Configuring Default Company Email Notifications

La gestion efficace des notifications par e-mail est essentielle pour assurer une communication et une collaboration fluides au sein de votre équipe de recrutement. En tant qu’administrateur, la configuration des notifications par e-mail de l’entreprise par défaut dans SmartRecruiters garantit que tous les utilisateurs reçoivent les mises à jour pertinentes, en rationalisant les workflows et en améliorant l’efficacité globale.

Dans SmartRecruiters, les administrateurs peuvent configurer des notifications par e-mail par défaut pour divers événements, en veillant à ce que les bonnes personnes soient informées au bon moment. Ces paramètres ont un impact sur la manière dont votre équipe collabore et reste informé de la progression des candidats.

Ces notifications peuvent être gérées dans la page Paramètres, sous Administration, dans la page Notifications globales.

Il est important de noter que si les administrateurs peuvent définir des notifications par défaut, les utilisateurs individuels conservent la possibilité de personnaliser leurs propres préférences. Cela signifie que les utilisateurs peuvent remplacer les valeurs par défaut en fonction de leurs besoins spécifiques. Les options configurées ici servent d'instantané, garantissant que les notifications essentielles sont activées pour tout le monde, sauf s'ils en décident autrement.

Vous pouvez configurer plusieurs catégories de notifications :

1. Entretiens : cette catégorie inclut les notifications sur les invitations, les rappels et les mises à jour liées aux entretiens et aux sessions d'événements.
2. Candidats : ici, vous pouvez choisir d'informer l'équipe d'embauche lorsqu'un nouveau candidat postule, lorsqu'un candidat reçoit une notation de trois étoiles ou plus, pour les entretiens à venir, lorsqu'un candidat retire ou refuse sa candidature, ou lorsqu'un candidat est prêt à réembaucher. Ces notifications garantissent que l'équipe reste informée de l'activité des candidats et peut y répondre rapidement.
3. Offres et embauches : ces préférences s'appliquent aux cinq rôles standard de l'équipe d'embauche au sein de SmartRecruiters. Vous pouvez définir des notifications lorsque de nouveaux membres de l'équipe d'embauche sont ajoutés à un poste, lorsque les candidats entrent dans la phase d'offre et lorsqu'un nouvel employé est embauché.
4. Évaluations : cette catégorie vous permet d'envoyer des notifications pour les résultats des estimations et les mises à jour des estimations. Tenir votre équipe informée des résultats de l'évaluation permet de prendre des décisions opportunes concernant les candidats.
5. Collaboration : contrairement aux autres catégories, cette section vous permet de choisir si tous les utilisateurs doivent recevoir des notifications en fonction d'événements spécifiques. Ces événements incluent lorsqu'un collègue envoie un message à un candidat avec lequel l'utilisateur a interagi, lorsque l'utilisateur est ajouté à une équipe d'embauche, lorsqu'une personne commente les publications de l'utilisateur ou lorsqu'une personne commente une publication dans laquelle l'utilisateur est mentionné. Ces paramètres favorisent la collaboration d'équipe et garantissent que tout le monde reste dans la boucle.
6. Résumé : vous pouvez activer un résumé hebdomadaire qui récapitule les nouveaux candidats, leur phase actuelle et tout nouveau commentaire sur leurs candidatures. Il vous suffit de cocher la case sous le rôle approprié pour activer la notification souhaitée. Notez que certaines cases à cocher peuvent être grisées pour certains rôles en raison de conflits d'autorisation. Il est recommandé de laisser toutes les cases cochées pour une collaboration plus satisfaisante avec l’équipe d’embauche.

Après avoir défini les préférences de notification par défaut, vous pouvez rencontrer des utilisateurs qui ne reçoivent pas certaines notifications ou qui en reçoivent trop. Dans ce cas, guidez-les pour qu'ils vérifient leurs propres préférences d'e-mail afin de s'assurer qu'ils reçoivent les notifications dont ils ont besoin.

Pour chaque événement de notification, vous pouvez voir jusqu'à trois colonnes :

• Slack
• Équipes
• Courrier électronique

Une case à cocher signifie que les notifications pour cet événement sont activées pour ce canal.

Les options de notification globales et personnelles fonctionnent ensemble de la manière suivante :

• Les notifications globales définissent :
  • Quels événements existent.
  • Les canaux disponibles pour chaque événement.
  • Statut par défaut (activé/désactivé) pour chaque événement et canal.
• Les notifications personnelles permettent à chaque utilisateur :
  • Ajuster leurs propres préférences lorsque des modifications personnelles sont autorisées.
  • Affichez uniquement les événements et les canaux que l'administrateur a activés globalement.

Si un événement est désactivé globalement pour un canal, les utilisateurs ne peuvent pas l'activer pour eux-mêmes. Si un canal n'est pas intégré (par exemple, Slack n'est pas connecté), cette colonne n'apparaîtra pas sur les pages utilisateur.

SmartRecruiters prend en charge la configuration des notifications envoyées aux rôles d’équipe d’embauche par défaut et personnalisés.

Pour ce faire, dans Notifications globales ou Notifications, dans la ligne de la notification que vous voulez configurer, cliquez sur Définir par rôle d'équipe d'embauche et sélectionnez chaque rôle si nécessaire.

Étant donné que les rôles personnalisés et les configurations d'accès peuvent varier considérablement d'un client à l'autre, le système vérifie uniquement si une notification peut être envoyée lorsque l'événement se produit réellement. Il n'est pas toujours possible de prévoir à l'avance si une combinaison spécifique d'utilisateur et de rôle sera éligible à une notification donnée.

Si quelqu'un attend une notification mais ne la reçoit pas, les administrateurs doivent effectuer les actions suivantes pour résoudre le problème :

• Confirmez que l’utilisateur fait partie de l’équipe d’embauche pour le poste concerné, avec le rôle approprié.
• Cochez Notifications globales pour vérifier que l'événement et le canal sont activés et que les rôles par défaut et personnalisés pertinents sont sélectionnés.
• Confirmez que l’utilisateur a connecté Slack ou Teams (s’il attend des notifications sur ces canaux).

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la configuration des paramètres de messagerie de l’entreprise.

Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

• Les administrateurs peuvent configurer des notifications par e-mail par défaut pour les rôles d'équipe d'embauche.
• Les notifications sont classées en entretiens, candidats, offres et embauches, évaluations, collaboration et résumé.
• Les utilisateurs peuvent remplacer les paramètres par défaut pour personnaliser leurs préférences de notification.
• Les administrateurs définissent les événements, les canaux et les valeurs par défaut ; les utilisateurs modifient uniquement dans les options globales.
• Les colonnes de canaux dépendent de l'intégration de Slack/Teams ; certains événements sont envoyés par e-mail uniquement ; les e-mails critiques ne peuvent pas être désactivés.