Configuring Agency Portal Operations and Approvals

Le haut de la page des paramètres établit l'environnement fondamental pour l'expérience de l'agence:

• Langue et devise par défaut : les administrateurs définissent la langue et la devise de base utilisées pour toutes les activités d’embauche d’agences afin d’assurer la cohérence globale.
• Prévention des doublons de candidats : cette section critique gère la propriété des candidats. La « logique empêchée » vous permet de décider si un candidat est bloqué uniquement pour le poste actuel ou pour tous les postes. Si Job actuel est sélectionné, plusieurs agences peuvent potentiellement proposer le même candidat pour différents rôles.
• Période de rétrospective : mesurée en mois, cette zone détermine la durée pendant laquelle une agence conserve la propriété d'un candidat après une introduction initiale.
• Contrôles spécifiques à l'étape : vous pouvez sélectionner les phases du candidat à inclure dans les contrôles des doublons. Si vous ne renseignez pas cette option, le système contrôle toutes les étapes. Par exemple, si vous sélectionnez Embauché, les agences ne peuvent pas soumettre à nouveau les candidats qui ont déjà été embauchés.

Pour maintenir un niveau élevé de talent et empêcher le « spamming de CV », les administrateurs peuvent activer des contrôles de volume spécifiques :

• Système de crédit : cette fonctionnalité limite le nombre de candidats qu’un utilisateur d’agence peut proposer pour un poste spécifique. Pour encourager la qualité par rapport à la quantité, un nouveau crédit n'est accordé à l'agence qu'une fois qu'un candidat précédemment soumis est déplacé à la phase d'entretien. Les rejets n'entraînent pas l'émission d'un crédit.
• Activer les points occupés : lorsqu'il est activé, ce paramètre empêche automatiquement les agences d'introduire de nouveaux candidats une fois qu'un poste a atteint sa capacité d'embauche. Cela garantit que l'activité des agences reste strictement alignée sur la capacité d'embauche réelle et évite un afflux de profils inutiles.

Cette section détermine le niveau d’autonomie accordé aux partenaires externes au sein du système :

• Contrôle des mouvements des candidats : Les administrateurs choisissent entre Affichage uniquement, où l'environnement de l'agence reflète simplement les mouvements dans l'ATS, ou Contrôle total (ATS Synced), qui permet aux recruteurs d'agences de déplacer eux-mêmes les candidats à travers le pipeline.
• Autoriser le marquage du candidat comme embauché : un bouton à bascule spécifique permet aux organisations de décider si les recruteurs de l’agence sont autorisés à déplacer un candidat jusqu’à l’étape Embauché.

Le champ Approbations des frais est conçu pour gérer le contrôle interne des transactions financières en définissant les membres de l'équipe qui peuvent superviser et gérer les données liées aux frais. Le champ Approbateurs des frais permet spécifiquement aux administrateurs de sélectionner les membres de l'équipe autorisés à vérifier et approuver les deux embauches et leurs frais correspondants sur la page d'approbation d'embauche dédiée. Il est important de noter que les utilisateurs qui disposent déjà d'autorisations administratives ou complètes dans le système sont inclus dans cette fonctionnalité par défaut.

Outre la définition de l'autorisation, les options incluent une configuration pour les destinataires des notifications d'approbation des frais, qui détermine les utilisateurs qui sont alertés des messages et des résultats concernant le processus d'approbation des frais. Cela garantit que les parties prenantes concernées sont maintenues à jour lorsque les embauches d'agences sont confirmées et que les factures sont calculées sur la base des contrats d'agence établis.

Si cette zone n'est pas renseignée, le système envoie automatiquement par défaut ces notifications à tous les administrateurs pour garantir un suivi cohérent de l'activité de recrutement financier de l'organisation.

Ces options rationalisent le flux d'informations entre les recruteurs et les agences :

• Le bouton à bascule Toutes les notifications par e-mail d’embauche d’agence sert de commutateur global pour toutes les alertes liées à l’agence. Vous pouvez choisir d’informer l’ensemble de l’équipe d’embauche ou des utilisateurs spécifiques lorsque de nouveaux messages relatifs au candidat arrivent.
• L’activation de Masquer les noms de recruteurs d’agence individuels garantit que votre équipe voit uniquement le nom de l’agence dans la discussion en direct, ce qui garantit une expérience cohérente avec la marque.
• Pour que la discussion en direct se concentre exclusivement sur les conversations réelles et écrites par des personnes, le paramètre Masquer les messages système sur le portail de l’agence vous permet de filtrer les journaux d’événements automatisés, tels que les changements d’étoiles et les mises à jour d’étape. En activant cette fonctionnalité sur Activé, ces messages générés par le système sont masqués du flux, ce qui garantit que la communication entre les recruteurs et les agences reste rationalisée et pertinente.
• Notes sur les nouveaux messages vous permet de décider si le portail doit créer automatiquement une note chaque fois qu'un nouveau message est reçu. Définissez cette option sur Toujours pour journaliser chaque message entrant en tant que note ou sur Ne jamais ignorer entièrement la création de note. Ceci est affiché sur le côté droit du profil du candidat dans SmartRecruiters.
• Lorsque l'option Créer une note sur le salaire et les avantages sociaux lors de l'introduction est activée, le système génère automatiquement une note de candidat dès qu'une agence introduit un profil. Cela permet à l'équipe d'embauche d'accéder instantanément aux attentes financières, y compris la rémunération de base, les primes et les budgets de mobilité, directement dans l'enregistrement du candidat sans saisie manuelle des données.

La section Questions de présélection permet aux administrateurs de combler l’écart d’information entre les candidats directs et les candidats soumis par l’agence en exigeant des partenaires qu’ils répondent aux mêmes questions que celles posées au grand public.

