Configuring Compliance and GDRP Settings

En tant qu'organisation de recrutement internationale, vous devez garantir la conformité aux réglementations sur la confidentialité des données telles que le RGPD dans les pays où vous exercez vos activités. SmartRecruiters vous aide à gérer ces paramètres et à maintenir la conformité en offrant une gamme d'outils pour vous aider à respecter les réglementations sur la confidentialité des données dans différents pays.

La page Global Compliance est le centre de commande centralisé pour la gestion des règles de confidentialité et de conservation des données des candidats dans tous les pays où votre organisation recrute. Cette page permet aux administrateurs de définir les liens légaux affichés vers les candidats, de gérer les comportements spécifiques au RGPD et de contrôler la durée de conservation des profils.

En haut, une barre de recherche vous permet de trouver rapidement des paramètres régionaux spécifiques, tandis que la liste principale affiche votre état de référence par défaut, suivi de tout remplacement spécifique au pays.

Pour chaque pays ou région, la page affiche les différences par rapport aux options par défaut. Cela facilite la vérification des modifications lors d'un audit interne. Pour mettre à jour une règle existante, cliquez sur l'icône de modification (crayon) pour ouvrir les paramètres de conformité pour ce pays, cette région ou la configuration par défaut spécifique. Pour créer une règle de pays ou de région, cliquez sur le bouton Ajouter conformité pays/région.

• Conservation des données : régit le nettoyage automatique des données des candidats.
• Politique de l'entreprise : héberge vos liens légaux, vos modèles de consentement et vos droits d'effacement des données.
• Publication relative à l'IA : fournit aux candidats une transparence concernant les fonctionnalités assistées par l'IA telles que Winston Match.

Dans le cadre de la conformité globale, la conservation des données sert de "moteur de nettoyage". Elle garantit que vous ne conservez les données personnelles que tant qu'elles sont légalement justifiées en définissant quand un profil est supprimé définitivement du système.

Fonctionnement de la conservation des données et en cas de suppression :

• Horizons basés sur les événements : vous devez définir des périodes de rétention spécifiques en fonction des événements système, par exemple lorsqu'un candidat est refusé, retiré, supprimé d'un poste ou embauché.
• Rétention CRM : pour vos communautés de talents, vous pouvez définir des horizons distincts pour les prospects qui ne sont ni sélectionnés, ni intéressés, ni transférés.
• Nettoyage au niveau du profil : la conservation des données est un moteur de niveau profil. Une fois déclenché, il supprime l’ensemble de l’enregistrement et de l’historique du candidat.
• Sauvegarde active de l'application : L'horloge de rétention ne commence que lorsque toutes les applications d'un profil sont dans un état terminal. Si un candidat a une candidature "Active", l'horloge de nettoyage s'arrête.
• Recalcul rétroactif : la mise à jour d'une règle déclenche un nouveau calcul immédiat des profils existants, l'identification des enregistrements en retard pour suppression ou la suppression des balises si la nouvelle règle est plus permissive.

Les administrateurs utilisent la catégorie Politique de la société pour définir les limites des droits sur les données des candidats et les exigences légales locales.

• Ajoutez le lien vers la politique de confidentialité officielle de votre organisation dans la section Politique de la société. Cette URL obligatoire est intégrée dans la langue de consentement affichée pour les candidats et incluse dans les e-mails automatiques.
• Utilisez une URL directe vers la page de la politique sur le site Web de votre entreprise afin que les candidats puissent comprendre comment leurs données personnelles (par exemple, les données personnelles personnelles et les données de localisation) seront accessibles et utilisées.

• Utilisez ce paramètre pour définir la manière dont les autorisations des candidats sont capturées sur la plateforme, y compris ATS, CRM et Messagerie.
• Sélectionnez l'un des modèles de consentement suivants :
  • Consentement unique : un candidat accorde une autorisation pour toutes les activités de traitement des données dans l'ensemble du système par le biais d'une action ou d'une case à cocher unique.
  • Consentement séparé : les candidats reçoivent des cases à cocher distinctes pour chaque périmètre de recrutement, ce qui leur permet de consentir à une candidature spécifique tout en refusant de rejoindre une communauté CRM ou de recevoir des messages SMS.

• Utilisez ce paramètre pour gérer la conformité régionale et les exigences d’adhésion pour les communications SMS.
• En fonction des conseils de votre équipe juridique, sélectionnez l'un des modèles d'opt-in SMS suivants :
  • Opt-in unique SMS (consentement uniquement) : vous permet d'envoyer immédiatement un message aux candidats consentés sans leur demander de répondre avec un mot-clé au préalable.
  • Double opt-in SMS (consentement et réponse « START » requise) : le candidat doit répondre « START » à un message système initial avant toute autre conversation.

• Utilisez cette option pour contrôler le flux de communication automatique pour les candidats qui entrent dans le système via des chemins non standard, tels que des ajouts manuels de recruteurs ou des transferts de postes.
• Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Envoyer une notification aux postulants : envoie automatiquement un e-mail au candidat pour expliquer pourquoi il a été ajouté et fournit un lien de désinscription limité dans le temps. Vous pouvez également activer une sous-option qui permet aux recruteurs de désélectionner cette notification au cas par cas.
  • Ne pas envoyer de notification aux postulants : les candidats ne recevront pas d’e-mail automatique lorsqu’ils sont ajoutés manuellement à un poste.

Pour les organisations qui utilisent des fonctionnalités assistées par l'IA telles que Winston Match, la catégorie Divulgation de l'IA est une exigence de conformité obligatoire pour garantir la transparence.

• Avis automatisé : une divulgation apparaît dans le flux de l'application lorsque des fonctionnalités d'IA sont utilisées.
• Personnalisation : les administrateurs peuvent ajouter jusqu'à 1 000 caractères de texte localisé ou des liens juridiques à la divulgation standard.
• Traductions : des traductions manuelles peuvent être fournies pour ce texte afin de garantir que les candidats voient l'avis dans leur langue préférée sans avoir besoin de remplacements spécifiques au pays.

Visionnez cette vidéo pour en savoir plus sur la configuration de la conformité globale.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.