Configurer les paramètres d’entretien

Configuring Interview Scheduling

Objective

After completing this lesson, you will be able to configurez la planification des entretiens avec les candidats et le suivi des présences.

Planification des entretiens

Embaucher le bon candidat nécessite souvent une collaboration au sein de l'équipe de recrutement. SmartRecruiters propose une suite de fonctionnalités de planification des entretiens conçues pour rationaliser ce processus, ce qui facilite la coordination des calendriers, la gestion de la communication avec les candidats et le suivi de la progression des entretiens.

Que vous programmiez un entretien individuel ou une session de groupe, SmartRecruiters fournit les outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre processus d’entretien. SmartRecruiters simplifie également la planification grâce à son programmateur d'entretiens intuitif.

Planifier un entretien individuel

Étapes

  1. Sélectionner un candidat :

    1. Accédez à l'onglet Emplois ou Personnes et recherchez le candidat que vous voulez interroger.

    2. Dans leur profil, accédez à l'onglet Entretiens et sélectionnez Planifier un entretien.

  2. Confirmer l’étape de l’entretien :

    1. Sélectionnez la phase d’entretien appropriée dans le menu déroulant. Cette étape est déterminée par votre processus d'embauche. Vous pouvez également rendre l’invitation à l’entretien privée, si nécessaire.

      Remarque

      Les invitations privées peuvent s’avérer particulièrement utiles lorsque vous traitez avec des candidats internes qui souhaiteraient peut-être s’assurer que les personnes ayant accès à leur calendrier ne peuvent pas voir qu’elles passent des entretiens.

  3. Définir un emplacement ou un format :

    1. Indiquez si l’entretien sera en personne ou à distance.

    2. Sélectionnez parmi les options telles que l’adresse de la société, l’entretien téléphonique, l’entretien vidéo ou d’autres emplacements personnalisés.

  4. Afficher les heures disponibles pour la réservation :

    1. La liste Équipe d'embauche affiche tous les membres actuels.

    2. Sélectionnez un ou plusieurs membres pour comparer leurs calendriers (nécessite une intégration du calendrier) et trouver une disponibilité partagée.

    3. Sélectionnez les types de vue Jour, Semaine, Semaine de travail ou Mois.

  5. Sélectionnez le calendrier pour créer l' entretien :

    1. Cliquez ou cliquez et faites glisser le calendrier pour créer un bloc d’entretien. Une page Détails de l’entretien s’affiche.

  6. Ajouter ou modifier les détails de l’entretien :

    • Type d’entretien : sélectionnez un type dans votre liste ou saisissez un type personnalisé.
    • Titre de l’événement pour les personnes chargées de l’entrevue : ajoutez un titre à afficher à votre équipe.
    • Date de début, Heure de début et Durée : ajustez si nécessaire.
    • Personnes chargées de l’entretien : ajoutez des personnes chargées de l’entretien ou des participants supplémentaires.
    • Salles et ressources : réserver des salles, des projecteurs ou d'autres ressources (disponible uniquement avec l'intégration du calendrier).
    • Remarque : saisissez une note pour les personnes chargées de l’entretien, qui sera ajoutée à leur onglet Notes et à la description du calendrier.

  7. Ajouter des segments d’entretien supplémentaires (facultatif) :

    1. Sélectionnez le calendrier pour créer des blocs d’entretien supplémentaires et saisir les détails des entretiens en plusieurs parties.

  8. Examiner le récapitulatif de l’entretien :

    1. Confirmez les détails de l’entretien dans la section Récapitulatif.

    2. Déplacez les blocs d’entrevue en cliquant dessus et en les faisant glisser.

  9. Ajouter des messages aux candidats et aux chargés d’entretien :

    1. Sélectionnez Ajouter un message de candidat pour sélectionner un modèle d’e-mail ou rédiger un nouvel e-mail.

    2. Ajoutez un message aux invitations des personnes chargées de l’entretien.

  10. Terminer l'ordonnancement, envoyer et suivre les invitations :

    1. Sélectionnez Planifier pour finaliser l'événement et envoyer des invitations.

    2. Surveillez le statut de l’invitation (Invitation envoyée, Invitation acceptée, Invitation refusée) dans l’onglet Entretien de la candidature du candidat.

