurs peuvent toujours modifier ces zones pour une agence spécifique sans modifier le modèle d'origine.
   • Devise : ce champ obligatoire définit la devise utilisée pour les frais et factures futurs.
   • Bouton Afficher/Masquer les champs : utilisez ce bouton pour afficher la section Contrat-cadre lorsque vous devez saisir des conditions manuellement ou mettre à jour des détails de contrat spécifiques.
6. Configurations du type de travail

   La section centrale de l'écran est organisée en onglets qui définissent la nature du partenariat :

   • Onglets (Permanent, Indépendant, Détachement) : Chaque onglet nécessite des informations différentes propres à ce type de travail. Par exemple, un contrat à durée indéterminée se concentre sur les frais de placement, tandis que les emplois indépendants ou de détachement peuvent se concentrer sur différents détails des honoraires.
   • Structure et détails des frais : les administrateurs sélectionnent les structures Pourcentage, Fixe ou Personnalisé et saisissent le montant ou le pourcentage spécifique.
7. Protection juridique et financière

   Plusieurs zones sont dédiées à la gestion des risques et à la garantie de la conformité :

   • Périodes de restitution et de garantie : la zone Restitution définit le pourcentage des frais remboursés si un placement ne fonctionne pas, tandis que la période de garantie détermine la durée pendant laquelle l'agence doit fournir un remplacement si nécessaire.
   • Conditions de paiement : mesurées en jours, cela établit la période standard de l'organisation pour le règlement des factures.
   • Exclusivité pour remplacement : liste déroulante indiquant si l’agence dispose de droits exclusifs pour fournir un candidat de remplacement si l’embauche initiale part pendant la période de garantie.
8. Actions administratives et finales

   La partie inférieure de l'espace de travail gère les enregistrements internes et le processus d'invitation formelle :

   • Téléchargement de fichier de contrat : permet le stockage numérique du contrat d'origine signé manuellement à des fins d'historique et d'audit.
   • Ajouter à la liste vs. Ajouter et inviter : ces boutons déterminent le statut immédiat de l'agence. Ajouter à la liste enregistre la configuration en interne avec le statut Non invité, tandis que Ajouter et inviter envoie immédiatement l'invitation numérique formelle et les conditions du contrat à l'agence.

Regardez cette vidéo pour savoir comment inviter des agences à rejoindre le Portail des agences.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Ces modèles numériques standardisent les structures de frais, les conditions de paiement et les conditions légales dans l'ensemble de l'organisation. Lors de la création d'un contrat, les administrateurs définissent la devise des frais, le type de structure (Pourcentage, Fixe ou Personnalisé) et les conditions de paiement spécifiques mesurées en jours. Ces contrats établissent également des garanties juridiques essentielles: la période de restitution définit le délai de remboursement des honoraires en cas d'échec d'un placement, tandis que la période de garantie indique combien de temps l'agence doit fournir un remplacement. Alors que les contrats-cadres fournissent un état de référence standard, les recruteurs peuvent toujours personnaliser des zones individuelles lors du processus d'invitation pour convenir à des négociations uniques sans modifier le modèle global.

• Centralisez la gestion des agences en un seul système traçable pour remplacer les feuilles de calcul manuelles et les fils de discussion par e-mail.
• Organisez le réseau de partenaires en listes personnalisées et surveillez les performances en temps réel à l'aide d'évaluations automatisées.
• Utilisez les contrats-cadres pour standardiser les structures de frais, les conditions de paiement et les garanties juridiques à l'échelle de l'organisation.
• Rationalisez l'intégration en envoyant des contrats numériques et des invitations formelles directement à de nouveaux partenaires d'agence.