En activant Activer les questions de sélection ATS sur Activé, le système extrait automatiquement les ensembles de questions de sélection par défaut et les questions spécifiques au poste directement depuis votre environnement SmartRecruiters. Ces questions sont présentées aux recruteurs d'agence lorsqu'ils proposent un candidat et sont également affichées en bas de la page d'emploi sur leur portail, ce qui garantit que les données essentielles du candidat sont saisies de manière cohérente au moment de la soumission.

Le système exclut certaines questions de présélection pour prendre en charge la conformité et les limitations de la plateforme. Les questions liées à la diversité sont automatiquement bloquées pour aider à réduire les préjugés. Les questions qui nécessitent des pièces jointes ne sont pas non plus prises en charge en raison des limitations de l'API. Si les agences doivent partager des documents justificatifs, tels que des certificats, elles doivent plutôt les envoyer via le chat de l’agence.

Les questions de présélection ne sont pas disponibles pour les postes privés. Pour afficher ces questions aux partenaires de l’agence, l’emploi doit être publié en public ou en interne. Notez également que si un poste inclut des questions de présélection internes, les agences les verront par défaut. Si vous ne voulez pas que les agences voient ces questions, la solution de contournement recommandée est de créer une offre d’emploi publique distincte sans elles.

La section Intégration ATS avancée garantit que l'activité de l'agence est correctement reflétée dans vos données de recrutement principales :

• Suffixe d’identification et balises : les administrateurs peuvent définir un suffixe de nom de candidat (par ex., « - Agence ») et activer la création automatique de balises d’agence pour rendre ces postulants instantanément consultables dans le pipeline.
• Masquer les motifs de rejet des agences : si cette option est activée, les notes sur le refus interne restent privées et l'agence est uniquement informée de la modification de statut sans voir de commentaires spécifiques.
• Masquer l’équipe d’embauche : ce paramètre de confidentialité vous permet de masquer l’équipe d’embauche interne sur la page de poste visible par l’agence.
• Suivi du transfert de candidat : si cette option est activée, cela garantit que si un candidat est muté vers un autre poste, l’agence d’origine reste liée et continue de recevoir des mises à jour sur l’avancement.

Les étapes AutoMap avec la fonctionnalité d’IA mappent automatiquement vos étapes d’embauche ATS internes aux quatre catégories principales visibles par les agences : Introduit, Entretien, Proposé et Embauché. Cet outil rationalise le processus de configuration pour garantir que les candidats de l'agence entrent dans la bonne phase initiale et que les partenaires reçoivent des mises à jour automatiques uniquement pour les jalons de recrutement prévus. Toute étape interne qui n'est pas mappée peut être définie sur Masquer pour les agences afin qu'elle reste visible uniquement par les équipes internes.

Notez que les paramètres globaux de phase par défaut sont configurés lors de la configuration administrative initiale pour établir des normes à l'échelle de l'organisation pour lesquelles les étapes d'embauche sont visibles par les agences et où les candidats introduits apparaissent pour la première fois dans l'ATS.

Les recruteurs peuvent remplacer les paramètres globaux par défaut d’une tâche spécifique à l’aide du paramètre Étapes d’emploi d’agence dans les détails de cette tâche. Les paramètres globaux servent de valeurs par défaut, mais les mises en correspondance de niveau emploi doivent inclure Introduit, Proposé et au moins une phase d’entretien. Apportez des modifications avec précaution, car la mise à jour de ces mises en correspondance peut affecter les candidats qui sont déjà en cours.

La section Autorisations est le centre de contrôle permettant de définir ce que les différents rôles d’utilisateur interne peuvent voir et faire dans le portail d’agence avancé. Ces autorisations sont liées aux mêmes rôles d’utilisateur déjà établis dans votre environnement SmartRecruiters.

Dans cette section, vous trouverez les contrôles suivants :

Sélectionner un rôle à configurer : un menu déroulant vous permet de sélectionner un rôle spécifique (tel qu'Administrateur, Gestionnaire ou Utilisateur standard) pour afficher et ajuster son accès unique aux paramètres suivants :

• Contrats-cadres : ce module gère l'accès à l'affichage et à la gestion des accords juridiques. Vous pouvez définir le niveau d'accès sur :
  • Aucun : pas d'accès aux contrats.
  • Vue : accès en lecture seule.
  • Gérer : droit d'accès permettant d'afficher, de créer et de modifier des contrats.
  • Admin : contrôle total, y compris la possibilité de supprimer des contrats.
• Agences : Cette section régit la façon dont les utilisateurs interagissent avec les partenaires de recrutement. Les niveaux d'accès sont les suivants :
  • Aucune : aucune interaction avec les dossiers de l'agence.
  • Affecter : autorisation d'afficher les agences et de les lier à des tâches spécifiques.
  • Gérer : possibilité d'afficher et de modifier les détails d'une agence existante.
  • Admin : tous les droits de gestion, y compris l'ajout et la suppression d'agences du système.
• Discussion en direct avec les agences : permet de contrôler l'utilisation des outils de communication. Les utilisateurs peuvent être définis sur Aucun (aucun accès à la discussion en direct) ou Interact/Admin (participation complète aux discussions en direct générales et aux candidats).
• Notifications par e-mail pour ce rôle : ce bouton à bascule détermine si les membres de l'équipe d'embauche avec le rôle sélectionné reçoivent des alertes automatiques par e-mail sur les activités dans le portail. Notez que ces notifications sont envoyées uniquement aux utilisateurs qui font partie de l'équipe d'embauche spécifique pour un poste ou un candidat.

Lors de la gestion de ces options, il est recommandé de suivre le principe du droit d'accès minimal, en affectant uniquement les autorisations minimales nécessaires pour qu'un utilisateur exécute ses responsabilités spécifiques.