    Exemple de cas d’utilisation : le recruteur est au téléphone avec un candidat et souhaite vérifier le calendrier de la personne chargée de l’entretien lors de la réservation de l’entretien (nécessite une intégration au calendrier).

    Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur la planification des entretiens.

    Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Modifier ou annuler un entretien

Si vous devez apporter des modifications ou annuler un entretien, procédez comme suit :

Étapes

  1. Accédez à l'onglet Entretiens du candidat et sélectionnez Modifier ou Annuler.

  2. Ouvrez Annuler l’entretien lors de l’annulation d’un entretien.

  3. Sélectionnez Sélectionner un modèle et sélectionnez un modèle de communication d'annulation dans la liste déroulante.

  4. Gérez les modèles d'annulation à partir du menu Modèles de communication, si nécessaire.

    Remarque

    Pour les entretiens en plusieurs parties, l’option d’annulation est désactivée le lendemain du segment d’entretien final. Les entretiens peuvent être modifiés ou annulés jusqu'à minuit le même jour, mais pas après.

    Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l’envoi des annulations d’entretien.

    Cette vidéo est destinée à des fins de démonstration. Toutes les références faites dans cette vidéo aux vidéos précédentes ou ultérieures de ce cours (y compris les titres, les numéros, les liens ou la séquence) peuvent différer de la structure actuelle du cours. En outre, certaines fonctionnalités affichées peuvent avoir évolué au fil du temps en raison d'améliorations continues ou de décisions de gestion.

Gestion de la non-présentation du candidat

Si un candidat ne participe pas à un entretien planifié, l'utilisateur peut le marquer comme Non-présentation. Une fois l’heure planifiée passée, un bouton Ne s’est pas présenté(e) apparaîtra dans la carte des entretiens. Si vous cliquez sur ce bouton, l'étiquette Ne s'affiche pas s'applique. Cette étiquette peut être utilisée dans le générateur de rapports pour suivre la présence aux entretiens et orienter les futures améliorations afin de réduire le temps perdu de temps aux personnes chargées de l’entretien.

Ajout de personnes chargées de l’entrevue en dehors de l’équipe d’embauche

Vous pouvez ajouter des personnes chargées des entretiens qui ne font pas partie de l’équipe d’embauche. Ces utilisateurs seront étiquetés comme Autres et pourront avoir un accès limité au profil du candidat, en fonction de leurs autorisations.

Si vous voulez contrôler ce que l'utilisateur peut afficher dans le profil du candidat ou la liste des postes, ajoutez-le à l'équipe d'embauche et utilisez la configuration des rôles de l'équipe d'embauche pour définir ses autorisations.

De plus, lors de la planification d’un entretien, SmartRecruiters partagera automatiquement la candidature du candidat avec tous les chargés d’entretien ajoutés qui ne disposent pas de l’autorisation Évaluer pour cette candidature. Cela s’applique que la personne chargée de l’entretien soit membre de l’équipe d’embauche ou non. Si une personne chargée de l’entretien dispose déjà de l’autorisation d’évaluation, aucune autre action de partage ne sera effectuée. Pour contrôler ce qu’un chargé d’entretien peut afficher ou faire sur le profil du candidat, assurez-vous que son rôle d’équipe d’embauche inclut les autorisations appropriées.

Synthèse

  • Sélectionnez un candidat via les onglets Emplois ou Personnes pour commencer le processus de planification dans l’onglet Entretiens de son profil.
  • Déterminez les phases et les formats des entretiens, tels que les entretiens en présentiel, au téléphone ou en vidéo, et utilisez des invitations privées pour les recherches sensibles de candidats internes.
  • Comparez les calendriers des membres de l’équipe d’embauche pour trouver une disponibilité partagée qui nécessite une intégration active du calendrier.
  • Modifiez ou annulez les entretiens programmés via le profil du candidat ; toutefois, sachez que les entretiens en plusieurs parties ne peuvent pas être annulés après minuit le jour du segment final.
  • Utilisez la gestion « Non-présentation » pour étiqueter les candidats qui ne participent pas, ce qui permet un meilleur suivi et un meilleur reporting des tendances de présence.
  • Impliquez les chargés d’entretien externes qui ne font pas partie de l’équipe d’embauche ; le système partagera automatiquement les détails de candidature nécessaires avec eux pour faciliter l’entretien.
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